AGILEment: Aufgaben blitzschnell und mit Spaß priorisieren – Choicing

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AGILEment-Aufgaben blitzschnell und mit Spaß priorisieren: Choicing
AGILEment-Aufgaben blitzschnell und mit Spaß priorisieren: Choicing

Effektivität und Effizienz im Tagesgeschäft erreicht man nur durch das Abarbeiten von priorisierten Aufgaben. Aber das Erstellen von vielen nach Priorität sortierten Aufgaben-Listen war zu zeitraubend. Und so entwickelte Benjamin AGILEment Choicing; die blitzschnelle Priorisierung mittels einfacher Auswahl.

AGILEMENT Webinar: Ernst machen mit der Selbstorganisation

Lesezeit ca. 0:25 min

AGILEMENT Webinar - Ernst machen mit der Selbstorganisation
AGILEMENT Webinar – Ernst machen mit der Selbstorganisation

Wie beginne ich, wenn ich wirklich ernst machen will mit Selbstorganisation nach AGILEMENT? Was mache ich am ersten Tag, was am zweiten? Was danach?

Im AGILEMENT Webinar am 29.06. habe ich versucht, Schritt für Schritt und Tag für Tag genau diese Frage zu beantworten. Konkret geht es um folgendes:

1. Aufräumen (Posteingang, E-Mail-Programm, Schreibtisch)
2. Eine vernünftige Aufgabenverwaltung
3. Priorisierung
4. Ausblick: Ziele, wiederkehrende Aufgaben, Tagesplanung

Das Video zeigt die komplette Aufzeichnung dieses Webinars.

Arbeit und Urlaub: Den Urlaub vorbereiten

Lesezeit ca. 2:15 min

Arbeit im Urlaub
Arbeit im Urlaub

An anderer Stelle hatte ich vor einiger Zeit das Thema „E-Mails im Urlaub“ beleuchtet. Heute möchte ich gewissermaßen einen Schritt zurücktreten, denn die Frage lautet für viele von uns in den nächsten Wochen: Wie schaffe ich es, die Arbeit in der letzten Woche vor dem Urlaub so zu gestalten, dass der Urlaub zumindest eine faire Chance besitzt, mich zu erholen?

Arbeit und Urlaub: der Disclaimer

Da die Gegenwart mehr und mehr aus Disclaimern besteht, hier auch einer zum Thema Arbeit und Urlaub: Wenn Sie zu denjenigen gehören, die sich fragen, warum Erholung im Urlaub ein Problem sein sollte: Wunderbar. Bitte nicht weiterlesen, Sie brauchen diesen Text nicht. Wenn Sie andererseits bereits jetzt denken: „Urlaub vorbereiten? Was für ein Unsinn! Work hard, play hard, der Rest ist für Weicheier!“, auch o.k., nichts dagegen. Merken Sie sich den Text einfach für den Zeitpunkt vor, wenn die Dinge mal nicht mehr so einfach sind. Für alle anderen: lassen Sie uns zur Sache kommen.

Dem Urlaub eine Chance geben

Worum geht es also? Es geht darum, dass für uns die Arbeit ein wichtiger Teil des Lebens ist, dass wir aber eben auch Erholungspausen brauchen, nicht zuletzt, um produktiv zu sein (Verweise auf zahlreiche einschlägige Studien zum Thema finden sich hier). Und gerade Menschen, die im Beruf unter starker Beanspruchung stehen, werden im Urlaub überdurchschnittlich oft krank (man spricht tatsächlich von „leisure sickness„). Der Körper merkt, dass er sich nun eine Pause gönnen kann, während er vorher auf „Funktionieren um jeden Preis“ eingestellt war.

Vor dem Urlaub: Arbeit klar priorisieren

Einmal ganz davon abgesehen, wie man mit der Arbeit im Urlaub umgeht, geht es also zuvor darum, überhaupt erholsamen Urlaub zu ermöglichen, statt krank im Bett zu liegen. Sprich: in der letzten Woche vor dem Urlaub noch einmal 150% Prozent zu geben, um die gesamte To Do-Liste abgearbeitet zu haben, wenn der Flieger geht, ist wenig empfehlenswert. Vielmehr sollte uns in der Woche vor dem Urlaub vor allem eine Frage beschäftigen: Was MUSS (nicht: „wäre schön“) wirklich noch vorher erledigt werden? Es geht also in erster Linie um klare, konsequente Priorisierung.

Die Woche vor dem Urlaub: Empfehlung

Meine Empfehlung also: Eine Woche vor dem Urlaub hinsetzen, To Do-Liste aufräumen und einmal komplett durchpriorisieren (zum Beispiel mit www.choicing.de) mit der Frage im Kopf „Was muss zwingend noch vor dem Urlaub?“. Und dann: Hart bleiben – vor allem mit sich selbst – und wirklich erst einmal die Dinge tun, die sein müssen. Natürlich werden bis zum Urlaub neue Aufgaben hinzukommen, aber das heißt nicht, dass sie auch bis zum Urlaub erledigt werden müssen, außer sie müssen wirklich.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Fußball und Selbstorganisation: Agil geht beides besser

Lesezeit ca. 2:50 min

Fußball und Selbstorganisation: Agil geht beides besser

Fußball und Selbstorganisation: Agil geht beides besserJa, vermutlich mache ich mich mit dem Titel „Fußball und Selbstorganisation: Beides geht agil besser“ schuldig. Schuldig entweder, einen aktuellen Anlass (= Die Fußball-Weltmeisterschaft) zu benutzen, um mehr Aufmerksamkeit auf die eigene Sache zu lenken. Oder schuldig der „déformation professionelle“, der Berufskrankheit, zu große Teile des Weltgeschehens durch die eigene Brille zu sehen. Aber offen gesprochen: es ist mir egal. Ich bin nun einmal der Ansicht, dass erstens der Sport ein Gebiet der Wirklichkeit ist, aus dem sich oft etwas lernen lässt und zweitens die Vorstellung der deutschen Nationalmannschaft in Russland wenigstens irgendeinen Sinn haben muss. Also: Vorsicht in den Wind; here we go; Fußball, Selbstorganisation,agil , da muss doch eine Geschichte draus werden ;-).

Planlos und ohne Mittel

Zwischen etwa 1994 und 2004 konnte man dem Fußball der deutschen Nationalmannschaft vor allem Planlosigkeit und fehlende Mittel vorwerfen, 2018 sieht es nach dem Gegenteil aus. „Wir“ hatten durch den kombinierten Einfluss von Jürgen Klinsmann und Joachim Löw (und vielen weiteren natürlich) sowohl bei den Mitteln (Fitness, Technik) als auch im Bereich Plan (Strategie, Taktik) soweit dazugelernt, dass Deutschland 2014 verdient (!) Weltmeister wurde. Und alle Löw-Hasser mögen sich bitte an die Zeit des Rumpelfußballs erinnern, als wir Oliver Kahn zum Titan machen mussten, um uns noch im Spiegel ansehen zu können. „Hinten sicher stehen und nach vorn hilft der liebe Gott“, so wurde gespielt.

Kontrolle ist gut…

Joachim Löw und Jürgen Klinsmann haben eines gemeinsam, was oft übersehen wird: Kontrollzwang. Während aber Jürgen Klinsmann diesen Wesenszug durch offen zur Schau gestellt Emotionalität ausglich, erstreckt sich der Perfektionismus bei Löw noch auf die letzten Details der Außenwahrnehmung. Wie anstrengend diese extreme Form der Selbstorganisation sein muss, merkte man an den Nasenbohr-Bildern vor einigen Jahren: Es musste einfach irgendwie raus, im wahrsten Sinne.

Agile Unberechenbarkeit vs. Angst vor dem Versagen

Die gleiche Kontrolle verhängte Löw auch über das Spiel der Nationalmannschaft und in der Tat: wenn dann noch Elemente wie Bastian Schweinsteigers Willen, Thomas Müllers agile Unberechenbarkeit, das Tempo von Philipp Lahm und die Perfektion von Manuel Neuer hinzukommen, kann großes entstehen. Wenn der letzte Wille aber fehlt, bleibt schnell vor allem eines: Jeder verlässt sich auf den großen, perfekten Plan, den man doch hat. Selbstbewusstsein wendet sich in arrogante Pomadigkeit und dann, wenn es nicht läuft, ist die Angst vor dem Versagen plötzlich größer als der Wille, etwas dagegen zu unternehmen. Wer dieses Gefühl schon einmal hatte, wird vorsichtig sein mit der Spieler-Schelte nach dem Debakel in Russland.

Ohne Agilität ist alles nichts, auch Tiki-Taka

Den Spaniern ist es nun ähnlich ergangen und auch dort ist der Plan „absolute Spielkontrolle“ nicht aufgegangen weil eines fehlt, das die Mannschaften, die bisher überrascht haben, haufenweise besitzen: Agilität. Die Fähigkeit und den Willen, einerseits diszipliniert und planvoll aufzutreten, andererseits aber auch das, was kommt (denn es gibt ja immer noch eine Mannschaft auf dem Platz!), nicht hin-, sondern anzunehmen und das Beste daraus zu machen.

Annehmen, was wir nicht ändern können

Sporteiegnisse können ein starkes Wir-Gefühl auslösen, meist allerdings, wenn sie gut laufen. Versuchen wir es doch diesmal anders und nehmen die Art und Weise, wie die deutsche Mannschaft gescheitert ist, als kollektive Lehre für „uns“: Planen ist gut, Kontrolle auch, aber die Fähigkeit, nur bis zur nächsten Brücke zu denken und das, was wir nicht ändern können, anzunehmen und das Beste daraus zu machen, ist mindestens genauso wichtig. Agil zu bleiben, wie die Japaner gestern nach dem Ausgleichstor der Belgier, ist eine Tugend, die auch wir planverliebten Deutschen dringend nötig haben. Auf dem Platz wie am Schreibtisch.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Gründerwoche 2018 – AGILEMENT ist wieder dabei

Lesezeit ca. 0:45 min

Gründerwoche 2018
Gründerwoche Deutschland 2018

Letztes Jahr war unser Seminar in der Gründerwoche ein voller Erfolg und hat viel Spaß gemacht! Darum möchten wir auch dieses Jahr wieder allen interessierten Gründerinnen und Gründern Werkzeuge und Strategien für einen effizienten, stressfreien und Ziel-orientierten Arbeitsalltag an die Hand geben:

Erreiche, was Dir wichtig ist!

Kostenloses AGILEMENT-Seminar im Rahmen der Gründerwoche:

Das sind unsere Kernthemen:

  • Posteingang in den Griff kriegen
  • Alle Aufgaben an einem Ort sammeln
  • Jeden Tag realistisch planen
  • Den nächsten Schritt Richtung Ziel gehen

Die Details zur Veranstaltung:

Ort

Seminarzentrum Berlin
Wilmersdorfer Str. 95
10629 Berlin

Datum

Freitag, 16. November 2018

Zeit

10 bis 17 Uhr

Anmeldungen über info@erhardt-kellner.de oder über die Website der Gründerwoche.

Hier geht’s zum Flyer-Download.

To Do-Liste: Wie und wo am besten Aufgaben verwalten?

Lesezeit ca. 2:15  min

To Do-Liste: Wie Aufgaben am besten verwalten?
To Do-Liste: Wie Aufgaben am besten verwalten?

Letzte Woche hatten wir uns darauf geeinigt, dass wir nur eine einzige To Do-Liste verwenden wollen. Die Gründe dieser minimalistischen Art der Aufgaben-Verwaltung hatte ich an dieser Stelle dargelegt. So weit so gut. Nun gibt es zahlreiche – man möchte sagen unzählige – Möglichkeiten, eine To Do-Liste zu führen; von Papier und Bleistift bis zu gefühlt 500 aktuellen Apps. Wie also verwaltet man seine Aufgaben am besten?

Grundsatz: To Do-Liste dort, wo ich arbeite

Fangfrage: Was ist das wichtigste an einer To Do-Liste? Dass sie wirklich alle meine Aufgaben enthält, damit mir keine Aufgaben „durchrutschen“? Richtig, daher das Plädoyer für eine einzige Aufgabenliste letzte Woche. Aber genügt das? Nein, natürlich nicht. Wenn ich dafür sorgen will, dass ich tatsächlich an den Aufgaben auf meiner To Do-Liste arbeite, muss ich sie dort führen, wo ich ohnehin arbeite.

E-Mails vs. Aufgaben

Wo das ist, hängt natürlich von meiner Arbeitsweise ab. Für mich ist dieser Ort das E-Mail-Programm. Es vergeht kein Tag im Büro, an dem ich dieses nicht verwende. Umso begeisterter war ich, als ich vor ca. 10 Jahren die Möglichkeiten der Aufgabenverwaltung in Outlook kennenlernte. Super, dachte ich. Alles an einem Ort; To Do-Listen-Problematik erledigt. Aber weit gefehlt: zumindest in meinem Fall waren bereits die de facto zwei Listen, die ich nun in Outlook hatte, eine zu viel: Ich war offenbar nicht in der Lage, neben dem E-Mail-Posteingang auch die Aufgabenliste im Auge zu behalten. Es war jedenfalls ein unangenehmer „Augenöffner“, dass ich ein Jahr nachdem ich mit der Outlook-Aufgabenliste zu arbeiten begonnen hatte, feststellen musste, dass ich im Prinzip Aufgaben dort zwar festgehalten, aber in mehr als die Hälfte der Fälle nicht bearbeitet, geschweige denn erledigt hatte.

E-Mails zu Aufgaben

Meine Reaktion auf diesen deprimierenden Befund war, den E-Mails die Schuld zu geben und zu versuchen, sie soweit wie möglich zu reduzieren. Warum das der falsche Ansatz war, ist eine andere Geschichte (die ich in diesem Vortrags-Video erzähle). Erst nach einigen Umwegen war klar, dass genau der umgekehrte Weg Sinn macht: Wenn Sie eine Sache, wie zum Beispiel E-Mails, nicht abschaffen können, warum nicht versuchen, sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen? Anders formuliert: Jede E-Mail, die ich bekomme, ist eine Aufgabe (und sei es nur „löschen“). Warum also nicht alle E-Mails zu Aufgaben machen und in einem einzigen Ordner zusammenfassen? Im Effekt habe ich einen E-Mail-Ordner namens „DO“, der meine einzige To Do-Liste ist und daher alle meine aktuellen Aufgaben enthält.

Bei mir heißt dieser Ordner „DO“ und damit er funktioniert, braucht es einen vernünftigen Ablauf, mit E-Mails umzugehen. Mehr zu diesem System (wir nennen es „LEAD“), findet sich hier.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Ernst machen mit der Selbstorganisation: Kostenloses Webinar mit Dr. Andreas Kellner

Lesezeit ca. 0:45 min

AGILEMENT-Webinar
AGILEMENT-Webinar

Wie beginne ich, wenn ich wirklich ernst machen will mit Selbstorganisation nach AGILEMENT? Was mache ich am ersten Tag,
was am zweiten? Was danach?

Eine berechtigte Frage, finde ich und daher möchte ich Sie zu einem kostenlosen Webinar einladen, in dem ich versuchen
werde, Schritt für Schritt und Tag für Tag genau diese Frage zu beantworten. Konkret wird es um folgende Themen gehen:

1. Aufräumen (Posteingang, E-Mail-Programm, Schreibtisch)
2. Eine vernünftige Aufgabenverwaltung
3. Priorisierung
4. Ausblick: Ziele, wiederkehrende Aufgaben, Tagesplanungorten.

Wann: Freitag, 29. Juni um 10 Uhr
Dauer: 45 Minuten
Die Teilnehmerzahl: 25 maximal. Bei mehr als 25 Anmeldungen gilt „first come, first served“ (nur noch 5 Plätze verfügbar!)

Anmeldung unter: info@erhardt-kellner.de

Tun Sie schon oder listen Sie noch? Für eine einzige To Do-Liste

Lesezeit ca. 2:20 min

Warum mehr als eine To Do-Liste führen?
Warum mehr als eine To Do-Liste führen?

Ok, Geständnis zuerst: Aufgaben, die nicht auf meiner To Do-Liste stehen, haben eine Chance von (weit) unter 50%, auch wirklich erledigt zu werden. Man kann es auch weniger schonend sagen: Ohne To Do-Liste kann ich nicht.

Ohne To Do-Liste geht es nicht

Das war, vor vielen Jahren, einmal anders – bilde ich mir ein. Es kann aber auch sein, dass ich damals nicht wirklich ausgelastet war. Aber egal, ob mein Gedächtnis den Jahren seiner Benutzung mehr und mehr Tribut zollen muss, oder ich einfach irgendwann von den Jungs zu den Männern gewechselt bin: Aufgaben stehen entweder auf meiner To Do-Liste oder sie sind von Nicht-Erledigung bedroht. Und da ich, wie Sie sicherlich auch, versuche, meine Aufgaben zuverlässig zu erfüllen, genügt die Bedrohung bereits, um das konsequente Führen einer Aufgabenliste notwendig zu machen.

Ausgangspunkt: Wie viele To Do-Listen „ergeben sich“ automatisch?

Ok, das Erfassen von Aufgaben in einer Liste muss also sein. Aber wie genau soll man das machen und wie viele To Do-Listen machen Sinn? Und genau an der Stelle sollten wir aufhören, so zu tun, als liefe unser (Berufs-)leben so, dass wir zuerst alles ganz genau durchdenken und dann mit der idealen Lösung anfangen zu arbeiten. Glückwunsch an die, die das tun, ich gehöre nicht dazu. Als ich anfing zu arbeiten und nicht mehr in der seither nie wieder gekannten Aufgaben-Knappheit von Studium und Kinderlosigkeit zu leben, hatte ich mindestens 5 To Do-Listen, ehe ich überhaupt wusste, wie mir geschah.

Aufgaben-Listen überall

Da war zunächst mein E-Mail-Posteingang: Dass jede E-Mail eine Aufgabe ist, wie ich das heute ausdrücken würde, sah ich damals zwar noch nicht so und ich bekam auch weniger E-Mails als heute. Dennoch kamen E-Mails an und viele brachten auch 2009 eine Aufgabe für mich. Daneben hatte ich bald begonnen, die Aufgabenverwaltung von MS Outlook zu nutzen, was eine zweite To Do-Liste ergab. Dazu kamen noch handschriftliche Notizen, z.B. während eines Telefonats schnell aufgeschrieben oder auf einen kurzen Einfall hin („das darf ich nicht vergessen!“). Dann kam das erste Ticket-System und mit ihm die nächste Liste. Sie merken, worauf ich hinauswill: Für viele von uns sieht die Realität so aus, dass sich die Anzahl der Aufgaben-Listen automatisch bis zu prinzipiell unendlich erhöht, wenn wir nicht aktiv gegensteuern.

Drei Gründe für nur eine To Do-Liste

Und warum sollen wir gegensteuern? Ich nenne nur drei Gründe:

  1. Je mehr Aufgabenlisten Sie haben, desto mehr Aufgaben werden Ihnen durchrutschen.
  2. Wenn Sie verhindern wollen, dass Ihnen Aufgaben trotz mehrerer To Do-Listen durchrutschen, müssen Sie sich täglich oder zumindest sehr regelmäßig mit all diesen Listen beschäftigen.
  3. Wenn Sie Ihre Aufgaben priorisieren wollen, wozu Sie ab einem bestimmten Punkt gezwungen sind, ist das umso schwerer, je mehr To Do-Listen Sie faktisch haben.

Und was kommt heraus, wenn man das zu Ende denkt? Richtig: Nur eine Liste von Aufgaben; eine einzige To Do-Liste. Geht das? Wichtiger noch: Wie geht das am besten? Dazu nächste Woche mehr an dieser Stelle. Jetzt nur so viel: Egal ob digital, analog oder mit Fingerfarbe auf der Wand: Der Schritt von vielen To Do-Listen zu nur einer einzigen ist in jedem Fall ein lebensverbessernder. Meine Meinung.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Die Angst vor der verlorenen E-Mail

Lesezeit ca. 3:00 min

Angst vor der verlorenen E-Mail
Angst vor der verlorenen E-Mail

Die Angst vor dem Verlust von wichtigen Unterlagen ist vermutlich so alt wie die Institution der Büroarbeit. Und auch die – mittlerweile oft als „gestrig“ bezeichnete – E-Mail hat nichts an dieser Angst geändert. „Was ist, wenn ich die E-Mail nicht mehr finde?“, ist eine Frage, die ich oft höre. Und zwar immer dann, wenn ich, wie an dieser Stelle, für die Abschaffung jeglicher Ordnerstruktur zur E-Mail-Ablage im Mailprogramm plädiere.

Das Ende der Angst vor der verlorenen E-Mail

Solche Befürchtungen – ob echt oder „eingebildet“ ist dabei egal – halten Menschen davon ab, ihr Mailprogramm endlich effizient zu nutzen, statt sich von ihm terrorisieren zu lassen. Deshalb also heute: Was muss ich tun, damit ich die Angst vor der verlorenen E-Mail (ich meine die, mit dem wichtigen Anhang ;-)) ablegen kann? Wir erinnern uns, ich hatte behauptet, dass die mittlerweile in jedem E-Mail-Programm verbauten Suchmaschinen die Ablage von E-Mails in einem ausgefeilten Ordnersystem überflüssig macht. Es genügt ein Ablageordner, in dem ich suche, wenn ich eine E-Mail aufrufen möchte.

E-Mail-Sicherheit zuerst

Das wichtigste zuerst: Gerade weil für viele von uns der Inhalt von E-Mails fast das wichtigste Gut ist, das wir auf unserem Computer haben, sollten die E-Mails auf keinen Fall ausschließlich auf dem Computer gespeichert sein. Sei es ein profaner Web-Mailer, ein Exchange-Server oder ein tägliches Backup des Systems: Die Frage, ob die E-Mails „weg“ sind, wenn die Festplatte des lokalen Systems kaputt geht, muss unbedingt mit „nein“ beantwortet werden.

E-Mail-Anhänge abspeichern

Dann: E-Mail-Anhänge, die ich wirklich brauche, bewahre ich nicht (nur) im Archiv-Ordner des Mailprogramms auf, sondern speichere sie ab. Auf der Festplatte, die regelmäßig gesichert wird, oder gleich in der „Cloud“. Übrigens: Ich kenne auch Leute, die auch keine Ordner mehr auf ihrer Festplatte haben, sondern auch dort auf die System-Suche vertrauen. Ich gebe zu: Das traue ich mich nicht. Aber ich habe die Anzahl der Ordner auf der Festplatte gegenüber früher mittlerweile auch deutlich reduziert, doch das gehört nicht hierher.

Vernünftige E-Mail-Betreffzeilen

Als die Suchmaschinen auf lokalen Rechnern noch nicht die heute übliche Leistung hatten, waren sinnvolle E-Mail-Betreffzeilen eigentlich lebensnotwendig, um E-Mails halbwegs schnell wiederzufinden, Ordnersystem hin oder her. Und auch heute, wo Volltextsuche Standard ist, sind ordentliche, also „sprechende“ E-Mail-Betreffzeilen noch immer eine gute Idee. Erstens weil es einfach eine Frage der Höflichkeit ist, wenn ich meinem Gegenüber schon im Betreff deutlich mitteile, worum es geht. Zweitens weil es mir selbst die E-Mail-Suche, auch in Zeiten der Volltextsuche, noch einmal deutlich erleichtert.

The X-Mails: Die  unheimlichen Ausnahmefälle

Überhaupt gibt es eigentlich nur eine Kategorie von E-Mails, bei denen ich auch mit der besten Volltextsuche Probleme bekommen kann, sie wiederzufinden: E-Mails, die weder im Betreff, noch im Inhalt eines der Wörter beinhalten, die mir ein Jahr später als vernünftige Suchbegriffe wieder einfallen. Wenn ich dann zusätzlich noch mit der Person, mit der ich den E-Mail-Austausch, den ich suche, hatte, ständig zu tun habe, dann kann es in der Tat unangenehm werden. Also doch lieber wieder meine 75 E-Mail-Ordner einführen? Auf keinen Fall. Und zwar weil dieser Fall, den ich hier beschreibe, meiner Erfahrung nach äußerst selten vorkommt. Ich hatte, seit ich nur noch einen einzigen Ablageordner verwende, also in über 5 Jahren, genau drei solcher Fälle.

Und was, wenn mir 3 Fälle in 5 Jahren zu viele sind oder ich in einem Umfeld arbeite, in dem weder im Betreff noch im Text Klartext gesprochen wird? Dann schicke ich mir die E-Mails, die ich auf keinen Fall verlieren will, mit einem vernünftigen Betreff einfach selbst noch einmal und lege sie dann erst ab. Die Zeit, die ich dafür brauche, ist auf jeden Fall geringer als die, die ich für die Pflege meines E-Mail-Ablage-Ordnersystems aufwenden muss. Und je weniger Zeit für Systempflege draufgeht, desto besser.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

E-Mails suchen statt E-Mails ablegen? Das Ende der E-Mail-Ordner

Lesezeit ca. 2:25 min

E-Mail Ordner - Kunstform oder Hindernis?
E-Mail Ordner – Kunstform oder Hindernis?

Eine E-Mail gelangt in den Posteingang, wird bearbeitet (dazu mehr in diesem Artikel) und dann entweder gelöscht oder abgelegt; vielleicht braucht man sie ja noch einmal. Also rein damit in den entsprechenden, sachlich korrekten E-Mail-Ordner. Normal, oder?

75 E-Mail-Ordner und stolz darauf

Ja, normal, zumindest für die meisten von uns. Ich war, wie jeder (Hobby-) Archivar sogar stolz auf mein E-Mail-Ordnersystem, das in finaler Ausbaustufe nicht weniger als 75 Ordner zählte. Ein Garant für das schnelle Wiederfinden von E-Mails, sollte man meinen. War aber nicht so. Im Gegenteil: nicht nur habe ich ständig überlegt „wo gehört die denn jetzt hin?“, nicht nur habe ich ständig doch suchen müssen (ok, diese Dinge haben irgendwie die gleiche Ursache). Nein, als wäre das nicht nervig genug, stand ich etwa alle 3 Monate vor der Wahl, das entstandene Ordner-Chaos aufzuräumen, oder einfach weiterzuwursteln.

E-Mails im Archiv – ein lebendiges System?

Wieso Chaos? Nun ja, die Realität bei mir im Büro war (uns ist) eben eine bewegliche: Kunden und Lieferanten kommen hinzu, andere verschwinden. Projekte beginnen, werden abgeschlossen, neue Kontakte entstehen, Mitarbeiter wechseln und so weiter. Will sagen: Nur weil ein Ordner (und ggf. seine Unterordner ;-)) zu Jahresbeginn Sinn gemacht hat, heißt es noch lange nicht, dass dem heute auch noch so sein muss. Das ist nicht bei Jedem so. Ich kenne einige Menschen, die seit Jahren in einem Umfeld arbeiten, das sich praktisch nicht verändert. Gibt es, ist aber nicht meine Realität.

Suchen statt ablegen

Schön und gut, aber wo ist der Punkt? Der Punkt ist, dass die heutige Computertechnik E-Mail-Ordnersysteme überflüssig macht. Denn was uns bei der Suche im Internet völlig natürlich vorkommt (oder nutzt noch jemand Internet-Verzeichnisse?), ist auch im E-Mail-Programm möglich und sinnvoll: Suchen statt ablegen. Die Suchmaschinen, die in Outlook und Co. werkeln sind seit Jahren gut genug, um nie wieder eine E-Mail ablegen zu müssen.

Mit Ockhams Rasierer ans E-Mail-Ordnersystem

Ist das Archivieren von E-Mails also auch ein Fall für Ockhams Rasierer? Aus meiner Sicht unbedingt. Denn worum geht es beim Ablegen, egal, ob es sich um E-Mails, Papier-Akten, Bücher oder was auch immer handelt? Es geht ums Wiederfinden, um nichts anderes. Und wenn die Suchfunktion unseres Rechner das Finden übernimmt, warum dann nicht nur ein Archivordner statt 75? Nun ja, weil liebgewordene Gewohnheiten schwer abzulegen sind. Und natürlich vor allem dann, wenn die E-Mails gefühlt unser ganzes Gedächtnis beinhalten, also enorme Bedeutung für unseren Alltag besitzen. Es sind also Ängste im Spiel.

Dazu und zu einigen Grundregeln („E-Mail-Etikette“) im Umgang mit der E-Post in Kürze mehr an dieser Stelle. Für jetzt nur so viel: Ich habe seit 2013 nur noch einen  E-Mail-Ablage-Ordner und diese Tatsache hat bisher nicht zu Problemen geführt. Ehrlich.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.