2. Schritt zur Selbstorganisation: Sortieren

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2. Schritt zur Selbstorganisation - Sortieren
2. Schritt zur Selbstorganisation – Sortieren

Zwei Fragen zu Beginn: Ist Ihr E-Mail-Posteingang leer? Befinden sich Dinge auf Ihrem Schreibtisch, die dort nicht hingehören? Wenn Sie die erste Frage mit ja, die zweite mit nein beantworten, dann haben Sie das Sortieren vermutlich bereits verinnerlicht oder ohnehin „im Blut“. Glückwunsch! Für alle anderen: Keine Sorge. Sortieren, der zweite Schritt auf dem Weg zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation, ist kein Hexenwerk. Gehen wir es also an.

Sortieren = Ordnung = Übersicht

Ich bin nicht sicher, ob der Stand der pädagogischen Erkenntnisse noch Aussagen wie „Kinder lieben Ordnung“ oder „Kindern ist das Sortieren angeboren“ erlaubt. Mag sein, dass der Mensch ein Wesen des konstruktiven Chaos‘ ist und mit Sicherheit will keiner, der recht bei Verstand ist, in die muffige Zwangsordnung eines 50er-Jahre-Büros zurück. Dennoch beobachte ich bei meinen Kindern, dass ein (halbwegs) aufgeräumtes Kinderzimmer sie mit Zufriedenheit und Stolz erfüllt und sei es nur, weil sie dann die Dinge, die sie suchen, auch finden. Und darum geht es beim Sortieren: Ordnung schaffen, am besten bevor Unordnung überhaupt entsteht. Und zwar nicht als Selbstzweck, sondern als Erleichterung des Lebens: Zeit mit dem Suchen von Dingen zu verbringen nervt. Noch schlimmer aber: Dinge nicht zu finden, Termine oder Deadlines zu verpassen etc., nur weil Ordnung und Übersicht fehlen. Denn Sortieren heißt zweierlei: Alles, was zu mir kommt, ansehen und dann entsprechend einordnen.

Sortieren = Ordnung schaffen:  Arbeitsplatz, Desktop, Posteingang

Beginnen wir von vorn. Bevor wir Ordnung halten können, müssen wir erst einmal eine (Grund-)Ordnung schaffen. Das bedeutet konkret: Nehmen Sie jedes Ding, egal ob Brief, Stift, Zettel, Telefon, das an Ihrem Arbeitsplatz bzw. Schreibtisch liegt, nacheinander in die Hand und entscheiden Sie:

  • Brauche ich es? Nein? Dann Wegwerfen!
  • Brauche ich es, aber nicht auf meinem Schreibtisch? Nein? Dann so ablegen, dass Sie es wiederfinden (Registratur/Ablage/aufgeräumtes Schank-Fach…), wenn Sie es brauchen.

Der Rest darf bleiben. Das geht nicht nur auf jedem Schreibtisch, sondern auch auf Ihrem Computer-Desktop, der – wie der Name eigentlich sagt – auch ein Platz ist, der für diejenigen Dateien reserviert sind, die Sie im Moment, also streng genommen für die Erledigung der aktuellen Aufgabe, brauchen. Auch noch sinnvoll sind Verknüpfungen zu einigen wenigen Speicherorten, die Sie oft verwenden oder gerade heute schnell aufrufen wollen. Bei mir sind das: Papierkorb, Download-Ordner und Ordner mit Material z.B. für das anstehende Seminar, die heutige Präsentation, Konferenz etc. Dezidiert nicht gedacht ist der Desktop für Verknüpfungen zu Programmen. Dafür gibt es die Task-Leiste.

Analog dazu funktioniert auch das erstmalige Aufräumen des E-Mail-Posteingangs, nur dass diese Aufgabe meist eine größere ist. Hierzu habe ich an dieser Stelle ausführliche Hinweise gegeben.

Sortieren = Ordnung halten: E-Mail-Postfach täglich leeren

In Anlehnung an einen bekannten (und wahren) Ausspruch könnte man sagen: Es genügt, nichts zu tun, um aus Ordnung Chaos zu machen. Da wir uns jeden Tag dem Eingang von telefonischen, physischen und (für viele von uns noch wichtiger) digitalen „Zusendungen“ gegenübersehen, ist auch einem ordentlichen Schreibtisch in einer Woche ein chaotischer geworden, im E-Mail-Posteingang geht es noch schneller. Die Methode des Ordnung Haltens ist wiederum: sortieren. Nehmen wir den E-Mail-Posteingang als Beispiel. Entscheiden Sie für jede eingehende E-Mail:

  • Brauche ich die noch? Nein? Löschen!
  • Ist eine Aufgabe für mich in der E-Mail? Nein, aber ich will sie später wiederfinden? Ablegen!
  • Ist eine Aufgabe für mich drin, die ich in unter 3 Minuten erledigen kann? Direkt erledigen, dann löschen oder ablegen!
  • Dauert die Aufgabe aus der E-Mail länger als 3 Minuten? Auf die Aufgabenliste!

Mehr zum sogenannten LEAD-Clearing im Posteingang finden Sie hier. Die gleiche Logik sollten Sie einmal in der Woche Ihrer To Do-Liste angedeihen lassen. Das führt nicht nur dazu, dass Sie keine Karteileichen mitschleppen, sondern auch den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. Eine wichtige Voraussetzung für den nächsten Schritt: Planen und Priorisieren. Dazu in Kürze mehr an dieser Stelle.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduzieren

Lesezeit ca. 2:45 min

1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduktion
1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduktion

In 4 Schritten zum nötigen Minimum an Selbstorganisation ist unser Thema. Im ersten Schritt geht es darum, aus viel möglichst wenig zu machen: Reduzieren ist angesagt. Wir hatten, mit Unterstützung des Hirnforschung, das allgegenwärtige „Multitasking“ bereits als schädlichen Mythos entlarvt und ihm die Forderung „Eins nach dem Anderen“, neudeutsch als „Single-Tasking“ bezeichnet, entgegengehalten. Es geht uns also nach wie vor darum, unsere Aufgaben möglichst konzentriert und störungsfrei zu erledigen und am Beginn dieses Projekts steht die Reduktion.

Reduktion für die Selbstorganisation nutzen: 4 Schlüssel-Bereiche

Ohne, dass wir zu Ultra-Minimalisten oder Zen-Meistern werden müssen, sollten wir uns in den folgenden 3 Bereichen ernsthaft um das Reduzieren bemühen. Alle folgenden Schritten hin zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation und Zeitmanagement werden uns dadurch wesentlich leichter fallen:

  • Kommunikation konzentrieren
  • Werkzeuge reduzieren
  • Eine einzige Aufgabenliste
  • E-Mails und Aufgaben verbinden

Kommunikation konzentrieren

Telefon, E-Mail, Meetings, Gespräche auf dem Flur oder im Büro, Twitter, Facebook, Instagram, Snapchat, Slack und so weiter und so fort. An Kommunikationskanälen mangelt es uns wahrlich nicht, im Gegenteil. Die Devise lautet hier: So wenige Kanäle wie möglich. Bevor Sie also – um ein im Moment häufig gesehenes Beispiel zu bringen – Slack in der Firma einführen, stellen Sie zumindest folgende Fragen: Kann der Bedarf wirklich nicht durch die vorhandenen Kommunikationskanäle abgedeckt werden? Ist das neue Tool wirklich für unseren spezifischen Bedarf geeignet. Jeder Kommunikationskanal ist eine potentielle Ablenkung von der Arbeit. Je mehr Kommunikation ich also über ein und denselben Kanal abwickeln kann, desto besser. Hinterfragen Sie jeden Ihrer Kanäle: Brauche ich den wirklich? Und dann versuchen Sie, das oder eines der Kommunikationsmedien, auf die Sie tatsächlich nicht verzichten können, zu ihrer Kommunikationszentrale zu machen. Wenn das, wie bei vielen, die E-Mail ist, dann sorgen Sie dafür, dass so viel Kommunikation wie möglich per E-Mail bei Ihnen ankommt.

Werkzeuge reduzieren

Was für die Kommunikationskanäle gilt, gilt auch für andere Werkzeuge: Je weniger, desto besser. Die Welt ist voller hübscher Apps und Computerprogramme, die alle Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Zeit wollen. Faustregel: Schaffen Sie neue Werkzeuge erst dann an, wenn Ihre Bordmittel an der Aufgabe, die Sie haben, wirklich scheitern. Und: Die Beweislast der Nützlichkeit liegt immer beim Werkzeug; wenn Sie etwas nicht benutzen, dann weg damit.

Eine einzige Aufgabenliste

Ja, ich hatte sie auch, die hübsche, bunte Sammlung von Post-its rund um den Bildschirm, daneben die Aufgabenverwaltung in Outlook und dann noch eine To Do-Liste im Notizbuch. Selbst wenn Sie zu den wenigen gehören, die trotz dezentraler Aufgabenverwaltung nie etwas vergessen, verschwenden Sie Zeit und Energie, wenn Sie Ihre Aufgaben nicht an einem einzigen Ort pflegen. Und: Wie wollen Sie vernünftig priorisieren, wenn Sie Ihre Aufgaben vor der Prioritätsentscheidung immer erst mühsam zusammensuchen müssen? Also: Egal ob mit Stift auf Papier, in der To Do-App oder im Mailprogramm: Bitte nur eine Liste mit allen Aufgaben.

E-Mails und Aufgaben verbinden

Jede E-Mail ist eine Aufgabe und sei es „löschen“, richtig? Warum dann nicht alle Aufgaben zu E-Mails machen? Anders: Wenn Sie erkannt haben, dass E-Mails zu den Kommunikationskanälen gehören, auf die Sie nicht verzichten können und Ihr E-Mail-Programm daher eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge ist, warum dann nicht den nächsten Schritt machen und Aufgaben und E-Mails vereinen? Was das bringt? Wieder eine Liste weniger, die Sie im Auge behalten müssen! Wie das geht, steht hier.

Nächste Woche: Der 2. von 4 Schritten zur Selbstorganisation.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

4 Schritte zur Selbstorganisation: Praxis und Prinzipien

Lesezeit ca. 1:45 min

Statt Adventskranz - 4 Schritte zur Selbstorganisation
Statt Adventskranz – 4 Schritte zur Selbstorganisation

Selbstorganisation, Zeitmanagement, Selbstmanagement – offen gestanden mag ich keinen dieser Begriffe so recht. Hinter dieser Abneigung steckt, so vermute ich, der Verdacht, dass Bezeichnungen, gerade wenn sie so griffig, glatt und selbstverständlich daherkommen wie Selbstorganisation und Co., am Ende nichts als leere Hüllen ohne praktische Bedeutung sein könnten.

Selbstorganisation: Praxis vs. große Theorie

Wenn man so will, ist AGILEMENT Ausdruck dieses Verdachts. Schließlich stellen wir den großen theoretischen Würfen bewusst eine fast autistische Konzentration auf die tägliche Praxis, auf das, was ich tun und – halbwegs – kontrollieren kann, gegenüber. Dieser Fokus auf die Selbstorganisations-Praxis, auf Aufgaben, E-Mails, Kommunikation, Tagesplanung und Priorisierung hat nichts damit zu tun, dass wir guten Ideen abgeneigt wären – im Gegenteil: Wir kennen die Begeisterung über einen neuen großen Gedanken, der alle Probleme zu lösen scheint, nur zu gut.

Das Tun macht den Unterschied

Wie überall gilt auch für Selbstorganisation und Zeitmanagement in allen Facetten: Das Tun macht den Unterschied, nicht die Idee. Gutes Buch gelesen, spannendes Seminar besucht? Schön. Anregungen auch umgesetzt? Eben. Szenenwechsel: „Nennen Sie mir einfach eine einzige Sache, die ich direkt tun kann.“, so wurde ich im letzten Seminar gefragt. Gute Frage. Daher bis zum Jahresende in lockerer Folge: 4 Schritte zur Selbstorganisation; ganz praktisch aber auch ein bisschen prinzipiell.  Schönen 1. Advent!

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Selbstorganisation ist Gehirn-Entlastung

Lesezeit ca. 3:30 min

Selbstorganisation ist Gehirn-Entlastung
Selbstorganisation ist Gehirn-Entlastung

„Du machst ja nur noch, was auf Deiner ****** To Do-Liste steht!“ Mit diesem Vorwurf seitens meiner Frau sah ich mich am letzten Wochenende konfrontiert. Meine Erwiderung begann mit dem Hinweis auf die aus meiner Sicht unwahre Generalisierung, was taktisch vermutlich ein Fehler war, denn ganz offenbar ging es hier nicht um rhetorische Finessen, sondern um eine handfeste Anklage. Hatte ich meine Versuche der Selbstorganisation – manifest unter anderem in einer auch am Wochenende sichtbaren Aufgabenliste – übertrieben und mich zum Diener einer externen Instanz (eben dieser Liste) gemacht? Entlaste ich mein Gehirn durch meine Selbstorganisation oder schwäche ich es durch „Unterbenutzung“?

Selbstorganisation vs. Gehirn-Nutzung?

David Allen, der US-Guru im Bereich Selbstorganisation und Zeitmanagement, ist mit dem Ausspruch berühmt geworden, dass unser Gehirn da sei, um Ideen zu haben und nicht, um sie zu behalten. Ich vertrat lange Zeit meiner unwiederbringlich verlorenen Jugend damit, dem implizit zu widersprechen: „Ich brauche mir nichts aufzuschreiben; mein Gehirn merkt sich alles.“, lautete in etwa mein stolzes Credo. Das ging so lange gut, wie es nicht mehr gut ging: Spätestens in meinem ersten Versuch, Elternzeit und Beruf zu verbinden, war schnell deutlich, dass ich sozusagen negative Selbstorganisation betrieb. Die Dinge, um es vorsichtig auszudrücken, begannen, mir zu entgleiten.

Selbstorganisation als Gehirn-Entlastung

Gegenbild: Heute lasse ich mich auch an wichtige private Ereignisse per E-Mail erinnern, um zum Beispiel eben nicht auf Last-Minute-Geschenk-Einkaufstouren angewiesen zu sein. Ist das ein Ausdruck meiner fehlenden Wertschätzung für die Person, um die es geht? Aus meiner Sicht: nein. Wie kann die Tatsache, dass ich bei allem, was mit dem betreffenden Jahrestag zu tun hat, absolut sicher gehen wollte, mangelnde Wertschätzung sein? Aber zurück zur Eingangsfrage: Schwäche ich mein Gehirn, wenn ich es von „Erinnerungs-Ballast“ entlaste? Die Auskunft der Hirnforschung ist (glücklicherweise) nuanciert: Unser Gehirn ist ein äußerst plastisches Gebilde, das sich, selbst im hohen Alter, ständig in Veränderungsprozessen befindet. Im Grundsatz werden dabei diejenigen Verschaltungen, die häufig genutzt werden, erhalten und diejenigen, die nicht benutzt werden, ausgelöst. So funktioniert erinnern und vergessen. Das muss auch so sein, denn sonst wäre unser Gehirn irgendwann „voll“.

Was vergessen wir und was nicht?

Insofern: Ja, wenn ich mein Gehirn aktiv über ein System der Selbstorganisation (und sei es Zettel und Stift) vom Erinnern-müssen entlaste, ist es durchaus möglich, dass ich dem Vergessen Vorschub leiste. Und zwar dem Vergessen von Dingen, die ich ja nun aufgeschrieben habe und die mein Gehirn nicht mehr selbst erinnern muss. Davon werden aber praktisch nie Dinge betroffen sein, die für mich (und damit für mein Gehirn) ohnehin große emotionale Wichtigkeit besitzen, denn die damit verknüpften Verschaltungen werden weiterhin benutzt. Oder einfacher: Davon, dass ich mich 3 Monate vor dem Geburtstag meiner Frau an ein mögliches Geschenk erinnern lasse, werde ich ihren Geburtstag nicht vergessen.

Das Gehirn priorisiert gnadenlos

Umgekehrt kann man so weit gehen, zu sagen, dass die Dinge, die ich vergesse, den Sprung in die „Wichtig“-Kategorie meines Gehirns schlicht nie geschafft haben. Besonders unser Kurzzeitgedächtnis und das sogenannte „Arbeitsgedächtnis“, das neue Informationen mit bestehenden Verknüpfungen verbindet, sind einem äußerst gnadenlose Filtersystem unterworfen, das sich evolutionär ganz offenbar bewährt hat. Im zwischenmenschlichen Bereich, aber natürlich auch im beruflichen Alltag, können diese Filter schnell zu Problem werden: Der Vorwurf „Du hast mir gar nicht zugehört!“ müsste vermutlich sehr oft eigentlich lauten: „Dein Gehirn hat das, was ich gerade gesagt habe, nicht für wichtig gehalten!“. Beiden Anwürfen gemein ist, dass es auf sie keine glückliche Antwort gibt…

Selbstorganisation wider das Reptilientum

Um zur Ausgangsfrage zurückzukommen: To Do-Listen führen sicher nicht zur Schwächung des Gehirns. Im besten Fall führen sie dazu, dass ich mich auf eine Sache konzentriere und nicht versuche, mir gleichzeitig noch 5 weitere zu merken. Selbstorganisation trägt also zunächst einmal der Tatsache Rechnung, dass unser Gehirn eben eine äußerst effiziente interne Priorisierung betreibt. Dass unser Denkorgan nicht jeder Aufgabe große oder gar Lebens-Wichtigkeit zuschreibt, ist so nötig wie sinnvoll. Dass wir uns externer Werkzeuge bedienen, um dennoch zuverlässig Dinge zu tun, die wir tun wollen oder müssen, mach ebenfalls Sinn. Denn wozu sind wir dem Reptilien-Stadium entwachsen, wenn wir uns nicht da, wo unser Gehirn für unser Glück im beruflichen oder privaten Kontext zu radikal priorisiert, über die reine Biologie hinwegsetzen?

Eine Fülle von Informationen zur Funktion unseres Gehirns gibt es auf dasgehirn.info

Zur „Gnadenlosigkeit“ der Filterung vor allem im Kurzzeitgedächtnis gibt es einen sehr interessanten Artikel auf spektrum.de

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Kenne Deine Grenzen: Realismus in der Selbstorganisation

Lesezeit ca. 2:30 min

Realistische Selbstorganisation: Wo ist die Grenze das Planens?
Realistische Selbstorganisation: Wo ist die Grenze das Planens?

„Life is what happens to you while you’re busy making other plans.“, also etwa: „Leben ist, was passiert, während Du andere Pläne machst“ ist eine Textzeile aus John Lennons „Beautiful Boy“. Im Einklang mit dem Hippie-Stereotyp wird dieses Zitat oft verwendet, um auf die letztendliche Sinnlosigkeit allen Planens angesichts der Unvorhersehbarkeiten des Lebens aufmerksam zu machen. Ich möchte dieser Schicksalsergebenheit heute ein deutliches „trotzdem“ gegenüberstellen – ein Plädoyer für gute Planung und Realismus in der Selbstorganisation.

Realistische Selbstorganisation: Wie gehe ich mit meiner Umwelt um?

Letzte Woche hatte ich mit der Bemerkung geendet, dass es bei Selbstorganisation, Zeitmanagement, Planung und Co. darauf ankommt, mich auf dasjenige zu konzentrieren, über das ich zumindest relative Kontrolle erlangen kann: mein eigenes Tun. Dennoch komme ich natürlich nicht umhin, mich auch zu dem zu verhalten, was aus meiner Umwelt auf mich einwirkt. Wenn ich also bereits an dem Punkt bin, meinen Tag regelmäßig zu planen, wie gehe ich also mit dem um, was ich nicht vorhersehen kann: Telefonanrufe, „hast Du mal 5 Minuten“-Besuche von Kollegen,  E-Mails mit „EILT“ im Betreff und so weiter?

Unplanbares planbar machen

Der erste Schritt, ist, zu versuchen, ungeplante „Störungen“ so weit wie möglich in planbares umzuwandeln. Dieser Schritt beginnt, Sie ahnen es, natürlich wieder bei mir: Muss ich jetzt ans Telefon gehen, oder kann ich meinen Anrufbeantworter den Job nicht übernehmen lassen und dafür zuverlässig (und planbar!) zurückrufen? Muss ich die 5 Minuten – die meistens eher 20 sind – für den Kollegen oder die Kollegin jetzt erübrigen oder kann ich sagen: „Nein, gerade ist es schlecht, aber wir können uns gern um 15 Uhr unterhalten!“ Muss ich meinen Posteingang ständig offen halten, oder genügen nicht drei komplette Durchgänge pro Tag mit dem richtigen System? Ja, wie weit Sie Ihr Umfeld „erziehen“ können, hängt sehr individuell von eben diesem Umfeld ab. Aber glauben Sie mir: es geht mehr, als Sie denken. Natürlich ist „Nein“ sagen schwer (mal mehr, mal weniger), aber die Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten ist ein wertvolles Gut, dass sich zu verteidigen lohnt. Zudem: Wenn Sie verlässlich auf Anfragen reagieren, müssen Sie das nicht immer sofort tun. Verlässlichkeit wird von den meisten Menschen sehr geschätzt und Ihre „Nicht-Immer-Verfügbarkeit“ sehr bald ausgleichen.

Puffern und gelassen bleiben

Natürlich bleiben bei den meisten von uns Anforderungen von außen übrig, die wir nicht in planbare, von uns abzuarbeitende Aufgaben (Rückrufe, Termine, E-Mail-Checks etc.) umwandeln können. Wenn die Chefin „jetzt“ sagt, heißt es für viele von uns „jetzt“. Wenn die Büro-Kultur von mir eine offene Tür verlangt, kann ich sie nicht immer geschlossen haben. Wenn die Kita anruft und das Kind ist krank, muss ich natürlich direkt reagieren. Kurz: Es wird immer Dinge geben, die ich in ihrer Unplanbarkeit einfach akzeptieren muss. Gegen das anzukämpfen, was ich nicht besiegen kann, raubt mir auf die Dauer nur Energie. Stattdessen sollte ich dezidierte Puffer-Zeiten in meiner Tagesplanung vorsehen, um zumindest zu verhindern, dass ich in unnötigen Stress gerate und eigentlich kleine Störungen große Auswirkungen haben. Und wenn dann der Plan dennoch – trotz aller Sorgfalt und allem Realismus – bereits mittags in Scherben liegt, dann hilft nur Gelassenheit.

Sie tun sich schwer mit dem gelassen bleiben? Ich auch. Manchmal hilft da nur die Brechstange in Form einer plakativen aber denoch wahren Feststellung: Andernorts wären Menschen froh, wenn das einzige, was heute schief geht, die Tagesplanung ist.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Selbstorganisation oder: Wann ist Kontrolle Illusion?

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Habe ich die Kontrolle?
Habe ich die Kontrolle?

Ich gebe es zu, ich war immer Tom Cruise-Fan. Es gibt einfach nicht viele Schauspieler, die den „Amerikanischen Traum“ so perfekt und auch in seinen Abgründen (Magnolia, irgendwie auch der Scientology-Unsinn) verkörpert haben. Vielleicht ist es kein Zufall, dass einer der für unser Thema – Selbstorganisation, Zeitmanagement etc. – wahrsten Sätze der Filmgeschichte eben diesem Tom Cruise ins Gesicht geschleudert wird. Der geniale Robert Duvall tut dies in „Tage des Donners“: „Also dann verrate ich Dir jetzt mal etwas, was fast jeder Mensch auf dieser Welt automatisch weiß. Kontrolle ist eine Illusion, Du infantiler Egoist, denn niemand weiß, was als nächstes passiert.“

Kontrolle digital

Recht hat er, der Mann. Aber was heißt das für uns? Ich propagiere hier doch unter anderem Tagesplanung und rede ganz allgemein eine Menge über Selbstorganisation, Zeitmanagement, das Erreichen von Zielen und so weiter. Alles Unsinn demnach?  „Digital“ verstanden bleibt in der Tat wenig Spielraum für das, was wir wirklich kontrollieren können. Denn wenn es nur zwei Möglichkeiten gibt – 0 für „keine Kontrolle“ und 1 für „komplette Kontrolle“ -, zwingt uns die Ehrlichkeit zur 0. Aber glücklicher Weise besteht unsere Realität – auch wenn das Trump und Konsorten nicht wahrhaben wollen – ja aus mindestens 50 Graustufen. Willkommen also im Königreich der Relativität.

Was kann ich kontrollieren?

Mit der Kontrolle ist es wie mit dem Wetterbericht: Wenn ich morgens die Vorhersage konsultiere, kann ich erwarten, dass sie das Wetter, das mich an diesem Tag begleitet, recht präzise prognostizieren wird. Schaue ich mir hingegen an, ob der Sonntag in drei Wochen sonnig oder regnerisch wird, kann ich im Prinzip auch raten. Auf unseren Fall gemünzt: Wenn ich versuche, das, was ich heute tue, an dem auszurichten, was meine Umwelt wohl tun wird, werde ich mit großer Wahrscheinlichkeit keinen produktiven Tag verbringen. Denn die Kontrolle, die ich über meine Umwelt, die Kollegen, das Telefon, die einlaufenden E-Mails etc. habe, ist in der Tat nicht mehr als eine Illusion.

Selbst-Organisation heißt Konzentration auf mich

Anders sieht es aus, wenn ich meine Selbstorganisation und mein Zeitmanagement so weit wie möglich an dem ausrichte, was ich selbst tun kann, will und muss. Auch hier ist die Vorstellung von absoluter Kontrolle diesseits der Eremiten-Klause und des Laborversuchs natürlich eine naive. Aber relativ gesehen habe ich die größten Chancen auf ein produktives Tagwerk, das mich abends mit Zufriedenheit nach Hause gehen lässt, wenn ich mich bei der Planung auf mich selbst konzentriere. Das mag trivial klingen, ist es aber in vielen Fällen nicht. Denn ich muss mir ja dennoch überlegen, wie ich mich zu dem, was um mich herum passiert stelle.

Wie das gelingen kann, dazu mehr nächste Woche an gleicher Stelle. Für heute verlangt zumindest die Eingangsfrage noch nach einer Antwort: Kontrolle ist dann eine Illusion, wenn ich versuche, das zu kontrollieren, was auf mich einwirkt. Über die Art und Weise hingegen, wie ich mich zu diesen Dingen stelle, kann ich Kontrolle erlangen. Alles klar? 🙂

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Meetings: 3 goldene Regeln für effiziente Konferenzen

Lesezeit ca. 1:30 min

Ein Team im Meeting
Ein Team im Meeting

Ob in der Projektarbeit oder im regulären Geschäfts- oder Büro-Alltag: Keine Form der Kommunikation ist potentiell so effizient wie das direkte Gespräch. Das Meeting, die Konferenz (oder früher die „Sitzung“) ist, richtig genutzt, ein Werkzeug für Steuerung und Informationsaustausch, dem weder die E-Mail noch Slack und Co. das Wasser reichen können.

Die Angst vor dem Meeting – berechtigt?

Dennoch wird das Meeting – gerade im Projektmanagement – vielerorts nur wenig genutzt. Denn die Angst ist groß vor ineffizienten, ausufernden, nicht ergebnisorientierten und daher zeitraubenden Meetings, die die Teammitglieder „nur von der Arbeit abhalten“. Ist diese Angst berechtigt? Ja und nein. Wie jede Form der Kommunikation sind Meetings in der Lage, unser Leben einfacher oder schwerer zu machen; es kommt darauf an, was wir daraus machen.

Ein Meeting ohne Regeln ist…

Ellenlange E-Mails mit 10 Personen in CC, von denen dann im Mail-Text doch 5 angesprochen werden, mit Konversation vollgemüllte Projektmanagement-Software und 30-Minuten-Meetings, die nach 2 Stunden ohne greifbares Ergebnis enden haben eines gemeinsam: Die jeweilige Kommunikationsform wird nicht bestimmungsgemäß angewandt. Die Regeln, die effiziente Kommunikation sicherstellen, werden in keinem Fall  eingehalten.

Meetings: 3 goldene Regeln

Beim Meeting gibt es eigentlich nur 3 Regeln, die über Wohl oder Wehe entscheiden:

  1. Kein Meeting ohne strikte Zeitbegrenzung
  2. Kein Meeting ohne Tagesordnung
  3. Kein Meeting ohne, dass am Ende klar ist: Wer macht was bis wann?

Die Regeln sind einfach, das Schwierige ist ihre konsequente Durchsetzung und die gelingt nur über klare Verantwortlichkeiten. So demokratisch wie gute Meetings sein können und sollen, bei der Durchsetzung dieser Regeln wird die Demokratie in den meisten Kontexten zurückstehen müssen.  Oder anders: Gute Führung ist gefragt.

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Was muss gute Tagesplanung leisten?

Lesezeit ca. 3:10 min

Analog? Digital? Hauptsache überhaupt Tagesplanung
Analog? Digital? Hauptsache überhaupt Tagesplanung

Wir haben an anderer Stelle bereits des Öfteren das Hohelied der Tagesplanung gesungen. Aber was gehört denn eigentlich dazu, damit ein Tagesplan ein guter Tagesplan ist? Soviel schon einmal vorab: Der Schritt, Ihre Aufgaben, Termine und Ihre sonstigen Erledigungen in einem einzigen Plan unterzubringen, also Tagesplanung zu betreiben, wird Ihr Leben positiv verändern. Das, was es dabei zu beachten gilt, ist eigentlich „nur“ angewandter gesunder Menschenverstand.

Tagesplan: Was muss rein?

Ein expliziter Tagesplan macht nur wirklich Sinn, wenn er „alles“ zusammenführt, was heute dran ist: alle Termine, alle Aufgaben, die ich für heute verplanen will oder muss und eben auch alles andere, für das ich Zeit brauchen werde. So weit, dass ich plane, wie lange ich morgens zum Duschen brauche, muss es nicht gehen, aber die Mittagspause und die privaten Erledigungen nach Arbeitsschluss plane ich eigentlich immer mit, sonst – so die Erfahrung – klappen diese Dinge nicht. In Sondersituationen (wie zum Beispiel einer Teilzeit-Elternzeit) kann es durchaus sinnvoll sein, viel weiter gehen, im Normalfall verplane ich die Zeit zwischen Ankunft im Büro und Abendessen.

Tagesplanung: Realismus zuerst

Tagesplanung ist dann erfolgreich, wenn sie realistisch ist. Wenn ich regelmäßig meinen Tagesplan über Gebühr vollpacke, wird das Ergebnis fast sicher frustrierend ausfallen. Der Ärger darüber, den Plan nicht erfüllt zu haben, kann zwar durchaus hilfreich sein, aber nur als Grund, etwas an meinen Prioritäten oder meiner Planungsweise zu ändern. Will ich die Vorteile von Tagesplanung für mich nutzen, komme ich nicht umhin, realistisch einschätzen zu lernen, wie lange ich für etwas brauche. Die meisten von uns tendieren dazu, die Zeit, die wir für etwas brauchen, zu unterschätzen. Nicht umsonst hat die eigentlich präzise Bitte „Gib‘ mir 5 Minuten“ in der Realität so unterschiedliche Zeitspannen des Wartens zu folge. Wenn wir merken, dass wir ständig unserem Plan hinterherlaufen, ist es Zeit, das Bauchgefühl einige Tage lang durch die Stoppuhr zu ersetzen und tatsächlich zu überprüfen, ob die E-Mail, die ganz locker in 5 Minuten geschrieben ist, nicht doch eher 15 Minuten dauert.

Tagesplanung: Puffer, Anfahrtszeiten und Co.

Zum Realismus bei der Planung gehört auch, nicht zu eng zu planen. Die kleinen Störungen des Tages (Telefon, Kollegen in der Tür etc.) haben wir nur sehr begrenzt im Griff. Was wir aber tun können, ist, durch Pufferzeiten dafür zu sorgen, dass die Auswirkungen solcher Unterbrechungen begrenzt bleiben und nicht zur ständigen Gefahr für den gesamten Plan werden. Erst recht sollte ich den Planungsrealismus aber dort walten lassen, wo ich Dinge vorhersehen kann: Wenn ich weiß, dass ich ungefähr 20 Minuten Anfahrt zum Nachmittagstermin haben werde, aber nur 10 Minuten dafür einplane, habe ich mir ein vermeidbares Problem geschaffen. Oder nehmen wir den Ärger über das zeitvernichtende Meeting, das statt 60 Minuten nur 30 Minuten gedauert hätte, wenn ich mich vorher 5 Minuten hingesetzt hätte, um es ordentlich vorzubereiten. Überhaupt Meetings: Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass selbst die knappste Vorbereitung à la „3 Dinge, die ich im Meeting unbedingt geklärt haben will“ Ihnen praktisch in jeder Konferenz einen strategischen Vorteil verschafft? Aber – Sie ahnen es mittlerweile – auch diese 5 Minuten direkter Vorbereitung (oder auch: direkter Nachbereitung!) müssen Sie sich aktiv nehmen, die kommen nicht von allein.

Tagesplan: Analog oder digital?

Die Frage, ob Tagesplanung analog oder digital, im Kalender des Mailprogramms, in der Planungs-App oder mit Papier und Stift besser funktioniert, ist allgemeingültig vermutlich nicht zu entscheiden. Welches Werkzeug Sie zur Planung verwenden, sollte von zwei Aspekten abhängig sein:

  1. Was liegt Ihnen am nächsten? Planung muss Ihnen leicht von der Hand gehen, sonst werden Sie sie auf Dauer nicht machen. Wenn also Notizbuch und Stift ohnehin Ihr Lieblingswerkzeug sind, ist die Sache ebenso klar, wie wenn Sie sofort an Ihren Outlook-Kalender denken.
  2. Was haben Sie ohnehin schon? Neues Werkzeug nur anzuschaffen, wenn das vorhandene seine Aufgabe nicht erfüllt, klingt angesichts der vielen blinkenden, glitzernden Apps vielleicht etwas verstaubt. Aber: Zeit, die statt in die Arbeit an Ihren Aufgaben in die Beherrschung eines neuen Werkzeugs fließt, muss schon sehr gut begründet sein.

Tagesplanung: Das wichtigste zum Schluss

Das wichtigste bei der Tagesplanung ist das Bewusstsein, dass die Erstellung eines Plans Sie weder mit der Erkenntnis in die verschlungenen Pfade der Vorsehung, noch mit göttlicher Schöpfungskraft versieht. Sprich: Ihre Tagespläne können noch so gut und realistisch sein, es wird Tage geben, an denen sie nicht aufgehen. Der einzige Ort, in dem ein Plan theoretisch immer funktionieren kann, ist ein Labor und wer will dort schon leben?

Ja, wenn Ihre Tagesplanung dauerhaft nur Frust bringt, weil Sie jeden Abend mit dem Gefühl von „Schon wieder nicht geschafft“ nach Hause gehen, sollten sie Ihre Planung überdenken (siehe oben). Aber die dezidierte Erwartung, dass ein Plan immer funktioniert, ist unsinnig. Etwas Demut gehört schon dazu, aber das ist ja nicht nur bei der Planung so…

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Start with why? Das Warum in den Tag bekommen

Lesezeit ca. 3:00 min

Start with Why - Jeden Tag Warum?
Start with Why – Jeden Tag Warum?

Das Warum lässt uns noch nicht ganz los. Ich gebe es zu, Simon Sinek hat einen Nerv getroffen, mit seinem „Start with Why“. Aber da sind wir ja in guter Gesellschaft. Nach wie vor geht es uns darum, nicht beim „Start“ stehenzubleiben, sondern zu versuchen, unser „Why“ (=unsere Ziele, das, was uns wichtig ist) auch zu erreichen. Heute also: Wie schaffen wir es, unser Warum auch wirklich in unseren Tag zu bekommen? Denn – bis dahin waren wir letzte Woche gekommen – um ein Ziel zu erreichen, müssen wir an ihm arbeiten. Oder anders: Was nützt es mir, mein Warum zu kennen, wenn es in dem, was ich täglich tue, keine Rolle spielt?

Das Warum in den Tag bekommen: Ziele festhalten

Nehmen wir also einmal an, wir wissen, was unsere Ziele sind; beruflich oder auch privat. Um ihnen eine faire Chance zu geben, müssen wir sie zunächst festhalten. Das klingt einfach und ist es auch; grundsätzlich genügen dazu Stift und Papier. Zwei Dinge gibt es meiner Erfahrung nach aber zu beachten:

  1. Zu Beginn des zweiten Semesters (laaang ist’s her…) habe ich mal meine Ziele für das nächste Jahr aufgeschrieben. Sah gut aus, fühlte sich auch gut an. Das resultierende Blatt Papier habe ich dann allerdings erst zweieinhalb Jahre später an der Pinnwand „wiedergefunden“, als ich diese in einer Umzugskiste verstauen wollte. Ziele an einem Ort zu formulieren, den wir nicht im Blick haben, macht also wenig Sinn.
  2. Aber unsere Ziele einfach zu unseren Aufgaben in die To Do-Liste zu schreiben, ist ebenfalls problematisch, denn wir vermischen hier Dinge, die nicht zusammengehören. Um ein extremes Beispiel zu bringen: An „Die Welt verbessern“ und „Milch kaufen“ werden Sie nicht in gleicher Weise herangehen. Der Effekt der Vermischung ist entweder der, dass unsere Ziele in unseren Aufgaben untergehen (die Gefahr ist ohnehin groß im Klein-Klein des Tagesgeschäfts). Oder – ebenso fatal -, dass uns der Blick auf unsere (nicht erreichten) Ziele vom konzentrierten Abarbeiten unserer Aufgaben ablenkt.

Das Warum in den Tag bekommen: Ziele zu Aufgaben machen

Was für die Methode gilt, Ziele festzuhalten, gilt analog auch für die Art und Weise, Ziele zu Aufgaben zu machen: Was das richtige Hilfsmittel für Sie ist, hängt von Ihrer Arbeitsrealität ab. Die entscheidende Frage bei der Übersetzung von Zielen in Aufgaben ist die, ob und wann etwas „dran“ ist. Diese Frage hat zwei Komponenten: Zunächst müssen Sie Klarheit über das „etwas“ bekommen. Damit ist gemeint, dass um ein Ziel erreichen, meist mehrere Schritte zu gehen, also Aufgaben zu erledigen sind. Und um diesen Weg zum Ziel zu beschreiten, müssen Sie Klarheit über den jeweils nächsten anstehenden Schritt bekommen. Am oft gehörten „Ziele herunterbrechen“ ist grundsätzlich nichts falsch. Diejenige mit ihrem Ziel verknüpfte Aufgabe, die in Ihre Aufgabenliste gehört, ist aber die, die zuerst ansteht und nicht so sehr die, bis zu der es noch 5 gegangener Schritte zuvor bedarf.

Und auch der nächste Schritt auf meinem Weg zum Ziel muss nicht zwingend heute dran sein. Es kann sehr viel sinnvoller sein, meine Aufgabenliste nicht mit einer weiteren Aufgabe zu verlängern – auch wenn es die richtige ist – wenn ich schon genau weiß, dass ich erst in einer Woche Zeit für ihre Erledigung haben werde. Das geradezu klassische Instrument der Wiedervorlage zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft, dass nicht ohne Grund in vermeintlich modernen Werkzeuge wie Gmail (wieder) zu finden ist, ist oftmals die bessere Wahl, als das direkte Einspeisen in die Liste der aktuellen Aufgaben. Denn eine (zu) lange Aufgabenliste kann durchaus und unnötiger Weise demotivierend wirken.

Freiheit für Ihr Warum: Ziele im Tagesplan

Über das Festhalten Ihrer Ziele und die Entscheidung, welcher Schritt auf dem Weg zum Ziel jeweils „dran“ ist, haben Sie Ihr Warum nun sozusagen bis zur Startlinie gebracht. Und jetzt kommt es darauf an: Sie können alle vorbereitenden Schritte optimal in Ihrem System umgesetzt haben, dennoch entscheidet der nächste Schritt letztlich darüber, ob Ihr Warum wirklich Teil Ihrer Realität wird, oder nicht: Es geht darum, die Aufgaben, die Sie Ihren Zielen näher bringen, auch wirklich in Ihrem Tagesplan ankommen zu lassen. Tagesplan? Klingt irgendwie nach Schule; eng und fremdbestimmt. Das Gegenteil ist der Fall: Ein realistischer Tagesplan ist vermutlich dasjenige Instrument der Selbstorganisation mit der größten Hebelwirkung. Nichts sonst wir Ihnen so viel Freiheit für Ihr Warum einräumen, wie ein vernünftig geplanter Tag.

Nächste Woche steht er daher im Mittelpunkt, der Tagesplan.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Start with Why? Sinn und Selbstorganisation

Lesezeit ca. 2:30 min

Start with Why - Sinn und Selbstorganisation
Start with Why – Sinn und Selbstorganisation

Letzte Woche hatte ich mich dazu hinreißen lassen, einige eher allgemeine Überlegungen zu Simon Buch Sineks „Start with Why“ anzustellen. Heute wird es persönlich; vielleicht wird es sogar etwas weh tun. Die Frage lautet: Wie steht es um die Beziehung zwischen meinem „Warum“ und meinem „Wie“? Wie beeinflussen die Beweggründe meines Handelns die Art und Weise, wie ich mich selbst organisiere und umgekehrt? Kurz: Was hat das Warum mit der Selbstorganisation zu tun?

Das Warum als Motivation

Das Grundverhältnis zwischen Wie und Warum erscheint recht einfach: Selbstorganisation ist für die meisten von uns ein Thema mit Höhen und Tiefen; mal priorisiere und plane ich konsequent, mal eben nicht (wenn überhaupt).  An anderer Stelle hatte ich daher ausgeführt, dass es letztlich ums Dranbleiben geht: Ich muss neue Gewohnheiten schaffen, um die Vorteile vernünftiger Selbstorganisation für mich nutzen zu können. Aber neue Gewohnheiten schaffen sich nicht über Nacht, auch wenn (oder vielleicht gerade weil ;-)) sie gut für mich sind. Ich denke, Sie wissen, was kommt: Sie werden sich mit dem Dranblieben (oder auch mit dem wieder Anfangen) leichter tun, wenn Sie sich über das Warum im Klaren sind. Intrinsische Motivation ist nun mal die beste.

Die dunkle Seite: Selbstorganisation als Indikator

Wir haben es also in dieser Warum-Wie-Beziehung gewissermaßen mit einem Spiegelbild der Warum-Was-Beziehung zu tun: Ich werde grundsätzlich das, was ich tue, eher und dauerhafter tun, wenn ich von seinem Sinn überzeugt ist, oder mir „Sinn gibt“. Dementsprechend sieht auch die „dunkle Seite“ der Grundbeziehung zwischen meiner Selbstorganisation und meinem Warum aus: Wenn ich trotz dauerhafter, ernsthafter Bemühungen das Gefühl habe, das ich meinen (Arbeits-)Tag nicht in den Griff bekomme. Wenn ich routinemäßig das System, das ich mir zur Verbesserung meiner Selbstorganisation geschaffen habe, umgebe und „betrüge“, dann kann das zwei Gründe haben: Entweder das System passt nicht zu mir oder zu meiner Arbeitssituation und ich sollte es anpassen. Oder – und das wäre so einer der anfangs vermuteten Schmerzpunkte – das was ich tue hat mit dem, was ich eigentlich tun will, mit meinen Zielen, einfach zu wenig zu tun. Die Konsequenzen müssen wir hier, denke ich, nicht ausbuchstabieren. Aber ohne das Feld der Selbstorganisation mit zu viel Bedeutung aufladen zu wollen, kann die Tatsache, dass ich trotz bester und einfachster Werkzeuge meine Prioritäten, meine Aufgaben oder meinen Tag nicht in den Griff bekommen, eben auch ein Problem anzeigen, das außerhalb der Sphäre von Tagesplan und To Do-Liste liegt.

Start with Why: Wie kommt mein Warum in meinen Tag?

Nehmen wir also an, Sie haben eigentlich Klarheit über ihr „Why“; sie wissen, warum Sie morgens aufstehen und manchmal erst spät abends nach Hause gehen. Zunächst einmal herzlichen Glückwunsch! In dieser Situation sind wir längst nicht alle. Sie können nun also ganz wörtlich mit Ihrem Warum starten. Unabhängig davon, ob ihr Warum mit ihren konkreten Zielen identisch ist oder ob diese sich von jenem ableiten, ist es mit dem Starten aber nicht getan. Einerseits lehrt uns die Erfahrung, dass die Chance auf Verwirklichung meiner Ziele steigt, wenn ich in der Lage bin, sie hinreichend konkret zu formulieren. Die Welt zu verbessern ist – ganz ehrlich – ein mögliches Warum und auch ein gutes Ziel. Angesichts des IST-Zustands des Planeten (und das war schon immer so; früher war – da bin ich sicher – NICHT alles besser) ist dieses Ziel, wird es nicht konkretisiert, aber wohl eher geeignet, mich zu blockieren, denn mich anzutreiben. Und:  auch das konkreteste und am besten zu meinem Warum passende Ziel ist eines nicht: ein Selbstläufer. Um ein Ziel zu erreichen, müssen wir an ihm arbeiten.

Nächste Woche also ganz konkret: Wie schaffe ich es, sicherzustellen, dass ich nicht nur Ziele habe, sondern an ihrer Verwirklichung arbeite. Wie kommt mein Warum in meinen Tag?

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.