Kenne Deine Grenzen: Realismus in der Selbstorganisation

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Realistische Selbstorganisation: Wo ist die Grenze das Planens?
Realistische Selbstorganisation: Wo ist die Grenze das Planens?

„Life is what happens to you while you’re busy making other plans.“, also etwa: „Leben ist, was passiert, während Du andere Pläne machst“ ist eine Textzeile aus John Lennons „Beautiful Boy“. Im Einklang mit dem Hippie-Stereotyp wird dieses Zitat oft verwendet, um auf die letztendliche Sinnlosigkeit allen Planens angesichts der Unvorhersehbarkeiten des Lebens aufmerksam zu machen. Ich möchte dieser Schicksalsergebenheit heute ein deutliches „trotzdem“ gegenüberstellen – ein Plädoyer für gute Planung und Realismus in der Selbstorganisation.

Realistische Selbstorganisation: Wie gehe ich mit meiner Umwelt um?

Letzte Woche hatte ich mit der Bemerkung geendet, dass es bei Selbstorganisation, Zeitmanagement, Planung und Co. darauf ankommt, mich auf dasjenige zu konzentrieren, über das ich zumindest relative Kontrolle erlangen kann: mein eigenes Tun. Dennoch komme ich natürlich nicht umhin, mich auch zu dem zu verhalten, was aus meiner Umwelt auf mich einwirkt. Wenn ich also bereits an dem Punkt bin, meinen Tag regelmäßig zu planen, wie gehe ich also mit dem um, was ich nicht vorhersehen kann: Telefonanrufe, „hast Du mal 5 Minuten“-Besuche von Kollegen,  E-Mails mit „EILT“ im Betreff und so weiter?

Unplanbares planbar machen

Der erste Schritt, ist, zu versuchen, ungeplante „Störungen“ so weit wie möglich in planbares umzuwandeln. Dieser Schritt beginnt, Sie ahnen es, natürlich wieder bei mir: Muss ich jetzt ans Telefon gehen, oder kann ich meinen Anrufbeantworter den Job nicht übernehmen lassen und dafür zuverlässig (und planbar!) zurückrufen? Muss ich die 5 Minuten – die meistens eher 20 sind – für den Kollegen oder die Kollegin jetzt erübrigen oder kann ich sagen: „Nein, gerade ist es schlecht, aber wir können uns gern um 15 Uhr unterhalten!“ Muss ich meinen Posteingang ständig offen halten, oder genügen nicht drei komplette Durchgänge pro Tag mit dem richtigen System? Ja, wie weit Sie Ihr Umfeld „erziehen“ können, hängt sehr individuell von eben diesem Umfeld ab. Aber glauben Sie mir: es geht mehr, als Sie denken. Natürlich ist „Nein“ sagen schwer (mal mehr, mal weniger), aber die Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten ist ein wertvolles Gut, dass sich zu verteidigen lohnt. Zudem: Wenn Sie verlässlich auf Anfragen reagieren, müssen Sie das nicht immer sofort tun. Verlässlichkeit wird von den meisten Menschen sehr geschätzt und Ihre „Nicht-Immer-Verfügbarkeit“ sehr bald ausgleichen.

Puffern und gelassen bleiben

Natürlich bleiben bei den meisten von uns Anforderungen von außen übrig, die wir nicht in planbare, von uns abzuarbeitende Aufgaben (Rückrufe, Termine, E-Mail-Checks etc.) umwandeln können. Wenn die Chefin „jetzt“ sagt, heißt es für viele von uns „jetzt“. Wenn die Büro-Kultur von mir eine offene Tür verlangt, kann ich sie nicht immer geschlossen haben. Wenn die Kita anruft und das Kind ist krank, muss ich natürlich direkt reagieren. Kurz: Es wird immer Dinge geben, die ich in ihrer Unplanbarkeit einfach akzeptieren muss. Gegen das anzukämpfen, was ich nicht besiegen kann, raubt mir auf die Dauer nur Energie. Stattdessen sollte ich dezidierte Puffer-Zeiten in meiner Tagesplanung vorsehen, um zumindest zu verhindern, dass ich in unnötigen Stress gerate und eigentlich kleine Störungen große Auswirkungen haben. Und wenn dann der Plan dennoch – trotz aller Sorgfalt und allem Realismus – bereits mittags in Scherben liegt, dann hilft nur Gelassenheit.

Sie tun sich schwer mit dem gelassen bleiben? Ich auch. Manchmal hilft da nur die Brechstange in Form einer plakativen aber denoch wahren Feststellung: Andernorts wären Menschen froh, wenn das einzige, was heute schief geht, die Tagesplanung ist.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Selbstorganisation oder: Wann ist Kontrolle Illusion?

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Habe ich die Kontrolle?
Habe ich die Kontrolle?

Ich gebe es zu, ich war immer Tom Cruise-Fan. Es gibt einfach nicht viele Schauspieler, die den „Amerikanischen Traum“ so perfekt und auch in seinen Abgründen (Magnolia, irgendwie auch der Scientology-Unsinn) verkörpert haben. Vielleicht ist es kein Zufall, dass einer der für unser Thema – Selbstorganisation, Zeitmanagement etc. – wahrsten Sätze der Filmgeschichte eben diesem Tom Cruise ins Gesicht geschleudert wird. Der geniale Robert Duvall tut dies in „Tage des Donners“: „Also dann verrate ich Dir jetzt mal etwas, was fast jeder Mensch auf dieser Welt automatisch weiß. Kontrolle ist eine Illusion, Du infantiler Egoist, denn niemand weiß, was als nächstes passiert.“

Kontrolle digital

Recht hat er, der Mann. Aber was heißt das für uns? Ich propagiere hier doch unter anderem Tagesplanung und rede ganz allgemein eine Menge über Selbstorganisation, Zeitmanagement, das Erreichen von Zielen und so weiter. Alles Unsinn demnach?  „Digital“ verstanden bleibt in der Tat wenig Spielraum für das, was wir wirklich kontrollieren können. Denn wenn es nur zwei Möglichkeiten gibt – 0 für „keine Kontrolle“ und 1 für „komplette Kontrolle“ -, zwingt uns die Ehrlichkeit zur 0. Aber glücklicher Weise besteht unsere Realität – auch wenn das Trump und Konsorten nicht wahrhaben wollen – ja aus mindestens 50 Graustufen. Willkommen also im Königreich der Relativität.

Was kann ich kontrollieren?

Mit der Kontrolle ist es wie mit dem Wetterbericht: Wenn ich morgens die Vorhersage konsultiere, kann ich erwarten, dass sie das Wetter, das mich an diesem Tag begleitet, recht präzise prognostizieren wird. Schaue ich mir hingegen an, ob der Sonntag in drei Wochen sonnig oder regnerisch wird, kann ich im Prinzip auch raten. Auf unseren Fall gemünzt: Wenn ich versuche, das, was ich heute tue, an dem auszurichten, was meine Umwelt wohl tun wird, werde ich mit großer Wahrscheinlichkeit keinen produktiven Tag verbringen. Denn die Kontrolle, die ich über meine Umwelt, die Kollegen, das Telefon, die einlaufenden E-Mails etc. habe, ist in der Tat nicht mehr als eine Illusion.

Selbst-Organisation heißt Konzentration auf mich

Anders sieht es aus, wenn ich meine Selbstorganisation und mein Zeitmanagement so weit wie möglich an dem ausrichte, was ich selbst tun kann, will und muss. Auch hier ist die Vorstellung von absoluter Kontrolle diesseits der Eremiten-Klause und des Laborversuchs natürlich eine naive. Aber relativ gesehen habe ich die größten Chancen auf ein produktives Tagwerk, das mich abends mit Zufriedenheit nach Hause gehen lässt, wenn ich mich bei der Planung auf mich selbst konzentriere. Das mag trivial klingen, ist es aber in vielen Fällen nicht. Denn ich muss mir ja dennoch überlegen, wie ich mich zu dem, was um mich herum passiert stelle.

Wie das gelingen kann, dazu mehr nächste Woche an gleicher Stelle. Für heute verlangt zumindest die Eingangsfrage noch nach einer Antwort: Kontrolle ist dann eine Illusion, wenn ich versuche, das zu kontrollieren, was auf mich einwirkt. Über die Art und Weise hingegen, wie ich mich zu diesen Dingen stelle, kann ich Kontrolle erlangen. Alles klar? 🙂

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Meetings: 3 goldene Regeln für effiziente Konferenzen

Lesezeit ca. 1:30 min

Ein Team im Meeting
Ein Team im Meeting

Ob in der Projektarbeit oder im regulären Geschäfts- oder Büro-Alltag: Keine Form der Kommunikation ist potentiell so effizient wie das direkte Gespräch. Das Meeting, die Konferenz (oder früher die „Sitzung“) ist, richtig genutzt, ein Werkzeug für Steuerung und Informationsaustausch, dem weder die E-Mail noch Slack und Co. das Wasser reichen können.

Die Angst vor dem Meeting – berechtigt?

Dennoch wird das Meeting – gerade im Projektmanagement – vielerorts nur wenig genutzt. Denn die Angst ist groß vor ineffizienten, ausufernden, nicht ergebnisorientierten und daher zeitraubenden Meetings, die die Teammitglieder „nur von der Arbeit abhalten“. Ist diese Angst berechtigt? Ja und nein. Wie jede Form der Kommunikation sind Meetings in der Lage, unser Leben einfacher oder schwerer zu machen; es kommt darauf an, was wir daraus machen.

Ein Meeting ohne Regeln ist…

Ellenlange E-Mails mit 10 Personen in CC, von denen dann im Mail-Text doch 5 angesprochen werden, mit Konversation vollgemüllte Projektmanagement-Software und 30-Minuten-Meetings, die nach 2 Stunden ohne greifbares Ergebnis enden haben eines gemeinsam: Die jeweilige Kommunikationsform wird nicht bestimmungsgemäß angewandt. Die Regeln, die effiziente Kommunikation sicherstellen, werden in keinem Fall  eingehalten.

Meetings: 3 goldene Regeln

Beim Meeting gibt es eigentlich nur 3 Regeln, die über Wohl oder Wehe entscheiden:

  1. Kein Meeting ohne strikte Zeitbegrenzung
  2. Kein Meeting ohne Tagesordnung
  3. Kein Meeting ohne, dass am Ende klar ist: Wer macht was bis wann?

Die Regeln sind einfach, das Schwierige ist ihre konsequente Durchsetzung und die gelingt nur über klare Verantwortlichkeiten. So demokratisch wie gute Meetings sein können und sollen, bei der Durchsetzung dieser Regeln wird die Demokratie in den meisten Kontexten zurückstehen müssen.  Oder anders: Gute Führung ist gefragt.

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Was muss gute Tagesplanung leisten?

Lesezeit ca. 3:10 min

Analog? Digital? Hauptsache überhaupt Tagesplanung
Analog? Digital? Hauptsache überhaupt Tagesplanung

Wir haben an anderer Stelle bereits des Öfteren das Hohelied der Tagesplanung gesungen. Aber was gehört denn eigentlich dazu, damit ein Tagesplan ein guter Tagesplan ist? Soviel schon einmal vorab: Der Schritt, Ihre Aufgaben, Termine und Ihre sonstigen Erledigungen in einem einzigen Plan unterzubringen, also Tagesplanung zu betreiben, wird Ihr Leben positiv verändern. Das, was es dabei zu beachten gilt, ist eigentlich „nur“ angewandter gesunder Menschenverstand.

Tagesplan: Was muss rein?

Ein expliziter Tagesplan macht nur wirklich Sinn, wenn er „alles“ zusammenführt, was heute dran ist: alle Termine, alle Aufgaben, die ich für heute verplanen will oder muss und eben auch alles andere, für das ich Zeit brauchen werde. So weit, dass ich plane, wie lange ich morgens zum Duschen brauche, muss es nicht gehen, aber die Mittagspause und die privaten Erledigungen nach Arbeitsschluss plane ich eigentlich immer mit, sonst – so die Erfahrung – klappen diese Dinge nicht. In Sondersituationen (wie zum Beispiel einer Teilzeit-Elternzeit) kann es durchaus sinnvoll sein, viel weiter gehen, im Normalfall verplane ich die Zeit zwischen Ankunft im Büro und Abendessen.

Tagesplanung: Realismus zuerst

Tagesplanung ist dann erfolgreich, wenn sie realistisch ist. Wenn ich regelmäßig meinen Tagesplan über Gebühr vollpacke, wird das Ergebnis fast sicher frustrierend ausfallen. Der Ärger darüber, den Plan nicht erfüllt zu haben, kann zwar durchaus hilfreich sein, aber nur als Grund, etwas an meinen Prioritäten oder meiner Planungsweise zu ändern. Will ich die Vorteile von Tagesplanung für mich nutzen, komme ich nicht umhin, realistisch einschätzen zu lernen, wie lange ich für etwas brauche. Die meisten von uns tendieren dazu, die Zeit, die wir für etwas brauchen, zu unterschätzen. Nicht umsonst hat die eigentlich präzise Bitte „Gib‘ mir 5 Minuten“ in der Realität so unterschiedliche Zeitspannen des Wartens zu folge. Wenn wir merken, dass wir ständig unserem Plan hinterherlaufen, ist es Zeit, das Bauchgefühl einige Tage lang durch die Stoppuhr zu ersetzen und tatsächlich zu überprüfen, ob die E-Mail, die ganz locker in 5 Minuten geschrieben ist, nicht doch eher 15 Minuten dauert.

Tagesplanung: Puffer, Anfahrtszeiten und Co.

Zum Realismus bei der Planung gehört auch, nicht zu eng zu planen. Die kleinen Störungen des Tages (Telefon, Kollegen in der Tür etc.) haben wir nur sehr begrenzt im Griff. Was wir aber tun können, ist, durch Pufferzeiten dafür zu sorgen, dass die Auswirkungen solcher Unterbrechungen begrenzt bleiben und nicht zur ständigen Gefahr für den gesamten Plan werden. Erst recht sollte ich den Planungsrealismus aber dort walten lassen, wo ich Dinge vorhersehen kann: Wenn ich weiß, dass ich ungefähr 20 Minuten Anfahrt zum Nachmittagstermin haben werde, aber nur 10 Minuten dafür einplane, habe ich mir ein vermeidbares Problem geschaffen. Oder nehmen wir den Ärger über das zeitvernichtende Meeting, das statt 60 Minuten nur 30 Minuten gedauert hätte, wenn ich mich vorher 5 Minuten hingesetzt hätte, um es ordentlich vorzubereiten. Überhaupt Meetings: Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass selbst die knappste Vorbereitung à la „3 Dinge, die ich im Meeting unbedingt geklärt haben will“ Ihnen praktisch in jeder Konferenz einen strategischen Vorteil verschafft? Aber – Sie ahnen es mittlerweile – auch diese 5 Minuten direkter Vorbereitung (oder auch: direkter Nachbereitung!) müssen Sie sich aktiv nehmen, die kommen nicht von allein.

Tagesplan: Analog oder digital?

Die Frage, ob Tagesplanung analog oder digital, im Kalender des Mailprogramms, in der Planungs-App oder mit Papier und Stift besser funktioniert, ist allgemeingültig vermutlich nicht zu entscheiden. Welches Werkzeug Sie zur Planung verwenden, sollte von zwei Aspekten abhängig sein:

  1. Was liegt Ihnen am nächsten? Planung muss Ihnen leicht von der Hand gehen, sonst werden Sie sie auf Dauer nicht machen. Wenn also Notizbuch und Stift ohnehin Ihr Lieblingswerkzeug sind, ist die Sache ebenso klar, wie wenn Sie sofort an Ihren Outlook-Kalender denken.
  2. Was haben Sie ohnehin schon? Neues Werkzeug nur anzuschaffen, wenn das vorhandene seine Aufgabe nicht erfüllt, klingt angesichts der vielen blinkenden, glitzernden Apps vielleicht etwas verstaubt. Aber: Zeit, die statt in die Arbeit an Ihren Aufgaben in die Beherrschung eines neuen Werkzeugs fließt, muss schon sehr gut begründet sein.

Tagesplanung: Das wichtigste zum Schluss

Das wichtigste bei der Tagesplanung ist das Bewusstsein, dass die Erstellung eines Plans Sie weder mit der Erkenntnis in die verschlungenen Pfade der Vorsehung, noch mit göttlicher Schöpfungskraft versieht. Sprich: Ihre Tagespläne können noch so gut und realistisch sein, es wird Tage geben, an denen sie nicht aufgehen. Der einzige Ort, in dem ein Plan theoretisch immer funktionieren kann, ist ein Labor und wer will dort schon leben?

Ja, wenn Ihre Tagesplanung dauerhaft nur Frust bringt, weil Sie jeden Abend mit dem Gefühl von „Schon wieder nicht geschafft“ nach Hause gehen, sollten sie Ihre Planung überdenken (siehe oben). Aber die dezidierte Erwartung, dass ein Plan immer funktioniert, ist unsinnig. Etwas Demut gehört schon dazu, aber das ist ja nicht nur bei der Planung so…

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Start with why? Das Warum in den Tag bekommen

Lesezeit ca. 3:00 min

Start with Why - Jeden Tag Warum?
Start with Why – Jeden Tag Warum?

Das Warum lässt uns noch nicht ganz los. Ich gebe es zu, Simon Sinek hat einen Nerv getroffen, mit seinem „Start with Why“. Aber da sind wir ja in guter Gesellschaft. Nach wie vor geht es uns darum, nicht beim „Start“ stehenzubleiben, sondern zu versuchen, unser „Why“ (=unsere Ziele, das, was uns wichtig ist) auch zu erreichen. Heute also: Wie schaffen wir es, unser Warum auch wirklich in unseren Tag zu bekommen? Denn – bis dahin waren wir letzte Woche gekommen – um ein Ziel zu erreichen, müssen wir an ihm arbeiten. Oder anders: Was nützt es mir, mein Warum zu kennen, wenn es in dem, was ich täglich tue, keine Rolle spielt?

Das Warum in den Tag bekommen: Ziele festhalten

Nehmen wir also einmal an, wir wissen, was unsere Ziele sind; beruflich oder auch privat. Um ihnen eine faire Chance zu geben, müssen wir sie zunächst festhalten. Das klingt einfach und ist es auch; grundsätzlich genügen dazu Stift und Papier. Zwei Dinge gibt es meiner Erfahrung nach aber zu beachten:

  1. Zu Beginn des zweiten Semesters (laaang ist’s her…) habe ich mal meine Ziele für das nächste Jahr aufgeschrieben. Sah gut aus, fühlte sich auch gut an. Das resultierende Blatt Papier habe ich dann allerdings erst zweieinhalb Jahre später an der Pinnwand „wiedergefunden“, als ich diese in einer Umzugskiste verstauen wollte. Ziele an einem Ort zu formulieren, den wir nicht im Blick haben, macht also wenig Sinn.
  2. Aber unsere Ziele einfach zu unseren Aufgaben in die To Do-Liste zu schreiben, ist ebenfalls problematisch, denn wir vermischen hier Dinge, die nicht zusammengehören. Um ein extremes Beispiel zu bringen: An „Die Welt verbessern“ und „Milch kaufen“ werden Sie nicht in gleicher Weise herangehen. Der Effekt der Vermischung ist entweder der, dass unsere Ziele in unseren Aufgaben untergehen (die Gefahr ist ohnehin groß im Klein-Klein des Tagesgeschäfts). Oder – ebenso fatal -, dass uns der Blick auf unsere (nicht erreichten) Ziele vom konzentrierten Abarbeiten unserer Aufgaben ablenkt.

Das Warum in den Tag bekommen: Ziele zu Aufgaben machen

Was für die Methode gilt, Ziele festzuhalten, gilt analog auch für die Art und Weise, Ziele zu Aufgaben zu machen: Was das richtige Hilfsmittel für Sie ist, hängt von Ihrer Arbeitsrealität ab. Die entscheidende Frage bei der Übersetzung von Zielen in Aufgaben ist die, ob und wann etwas „dran“ ist. Diese Frage hat zwei Komponenten: Zunächst müssen Sie Klarheit über das „etwas“ bekommen. Damit ist gemeint, dass um ein Ziel erreichen, meist mehrere Schritte zu gehen, also Aufgaben zu erledigen sind. Und um diesen Weg zum Ziel zu beschreiten, müssen Sie Klarheit über den jeweils nächsten anstehenden Schritt bekommen. Am oft gehörten „Ziele herunterbrechen“ ist grundsätzlich nichts falsch. Diejenige mit ihrem Ziel verknüpfte Aufgabe, die in Ihre Aufgabenliste gehört, ist aber die, die zuerst ansteht und nicht so sehr die, bis zu der es noch 5 gegangener Schritte zuvor bedarf.

Und auch der nächste Schritt auf meinem Weg zum Ziel muss nicht zwingend heute dran sein. Es kann sehr viel sinnvoller sein, meine Aufgabenliste nicht mit einer weiteren Aufgabe zu verlängern – auch wenn es die richtige ist – wenn ich schon genau weiß, dass ich erst in einer Woche Zeit für ihre Erledigung haben werde. Das geradezu klassische Instrument der Wiedervorlage zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft, dass nicht ohne Grund in vermeintlich modernen Werkzeuge wie Gmail (wieder) zu finden ist, ist oftmals die bessere Wahl, als das direkte Einspeisen in die Liste der aktuellen Aufgaben. Denn eine (zu) lange Aufgabenliste kann durchaus und unnötiger Weise demotivierend wirken.

Freiheit für Ihr Warum: Ziele im Tagesplan

Über das Festhalten Ihrer Ziele und die Entscheidung, welcher Schritt auf dem Weg zum Ziel jeweils „dran“ ist, haben Sie Ihr Warum nun sozusagen bis zur Startlinie gebracht. Und jetzt kommt es darauf an: Sie können alle vorbereitenden Schritte optimal in Ihrem System umgesetzt haben, dennoch entscheidet der nächste Schritt letztlich darüber, ob Ihr Warum wirklich Teil Ihrer Realität wird, oder nicht: Es geht darum, die Aufgaben, die Sie Ihren Zielen näher bringen, auch wirklich in Ihrem Tagesplan ankommen zu lassen. Tagesplan? Klingt irgendwie nach Schule; eng und fremdbestimmt. Das Gegenteil ist der Fall: Ein realistischer Tagesplan ist vermutlich dasjenige Instrument der Selbstorganisation mit der größten Hebelwirkung. Nichts sonst wir Ihnen so viel Freiheit für Ihr Warum einräumen, wie ein vernünftig geplanter Tag.

Nächste Woche steht er daher im Mittelpunkt, der Tagesplan.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Start with Why? Sinn und Selbstorganisation

Lesezeit ca. 2:30 min

Start with Why - Sinn und Selbstorganisation
Start with Why – Sinn und Selbstorganisation

Letzte Woche hatte ich mich dazu hinreißen lassen, einige eher allgemeine Überlegungen zu Simon Buch Sineks „Start with Why“ anzustellen. Heute wird es persönlich; vielleicht wird es sogar etwas weh tun. Die Frage lautet: Wie steht es um die Beziehung zwischen meinem „Warum“ und meinem „Wie“? Wie beeinflussen die Beweggründe meines Handelns die Art und Weise, wie ich mich selbst organisiere und umgekehrt? Kurz: Was hat das Warum mit der Selbstorganisation zu tun?

Das Warum als Motivation

Das Grundverhältnis zwischen Wie und Warum erscheint recht einfach: Selbstorganisation ist für die meisten von uns ein Thema mit Höhen und Tiefen; mal priorisiere und plane ich konsequent, mal eben nicht (wenn überhaupt).  An anderer Stelle hatte ich daher ausgeführt, dass es letztlich ums Dranbleiben geht: Ich muss neue Gewohnheiten schaffen, um die Vorteile vernünftiger Selbstorganisation für mich nutzen zu können. Aber neue Gewohnheiten schaffen sich nicht über Nacht, auch wenn (oder vielleicht gerade weil ;-)) sie gut für mich sind. Ich denke, Sie wissen, was kommt: Sie werden sich mit dem Dranblieben (oder auch mit dem wieder Anfangen) leichter tun, wenn Sie sich über das Warum im Klaren sind. Intrinsische Motivation ist nun mal die beste.

Die dunkle Seite: Selbstorganisation als Indikator

Wir haben es also in dieser Warum-Wie-Beziehung gewissermaßen mit einem Spiegelbild der Warum-Was-Beziehung zu tun: Ich werde grundsätzlich das, was ich tue, eher und dauerhafter tun, wenn ich von seinem Sinn überzeugt ist, oder mir „Sinn gibt“. Dementsprechend sieht auch die „dunkle Seite“ der Grundbeziehung zwischen meiner Selbstorganisation und meinem Warum aus: Wenn ich trotz dauerhafter, ernsthafter Bemühungen das Gefühl habe, das ich meinen (Arbeits-)Tag nicht in den Griff bekomme. Wenn ich routinemäßig das System, das ich mir zur Verbesserung meiner Selbstorganisation geschaffen habe, umgebe und „betrüge“, dann kann das zwei Gründe haben: Entweder das System passt nicht zu mir oder zu meiner Arbeitssituation und ich sollte es anpassen. Oder – und das wäre so einer der anfangs vermuteten Schmerzpunkte – das was ich tue hat mit dem, was ich eigentlich tun will, mit meinen Zielen, einfach zu wenig zu tun. Die Konsequenzen müssen wir hier, denke ich, nicht ausbuchstabieren. Aber ohne das Feld der Selbstorganisation mit zu viel Bedeutung aufladen zu wollen, kann die Tatsache, dass ich trotz bester und einfachster Werkzeuge meine Prioritäten, meine Aufgaben oder meinen Tag nicht in den Griff bekommen, eben auch ein Problem anzeigen, das außerhalb der Sphäre von Tagesplan und To Do-Liste liegt.

Start with Why: Wie kommt mein Warum in meinen Tag?

Nehmen wir also an, Sie haben eigentlich Klarheit über ihr „Why“; sie wissen, warum Sie morgens aufstehen und manchmal erst spät abends nach Hause gehen. Zunächst einmal herzlichen Glückwunsch! In dieser Situation sind wir längst nicht alle. Sie können nun also ganz wörtlich mit Ihrem Warum starten. Unabhängig davon, ob ihr Warum mit ihren konkreten Zielen identisch ist oder ob diese sich von jenem ableiten, ist es mit dem Starten aber nicht getan. Einerseits lehrt uns die Erfahrung, dass die Chance auf Verwirklichung meiner Ziele steigt, wenn ich in der Lage bin, sie hinreichend konkret zu formulieren. Die Welt zu verbessern ist – ganz ehrlich – ein mögliches Warum und auch ein gutes Ziel. Angesichts des IST-Zustands des Planeten (und das war schon immer so; früher war – da bin ich sicher – NICHT alles besser) ist dieses Ziel, wird es nicht konkretisiert, aber wohl eher geeignet, mich zu blockieren, denn mich anzutreiben. Und:  auch das konkreteste und am besten zu meinem Warum passende Ziel ist eines nicht: ein Selbstläufer. Um ein Ziel zu erreichen, müssen wir an ihm arbeiten.

Nächste Woche also ganz konkret: Wie schaffe ich es, sicherzustellen, dass ich nicht nur Ziele habe, sondern an ihrer Verwirklichung arbeite. Wie kommt mein Warum in meinen Tag?

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Start with Why? Die Frage nach dem Warum

Lesezeit ca. 1:45 min

Start with Why - Die Frage nach dem Warum
Start with Why – Die Frage nach dem Warum

Wo man auch hinsieht oder hinhört in der Business-Welt dieser Tage, Simon Sineks Buch „Start with Why“ ist – so scheint es – immer nur 5 Minuten entfernt. Die ausgesprochene oder unausgesprochene Frage nach dem „Why“, dem Warum des eigenen Tuns ist auf dem Weg, eine Art verpflichtendes Glaubensbekenntnis zu werden; „Sag mir dein Why, sag‘ ich Dir meins.“

Das Warum: Marketing-Instrument, aber…

Klar, auch bei Sinek wird aus dem Why, dem Warum, dem Grund, warum man etwas tut, schon nach kurzer Zeit ein Marketing-Instrument. Dennoch besitzt die naturgemäß leicht vernutzbare Aussage nach den Beweggründen des Tuns einer Person oder eines Unternehmens einen Kern, der über die Bedeutung eines guten Werbe-Claims („Wir lieben Lebensmittel!“) hinausgeht. Dass die gelingende Selbstverwirklichung maßgeblich davon abhängt, ob ich weiß, warum ich etwas tue und ob dieses Warum für mich etwas Wichtiges, Wertvolles darstellt, ist so wahr wie offensichtlich.

Der Niedergang des stillen Warum

Dennoch haftet dem öffentlichen Kundtun der Beweggründe für mein Tun hierzulande etwas eindeutig Kalifornisches an. Proklamationen des Warum waren in Nachkriegs-Deutschland zugespitzt formuliert eigentlich nur etwas für den Bundespräsidenten und die Psychotherapie. Wer hätte am Arbeitsplatz über die Gründe seiner Job-Wahl gesprochen? Über Gründe redet(e) man nicht, man hat(te) sie und außerdem hatte man zu tun. Und gesamtgesellschaftlich war die Begründungsebene bis ins späte 20. Jahrhundert ja auch ideologisch abgedeckt, in einer erstaunlichen Mischung aus Idealismus, Post-Kantianischer Naivität und hartleibiger Wurstigkeit. Nach der Wende fielen – leider, muss man sagen – in Ost und West die Tabus. Es kamen „Ausländer raus“ einerseits und „Gier ist gut“ andererseits; die Vorläufer von „Lügenpresse“ und „Geiz ist Geil“ sozusagen.

Get rich or die tryin‘

Im geschäftlichen Kontext schien die Frage nach dem Warum dennoch weiter beantwortet; mit 50 Cents „Get rich or die tryin'“ war eigentlich alles gesagt. Und dann verkündete Bill Gates plötzlich, dass er nicht Millionen, was klassische „Charity“ gewesen wäre, sondern Milliarden für soziale Zwecke umzueignen gedenke. Mit verständlichem Misstrauen haben wir das beäugt. Seitdem sind einige Jahre ins Land gegangen und durch all die Website-tauglichen (und steuerlich sinnvollen) Plattitüden von „Corporate Social Responsibility“ hindurch und im Einklang mit dem Selbstbewusstsein einer gutausgebildeten und erfolgsgewohnten jungen ökonomischen Elite manifestiert sich das latente, gesellschaftlich nicht mehr vorgegebene Warum als individualistische Frage, die zur Beantwortung zwingt.

Was das alles mit Selbstorganisation zu tun hat? Berechtigte Frage, auf die ich nächste Woche eine Antwort versuchen werde. Aber das hier musste erst mal raus…

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Inbox Zero? Was tun nach dem Aus von Google Inbox?

Lesezeit ca. 1:50 min

Google beendet E-Mail-Dienst Inbox
Google beendet E-Mail-Dienst Inbox (Bildquelle: shutterstock.com)

Google hat angekündigt, im März 2019 den E-Mail-Dienst Inbox zu beenden. Inbox versprach den Nutzern seit 2014 Unterstützung beim Bewältigen des E-Mail-Aufkommens und fand vor allem im professionellen Umfeld Verwendung. Viele Inbox-Funktionen sind mittlerweile in Googles Gmail eingegangen, dennoch beeilten sich diese Woche zahlreiche Kommentatoren, Alternativen zu Inbox aufzuzählen und anzupreisen. Worum geht es da?

Alternativen zu Inbox?

Ob bei Google Inbox, bei den zahlreichen, für Gmail oder andere E-Mail-Dienste erhältlichen Erweiterungen oder den ungezählten Apps zum Thema geht es oberflächlich darum, den geplagten Nutzer beim Erledigen seiner E-Mails zu unterstützen. Da wird künstliche Intelligenz bemüht, automatisch nach Themen zusammengefasst, a werden Mausbewegungen (!) analysiert, paralleles Schreiben von E-Mails im Team ermöglicht. Kalender und Aufgabenverwaltung sind ohnehin schon fast Standard, während Verknüpfungen mit Slack, Salesforce, Dropbox oder Alexa ermöglich werden.

Der Kampf mit dem Posteingang

Ketzerische Frage: Braucht man das? Sicher, das Problem, dass E-Mails einfach durch ihre schiere Anzahl die tägliche Arbeitszeit verstopfen, ist real. Diejenigen, für die das Alltag ist, kommen nicht umhin, dieses Problem für sich zu lösen. Die Fallhöhe ist groß und das Ziel eigentlich klar: Ich muss meine E-Mails in den Griff bekommen, muss über meinen Posteingang bestimmen und nicht er über mich. Die grundsätzliche Frage lautet: Wie gehe ich an die Lösung heran? Versuche ich, mir durch immer neue Zusatzfunktionen oder „intelligente“ Programme Arbeit abnehmen zu lassen? Oder liegt die Antwort auf die Inbox-Frage eher bei mir, beim Nutzer und der Art und Weise, wie ich meine E-Mails behandle?

Den Posteingang wie einen Briefkasten behandeln

Ich behaupte: Der wichtigste Button in meinem E-Mail-Programm, egal ob App, Desktop-Anwendung oder Web-Mailer ist nach wie vor der mit dem kleinen x für „Beenden“. Die Entdeckung, dass man nicht den ganzen Tag im Posteingang festhängen muss, bringt mehr Produktivität und Effizienz als alle Add-ons dieser Welt zusammen. Fügt man dem einem von unnötigen Funktionen befreiten Gmail oder einem vernünftig eingerichteten E-Mail Client (Outlook, Thunderbird etc.) hinzu, fehlt eigentlich nur noch eine klare, einfach Strategie, meinen Posteingang konsequent zu leeren. Wie damals beim Briefkasten.

Der Unterschied zwischen Golf-Klasse und Formel 1

Lassen wir also Google Inbox frohen Mutes ziehen, Gmail genügt allemal. Bleiben wir gelassen, wenn sich Tools wie „Astro“ mit Alexa verbinden, warum auch immer das irgendwem außer Amazon etwas bringen sollte.

Mit E-Mails umgehen ist wie schnelle Autos bauen: Man kann den Motor immer größer machen, oder man macht das Auto leichter. Ein aktuelles Formel-1-Auto wiegt nicht einmal die Hälfte eines VW Golf. Na?

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Wozu Selbstorganisation? Für mehr Platz im Kopf!

Lesezeit ca. 1:20 min

Selbstorganisation ist für mehr Platz im Kopf!
Selbstorganisation ist für mehr Platz im Kopf!

Wozu beschäftigen wir uns eigentlich mit Selbstorganisation, Zeitmanagement und Priorisierung? Wozu planen wir unseren Tag, leeren regelmäßig unseren Posteingang und passen auf, dass unsere To Do-Liste ordentlich geführt, aktuell und konsequent priorisiert ist?

Wozu Selbstorganisation?

Manchmal kommen die Antworten von unerwarteter Seite. So auch letzte Woche. Der Personalentwickler einer Stuttgarter Bank hatte die Teilnehmer noch einmal mittels interner Kalender-Einladung zum 2-tägigen AGILEMENT-Seminar eingeladen. Um Selbstorganisation, Zeitmanagement, Ziel erreichen sollte es gehen. Und auch mich, den Seminarleiter, hatte er in cc gesetzt. Nett von ihm, dachte ich, außerdem professionell: Alle Teilnehmer noch einmal erinnert, Zeit im Kalender geblockt und die wichtigsten Daten (Ort & Zeit) für das Seminar säuberlich zusammen.

Die schlimmste Art von Entscheidung

Dann aber stolperte ich über eine Information „Dress-Code: Angemessene Freizeitkleidung“ stand da. ich musste schmunzeln. Na gut, dachte ich, Bank eben, da spielt so etwas eine Rolle. Beim Packen für die Reise nach Stuttgart kam ich dann drauf: Der Mann hatte mir und den Seminarteilnehmern einen Riesen-Gefallen getan. Er hatte uns nämlich eine Entscheidung abgenommen: Was ziehe ich an? Man mag das als banal abtun, aber diese Entscheidung gehört zu den schlimmsten.

Dringend aber nicht wichtig – Selbstorganisation für mehr Platz im Gehirn

Denn – ganz im Sinne der Eisenhower-Matrix – haben wir es bei „Was soll ich anziehen?“ im geschäftlichen Kontext mit einer Aufgabe zu tun, die dringend bzw. notwendig ist, ohne im Geringsten wichtig zu sein. Notwendig, weil der Verstoß gegen eine gewisse Etikette nun mal unangenehm ist – weder „overdressed“ noch „underdressed“ fühlt sich gut an. Völlig unwichtig, weil die Wahl der korrekten Kleidung uns natürlich in keiner Weise wirklich weiterbringt.

Nach Eisenhower sollten Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind, denn auch möglichst delegiert werden. Und genau das hatte mir der Personalmanager abgenommen. Und jede Entscheidung, die ich nicht treffen muss, macht in meinem Gehirn Platz für wichtigeres: Denken.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

AGILEMENT Mit Vergnügen

AGILEMENT mit Vergnügen
AGILEMENT mit Vergnügen

Eigentlich müsste es „AGILEMENT bei ‚Mit Vergnügen'“ heißen, aber „bei mit“ sträubt sich dann doch etwas im Ohr. Fakt ist: wir freuen uns sehr, am Donnerstag dieser Woche für ein Seminar bei  „Mit Vergnügen“ zu Gast zu sein. In gerade einmal sieben Jahren hat es das Team um die Gründer Matze Hielscher und Pierre Türkowsky geschafft, eines der erfolgreichsten Stadtmagazine Deutschlands zu erschaffen. Natürlich digital, natürlich jung und hip, natürlich in Berlin und – schon nicht mehr so natürlich – mit Dependancen in Hamburg, München und Köln. Ein Imperium im Werden? Sieht so aus.

AGILEMENT-Seminar beim Stadtmagazin Mit Vergnügen

Jedenfalls haben auf wir schon auf die Anfrage nach einem AGILEMENT-Seminar direkt mit Vergnügen reagiert. Und warum das? Nun, im Durchschnitt liegen etwa 4,5 Monate zwischen dem ersten Kontakt und dem Tag des Firmenseminars. Im Fall von Mit Vergnügen sind es gerade einmal 3 Wochen. Schnell entschlossen und agil diese Firma, das klingt doch nach optimalen Voraussetzungen. Wir sind gespannt.