Keine Angst vor der Priorisierung!

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Geschafft! Keine Angst mehr vor dem Priorisieren.
Geschafft! Keine Angst mehr vor dem Priorisieren.

Angst vor der Priorisierung. Das war unser Thema in der letzten Woche. Wie kommt es, hatten wir gefragt, dass diese „Killer-Strategie“ der Selbstorganisation oft ein Hindernis, kein Hilfe darstellt und uns sogar veritable Angst einjagen kann? Gut zu wissen, dass es nicht nur mir so geht, haben Sie vielleicht gedacht, aber was kann ich dagegen tun. Richtige Frage, daher heute: Eine konkrete Strategie, damit die Angst vor der Priorisierung bald der Vergangenheit angehört.

Priorisierung: Was soll schon passieren?

Eine wichtige Erfahrung, die wir vermutlich alle als Kinder gemacht haben, ist: Zwischen Angst und keiner Angst liegt oft nicht mehr als ein Druck auf den Lichtschalter. Bei Tages- oder zumindest Lampenlicht verwandeln sich die meisten Nachgespenster wieder in Bettlaken und das gilt auch für die Priorisierung: Ja, um vernünftig zu priorisieren kommen wir nicht daran vorbei, uns unsere aktuellen Aufgaben, unsere derzeitige Arbeitsrealität in vollem Umfang bewusst zu machen. Das kann bedeuten, dass wir uns vor einem großen Berg wiederfinden, an dessen Abtragung wir eigentlich schon längst hätten arbeiten wollen. Aber aufgepasst: Der Berg wird nicht dadurch höher, dass wir ihn uns in seiner Gänze ansehen. Wenn er hoch ist, war er das schon vorher. Und wenn wir alle unsere aktuellen Aufgaben auflisten, um sie zu priorisieren, werden es genauso viele sein, wie vorher. Mit einem Wort: Was soll schon passieren?

Priorisierung: Was kann passieren?

Auch durch das Priorisieren der Liste an sich werden wir unsere Situation keinesfalls verschlechtern. Im Gegenteil: Auflisten und Priorisieren führen bei mir in 8 von 10 Fällen zu zwei Dingen:

  1. Ich stelle fest, dass sich einige Aufgaben erledigt haben.
  2. Ich stelle fest, dass einige Aufgaben weder wichtig noch dringend sind und folgerichtig nichts auf meiner Liste zu suchen haben.

Priorisierung muss einfach sein: 3 Schritte

Wenn wir etwas nicht tun wollen, fällt es uns umso leichter, uns davor zu drücken, je aufwändiger und zeitraubender diese Aufgabe ist. Schon darum muss Priorisieren so einfach wie möglich sein.  Daher:

  1. Alle Aufgaben in nur einer Liste sammeln. (Ob digital oder analog ist erst einmal egal, es hat allerdings Vorteile, wenn die Liste per Computer kopierbar ist, vgl. HIER)
  2. Choicing.de aufrufen und Liste komplett priorisieren.
  3. Choicing-Liste ausdrucken und anfangen, die Liste abzuarbeiten.

Gewohnheit siegt: Täglich priorisieren

Die Hirnforschung lehrt uns, dass unser zentrales Denkorgan am liebsten auf Autopilot fliegt. Das Gehirn ist ein Gewohnheitstier. Der eigentliche Schlüssel, um die Angst vor der Priorisierung loszuwerden und das riesige Potential dieses Werkzeugs zu nutzen, ist daher, das Priorisieren zu einer Gewohnheit zu machen. Nichts macht uns weniger Angst, als das Gewohnte! Also: Priorisierung ja und zwar bitte täglich. Fangen Sie direkt heute an, nach wenigen Wochen werden Sie merken, dass aus dem Angst-Grund Priorisierung ein „neues Normal“ geworden ist. Glückwunsch schon einmal!

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Die Angst vor der Priorisierung

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Die Angst vor der Priorisierung
Die Angst vor der Priorisierung

Einer der Gründe, warum die wenigsten von uns im (Arbeits-) Alltag wirklich priorisieren, ist, dass Priorisierung – entgegen anders lautender Behauptungen – nicht trivial ist. Aber es gibt ein weiteres Hindernis, konsequent auf das vielleicht mächtigste Einzel-Element der Selbstorganisation, die Priorisierung, zu setzen: Angst.

Warum Priorisierung uns Angst macht

Ok, bereit für eine unangenehme Wahrheit? Wir alle sind zu einem guten Teil nicht so sehr gesteuert von unseren Wünschen und Träumen, sondern von unseren Ängsten. Sicherlich, das trifft für einige Menschen eher zu als für andere, aber die Zahl derer, die ohne rot zu werden sagen können, dass ihre Ängste keine Macht über ihr Tun haben, ist extrem gering. Und Dinge, vor denen wir Angst haben, tun – natürlicher Weise – weder gern noch oft. Warum aber kann konsequente Priorisierung uns Angst machen?

Priorisierung ist schwer zu ignorieren

Da gibt es gleich mehrere Gründe und alle haben mit den Stärken konsequenter Priorisierung zu tun. Zum einen: Eine priorisierte Aufgabenliste ist eine Liste von Dingen, über deren Wichtigkeits-Rangfolge ich mir Gedanken gemacht habe. Das bedeutet, dass ich mich schwertun werde, diese in der Liste ausgedrückte Reihenfolge zu ignorieren. Und das wiederum bedeutet, dass diejenigen Elemente auf der Liste, die ich – aus welchen Gründen auch immer – nicht gern tue, noch deutlicher Aufmerksamkeit verlangen, als ohnehin schon. Besonders dann, wenn sie im Prozess des Priorisierens eine hohe Priorität erhalten haben, also weit oben auf der Liste stehen. Klingt vertraut? Nun, dann der nächste Punkt vielleicht ebenfalls.

Priorisierung offenbart, was (noch) zu tun ist

Die Grundvoraussetzung für sinnvolle, konsequente Priorisierung ist, dass ich meine aktuellen Aufgaben in einer einzigen Liste zusammentrage. Wenn ich priorisiere, komme ich also nicht umhin, mir all das vor Augen zu führen, was ich im Moment zu tun habe. Und das kann sehr viel sein. So ein Berg an Aufgaben kann für sich bereits einschüchternd wirken. Hinzu kommt oftmals, dass einige der Dinge auf der Liste vielleicht bereits seit geraumer Zeit auf ihre Erledigung warten, ein weiterer potentieller Dämpfer. Also lassen wir doch lieber die Finger von der Priorisierung, oder?

Was tun gegen die Angst vor der Priorisierung?

Nein, die Angst, die uns konsequente Priorisierung machen mag, ist alles andere als ein Grund, nicht zu priorisieren. Im Gegenteil. Es ist ein Grund, uns eine Strategie zu überlegen, wie wir unserer Angst begegnen können. Und der erste Schritt dabei ist – genau wie im dunklen Keller- das Licht anzuschalten und die Dinge mit etwas Abstand genauer zu betrachten. Und das erste, das uns entgegenspringt ist die Frage: Was soll eigentlich Schlimmes passieren? Wenn wir den Sprung wagen, unsere Aufgaben zu priorisieren und uns dabei auf die ungeschminkte Wahrheit über unsere aktuelle Arbeitsrealität einlassen, wird es uns in keinem Fall schlechter gehen als davor. Denn sind wir ehrlich: Wenn wir zu denjenigen gehören, die diese Überlegungen nachvollziehen können, ist die Angst ohnehin ein alter Bekannter. Kurz: Es kann eigentlich nur besser werden.

Was wir ganz konkret tun können, um aus dieser Angst-Falle herauszufinden und die Stärken der Priorisierung für uns zu nutzen, werden wir nächste Woche an dieser Stelle betrachten.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Auf Outlook 365 wechseln: (Kein) Grund zur Sorge?

Lesezeit ca. 1:50 min

Outlook 365 3 Spalten-Ansicht
Outlook 365 – 3 Spalten-Ansicht

Wenn man mich nach meinem wichtigsten Arbeitswerkzeug fragt, ist die Antwort einfach: Outlook. Ich würde so weit gehen, zu sagen, dass ich mit einer funktionierenden Outlook-Installation und einem Telefon über 80% meiner Aufgaben erledigen könnte.

Mein erstes Outlook: Schreibtisch-Diktator und Angstquelle

Das heißt aber nicht, dass ich immer gut auf Outlook zu sprechen war. Meine ersten Erfahrungen mit Outlook endeten mit einem ewig vollen Posteingang, einer riesigen, ungepflegten Aufgabenliste und regelrechter Angst, das Programm zu öffnen, weil ich genau wusste, was mich erwarten würde: Ein völlig zugemüllter Schreibtisch-Diktator, der mich vor allem jeden Tag an all das erinnerte, was noch nicht erledigt war.

Outlook 2010: Mein erstes gut eingerichtetes E-Mail-Programm

Das änderte sich erst mit AGILEMENT: Ende 2014 hatte ich eine Outlook 2010-Installation (meine zweite nach einem Festplatten-Crash), bei der ich das Gefühl hatte, dass sie mich unterstützt und effektiver macht, statt mich zu nerven und mir ein schlechtes Gewissen zu machen. Und da meiner Ansicht nach neue Werkzeuge solange nicht nötig sind, wie die alten gut funktionieren, blieb ich Outlook 2010 selbst dann noch treu, als mir Ende 2017 unser Office-Spezialist erklärte, dass unser Exchange-Server es mir nicht mehr erlauben würde, Dateien in Terminen zu speichern, solange ich nicht mindestens auf Office (und damit Outlook) 2016 wechselte.

Der Schritt zu Outlook 365: Erste Eindrücke aus der Praxis

Direkt vor meinem Sommer-Urlaub in diesem Jahr war es allerdings soweit: Mein Rechner zeigte die typischen Symptome einer nötigen Windows-Neuinstallation (er wurde immer langsamer, trotz der üblichen Bereinigungs-Tricks), also fasste ich mir ein Herz (ok, ich weiß, es klingt albern, aber ich habe nun einmal grundsätzlich Angst vor Veränderungen an einem – eigentlich – funktionierenden System) und beschloss, zu Office 365 und dem neuen Outlook zu wechseln. Nach einigen Problemen, die mich durch den Urlaub begleiteten (die aber nichts mit Outlook zu tun hatten, dazu mehr in Kürze) und den immer noch üblichen Ärgernissen (mein Liebling: Die Outlook-Datendatei umfasst keine Ansichts-Einstellungen, Signaturen und einige andere äußerst wichtige Dinge) muss ich sagen: Ich fühle mich nach 2 Wochen Nutzung bereits wieder zu Hause im neuen Outlook. Wechsel-Angst unbegründet; ein Glück…

Nächste Woche:  Meine konkreten Empfehlungen für eine effiziente Outlook 365-Einrichtung.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Das Geheimnis der Selbstorganisation: Dranbleiben

Lesezeit ca. 1:35 min

Das Geheimnis der Selbstorganisation: Dranbleiben
Das Geheimnis der Selbstorganisation: Dranbleiben

In einem Wort: Was ist das Geheimnis gelingender Selbstorganisation? Die Antwort ist so banal wie hart: Dranbleiben.

Dranbleiben an der Selbstorganisation

Banal, weil „Es wird nichts Gutes, außer man tut es.“ natürlich auch für alle Strategien und Methoden für Selbstorganisation und Zeitmanagement gilt. Sie können das beste Priorisierungs-Werkzeug der Welt in den Händen halten, wenn Sie es nicht benutzen, nützt es Ihnen auch nichts. Hart, weil es ziemlich einfach ist, sich in einem Anflug von Motivation (oder: genügendem Leidensdruck) sinnvolle Techniken für E-Mail und Aufgaben-Management, Tagesplanung usw. einmal anzueignen. Etwas ganz anderes ist es, diese, vielleicht in einem Seminar erlernten Methoden täglich und konsequent anzuwenden.

Selbstorganisation zur Gewohnheit machen

Eine Lösung für ein Problem erkannt zu haben, verwechseln wir nun einmal allzu gern mit ihrer Durchführung, das scheint Teil der menschlichen Natur zu sein. (Glückwunsch, wenn das bei ihnen nicht so ist!) Der Weg vom „ich müsste eigentlich“ zum „ich mache täglich“ kann unendlich weit sein. das ist auch kein Wunder, denn die Hirnforschung lehrt uns, dass unser Gehirn ein extrem Gewohnheits-affines Organ ist. Gewohnheiten sind sozusagen der Auto-Pilot, der den Kapitän von allem entlastet, was auch „nebenbei“, also ohne beziehungsweis mit nur wenig aktiver Anstrengung funktioniert.

The Power of Habit

Die gute Nachricht: wir können diese hoch effiziente Tendenz unseres Gehirns nutzen und uns selbst neue Gewohnheiten schaffen. Und zwar einfach, indem wir dem berühmten Diktum des französischen Philosophen Blaise Pascal aus dem 17. Jahrhundert analog folgen: „Knie nieder, bewege die Lippen zum Gebet, und Du wirst glauben.“ Im Klartext: Vielleicht müssen wir uns eine Weile lang einfach zwingen, jeden Tag einen Tagesplan zu erstellen oder immer unser E-Mail-Postfach mit LEAD zu lehren. nach einer Weile werden diese Tätigkeiten „in Fleisch und Blut“ übergegangen sein und wir haben unserem Auto-Piloten neue Funktionen hinzugefügt.

Wen das Thema „Gewohnheiten“ interessiert, dem sei das mittlerweile fast zum Klassiker gewordene Buch „The Power of Habit“ von Charles Duhigg empfohlen. Aber Vorsicht: Auch lesen und verstehen ersetzen das Dranbleiben nicht ;-).

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

AGILEment: Aufgaben blitzschnell und mit Spaß priorisieren – Choicing

Lesezeit ca. 0:15 min

AGILEment-Aufgaben blitzschnell und mit Spaß priorisieren: Choicing
AGILEment-Aufgaben blitzschnell und mit Spaß priorisieren: Choicing

Effektivität und Effizienz im Tagesgeschäft erreicht man nur durch das Abarbeiten von priorisierten Aufgaben. Aber das Erstellen von vielen nach Priorität sortierten Aufgaben-Listen war zu zeitraubend. Und so entwickelte Benjamin AGILEment Choicing; die blitzschnelle Priorisierung mittels einfacher Auswahl.

AGILEMENT Webinar: Ernst machen mit der Selbstorganisation

Lesezeit ca. 0:25 min

AGILEMENT Webinar - Ernst machen mit der Selbstorganisation
AGILEMENT Webinar – Ernst machen mit der Selbstorganisation

Wie beginne ich, wenn ich wirklich ernst machen will mit Selbstorganisation nach AGILEMENT? Was mache ich am ersten Tag, was am zweiten? Was danach?

Im AGILEMENT Webinar am 29.06. habe ich versucht, Schritt für Schritt und Tag für Tag genau diese Frage zu beantworten. Konkret geht es um folgendes:

1. Aufräumen (Posteingang, E-Mail-Programm, Schreibtisch)
2. Eine vernünftige Aufgabenverwaltung
3. Priorisierung
4. Ausblick: Ziele, wiederkehrende Aufgaben, Tagesplanung

Das Video zeigt die komplette Aufzeichnung dieses Webinars.

Arbeit und Urlaub: Den Urlaub vorbereiten

Lesezeit ca. 2:15 min

Arbeit im Urlaub
Arbeit im Urlaub

An anderer Stelle hatte ich vor einiger Zeit das Thema „E-Mails im Urlaub“ beleuchtet. Heute möchte ich gewissermaßen einen Schritt zurücktreten, denn die Frage lautet für viele von uns in den nächsten Wochen: Wie schaffe ich es, die Arbeit in der letzten Woche vor dem Urlaub so zu gestalten, dass der Urlaub zumindest eine faire Chance besitzt, mich zu erholen?

Arbeit und Urlaub: der Disclaimer

Da die Gegenwart mehr und mehr aus Disclaimern besteht, hier auch einer zum Thema Arbeit und Urlaub: Wenn Sie zu denjenigen gehören, die sich fragen, warum Erholung im Urlaub ein Problem sein sollte: Wunderbar. Bitte nicht weiterlesen, Sie brauchen diesen Text nicht. Wenn Sie andererseits bereits jetzt denken: „Urlaub vorbereiten? Was für ein Unsinn! Work hard, play hard, der Rest ist für Weicheier!“, auch o.k., nichts dagegen. Merken Sie sich den Text einfach für den Zeitpunkt vor, wenn die Dinge mal nicht mehr so einfach sind. Für alle anderen: lassen Sie uns zur Sache kommen.

Dem Urlaub eine Chance geben

Worum geht es also? Es geht darum, dass für uns die Arbeit ein wichtiger Teil des Lebens ist, dass wir aber eben auch Erholungspausen brauchen, nicht zuletzt, um produktiv zu sein (Verweise auf zahlreiche einschlägige Studien zum Thema finden sich hier). Und gerade Menschen, die im Beruf unter starker Beanspruchung stehen, werden im Urlaub überdurchschnittlich oft krank (man spricht tatsächlich von „leisure sickness„). Der Körper merkt, dass er sich nun eine Pause gönnen kann, während er vorher auf „Funktionieren um jeden Preis“ eingestellt war.

Vor dem Urlaub: Arbeit klar priorisieren

Einmal ganz davon abgesehen, wie man mit der Arbeit im Urlaub umgeht, geht es also zuvor darum, überhaupt erholsamen Urlaub zu ermöglichen, statt krank im Bett zu liegen. Sprich: in der letzten Woche vor dem Urlaub noch einmal 150% Prozent zu geben, um die gesamte To Do-Liste abgearbeitet zu haben, wenn der Flieger geht, ist wenig empfehlenswert. Vielmehr sollte uns in der Woche vor dem Urlaub vor allem eine Frage beschäftigen: Was MUSS (nicht: „wäre schön“) wirklich noch vorher erledigt werden? Es geht also in erster Linie um klare, konsequente Priorisierung.

Die Woche vor dem Urlaub: Empfehlung

Meine Empfehlung also: Eine Woche vor dem Urlaub hinsetzen, To Do-Liste aufräumen und einmal komplett durchpriorisieren (zum Beispiel mit www.choicing.de) mit der Frage im Kopf „Was muss zwingend noch vor dem Urlaub?“. Und dann: Hart bleiben – vor allem mit sich selbst – und wirklich erst einmal die Dinge tun, die sein müssen. Natürlich werden bis zum Urlaub neue Aufgaben hinzukommen, aber das heißt nicht, dass sie auch bis zum Urlaub erledigt werden müssen, außer sie müssen wirklich.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Fußball und Selbstorganisation: Agil geht beides besser

Lesezeit ca. 2:50 min

Fußball und Selbstorganisation: Agil geht beides besser

Fußball und Selbstorganisation: Agil geht beides besserJa, vermutlich mache ich mich mit dem Titel „Fußball und Selbstorganisation: Beides geht agil besser“ schuldig. Schuldig entweder, einen aktuellen Anlass (= Die Fußball-Weltmeisterschaft) zu benutzen, um mehr Aufmerksamkeit auf die eigene Sache zu lenken. Oder schuldig der „déformation professionelle“, der Berufskrankheit, zu große Teile des Weltgeschehens durch die eigene Brille zu sehen. Aber offen gesprochen: es ist mir egal. Ich bin nun einmal der Ansicht, dass erstens der Sport ein Gebiet der Wirklichkeit ist, aus dem sich oft etwas lernen lässt und zweitens die Vorstellung der deutschen Nationalmannschaft in Russland wenigstens irgendeinen Sinn haben muss. Also: Vorsicht in den Wind; here we go; Fußball, Selbstorganisation,agil , da muss doch eine Geschichte draus werden ;-).

Planlos und ohne Mittel

Zwischen etwa 1994 und 2004 konnte man dem Fußball der deutschen Nationalmannschaft vor allem Planlosigkeit und fehlende Mittel vorwerfen, 2018 sieht es nach dem Gegenteil aus. „Wir“ hatten durch den kombinierten Einfluss von Jürgen Klinsmann und Joachim Löw (und vielen weiteren natürlich) sowohl bei den Mitteln (Fitness, Technik) als auch im Bereich Plan (Strategie, Taktik) soweit dazugelernt, dass Deutschland 2014 verdient (!) Weltmeister wurde. Und alle Löw-Hasser mögen sich bitte an die Zeit des Rumpelfußballs erinnern, als wir Oliver Kahn zum Titan machen mussten, um uns noch im Spiegel ansehen zu können. „Hinten sicher stehen und nach vorn hilft der liebe Gott“, so wurde gespielt.

Kontrolle ist gut…

Joachim Löw und Jürgen Klinsmann haben eines gemeinsam, was oft übersehen wird: Kontrollzwang. Während aber Jürgen Klinsmann diesen Wesenszug durch offen zur Schau gestellt Emotionalität ausglich, erstreckt sich der Perfektionismus bei Löw noch auf die letzten Details der Außenwahrnehmung. Wie anstrengend diese extreme Form der Selbstorganisation sein muss, merkte man an den Nasenbohr-Bildern vor einigen Jahren: Es musste einfach irgendwie raus, im wahrsten Sinne.

Agile Unberechenbarkeit vs. Angst vor dem Versagen

Die gleiche Kontrolle verhängte Löw auch über das Spiel der Nationalmannschaft und in der Tat: wenn dann noch Elemente wie Bastian Schweinsteigers Willen, Thomas Müllers agile Unberechenbarkeit, das Tempo von Philipp Lahm und die Perfektion von Manuel Neuer hinzukommen, kann großes entstehen. Wenn der letzte Wille aber fehlt, bleibt schnell vor allem eines: Jeder verlässt sich auf den großen, perfekten Plan, den man doch hat. Selbstbewusstsein wendet sich in arrogante Pomadigkeit und dann, wenn es nicht läuft, ist die Angst vor dem Versagen plötzlich größer als der Wille, etwas dagegen zu unternehmen. Wer dieses Gefühl schon einmal hatte, wird vorsichtig sein mit der Spieler-Schelte nach dem Debakel in Russland.

Ohne Agilität ist alles nichts, auch Tiki-Taka

Den Spaniern ist es nun ähnlich ergangen und auch dort ist der Plan „absolute Spielkontrolle“ nicht aufgegangen weil eines fehlt, das die Mannschaften, die bisher überrascht haben, haufenweise besitzen: Agilität. Die Fähigkeit und den Willen, einerseits diszipliniert und planvoll aufzutreten, andererseits aber auch das, was kommt (denn es gibt ja immer noch eine Mannschaft auf dem Platz!), nicht hin-, sondern anzunehmen und das Beste daraus zu machen.

Annehmen, was wir nicht ändern können

Sporteiegnisse können ein starkes Wir-Gefühl auslösen, meist allerdings, wenn sie gut laufen. Versuchen wir es doch diesmal anders und nehmen die Art und Weise, wie die deutsche Mannschaft gescheitert ist, als kollektive Lehre für „uns“: Planen ist gut, Kontrolle auch, aber die Fähigkeit, nur bis zur nächsten Brücke zu denken und das, was wir nicht ändern können, anzunehmen und das Beste daraus zu machen, ist mindestens genauso wichtig. Agil zu bleiben, wie die Japaner gestern nach dem Ausgleichstor der Belgier, ist eine Tugend, die auch wir planverliebten Deutschen dringend nötig haben. Auf dem Platz wie am Schreibtisch.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Gründerwoche 2018 – AGILEMENT ist wieder dabei

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Gründerwoche 2018
Gründerwoche Deutschland 2018

Letztes Jahr war unser Seminar in der Gründerwoche ein voller Erfolg und hat viel Spaß gemacht! Darum möchten wir auch dieses Jahr wieder allen interessierten Gründerinnen und Gründern Werkzeuge und Strategien für einen effizienten, stressfreien und Ziel-orientierten Arbeitsalltag an die Hand geben:

Erreiche, was Dir wichtig ist!

Kostenloses AGILEMENT-Seminar im Rahmen der Gründerwoche:

Das sind unsere Kernthemen:

  • Posteingang in den Griff kriegen
  • Alle Aufgaben an einem Ort sammeln
  • Jeden Tag realistisch planen
  • Den nächsten Schritt Richtung Ziel gehen

Die Details zur Veranstaltung:

Ort

Vierraumladen
Cranachstr. 46
12157 Berlin-Friedenau

Datum

Freitag, 16. November 2018

Zeit

10 bis 17 Uhr

Anmeldungen über info@erhardt-kellner.de oder über die Website der Gründerwoche.

Hier geht’s zum Flyer-Download.

To Do-Liste: Wie und wo am besten Aufgaben verwalten?

Lesezeit ca. 2:15  min

To Do-Liste: Wie Aufgaben am besten verwalten?
To Do-Liste: Wie Aufgaben am besten verwalten?

Letzte Woche hatten wir uns darauf geeinigt, dass wir nur eine einzige To Do-Liste verwenden wollen. Die Gründe dieser minimalistischen Art der Aufgaben-Verwaltung hatte ich an dieser Stelle dargelegt. So weit so gut. Nun gibt es zahlreiche – man möchte sagen unzählige – Möglichkeiten, eine To Do-Liste zu führen; von Papier und Bleistift bis zu gefühlt 500 aktuellen Apps. Wie also verwaltet man seine Aufgaben am besten?

Grundsatz: To Do-Liste dort, wo ich arbeite

Fangfrage: Was ist das wichtigste an einer To Do-Liste? Dass sie wirklich alle meine Aufgaben enthält, damit mir keine Aufgaben „durchrutschen“? Richtig, daher das Plädoyer für eine einzige Aufgabenliste letzte Woche. Aber genügt das? Nein, natürlich nicht. Wenn ich dafür sorgen will, dass ich tatsächlich an den Aufgaben auf meiner To Do-Liste arbeite, muss ich sie dort führen, wo ich ohnehin arbeite.

E-Mails vs. Aufgaben

Wo das ist, hängt natürlich von meiner Arbeitsweise ab. Für mich ist dieser Ort das E-Mail-Programm. Es vergeht kein Tag im Büro, an dem ich dieses nicht verwende. Umso begeisterter war ich, als ich vor ca. 10 Jahren die Möglichkeiten der Aufgabenverwaltung in Outlook kennenlernte. Super, dachte ich. Alles an einem Ort; To Do-Listen-Problematik erledigt. Aber weit gefehlt: zumindest in meinem Fall waren bereits die de facto zwei Listen, die ich nun in Outlook hatte, eine zu viel: Ich war offenbar nicht in der Lage, neben dem E-Mail-Posteingang auch die Aufgabenliste im Auge zu behalten. Es war jedenfalls ein unangenehmer „Augenöffner“, dass ich ein Jahr nachdem ich mit der Outlook-Aufgabenliste zu arbeiten begonnen hatte, feststellen musste, dass ich im Prinzip Aufgaben dort zwar festgehalten, aber in mehr als die Hälfte der Fälle nicht bearbeitet, geschweige denn erledigt hatte.

E-Mails zu Aufgaben

Meine Reaktion auf diesen deprimierenden Befund war, den E-Mails die Schuld zu geben und zu versuchen, sie soweit wie möglich zu reduzieren. Warum das der falsche Ansatz war, ist eine andere Geschichte (die ich in diesem Vortrags-Video erzähle). Erst nach einigen Umwegen war klar, dass genau der umgekehrte Weg Sinn macht: Wenn Sie eine Sache, wie zum Beispiel E-Mails, nicht abschaffen können, warum nicht versuchen, sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen? Anders formuliert: Jede E-Mail, die ich bekomme, ist eine Aufgabe (und sei es nur „löschen“). Warum also nicht alle E-Mails zu Aufgaben machen und in einem einzigen Ordner zusammenfassen? Im Effekt habe ich einen E-Mail-Ordner namens „DO“, der meine einzige To Do-Liste ist und daher alle meine aktuellen Aufgaben enthält.

Bei mir heißt dieser Ordner „DO“ und damit er funktioniert, braucht es einen vernünftigen Ablauf, mit E-Mails umzugehen. Mehr zu diesem System (wir nennen es „LEAD“), findet sich hier.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.