Start with why? Das Warum in den Tag bekommen

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Start with Why - Jeden Tag Warum?
Start with Why – Jeden Tag Warum?

Das Warum lässt uns noch nicht ganz los. Ich gebe es zu, Simon Sinek hat einen Nerv getroffen, mit seinem „Start with Why“. Aber da sind wir ja in guter Gesellschaft. Nach wie vor geht es uns darum, nicht beim „Start“ stehenzubleiben, sondern zu versuchen, unser „Why“ (=unsere Ziele, das, was uns wichtig ist) auch zu erreichen. Heute also: Wie schaffen wir es, unser Warum auch wirklich in unseren Tag zu bekommen? Denn – bis dahin waren wir letzte Woche gekommen – um ein Ziel zu erreichen, müssen wir an ihm arbeiten. Oder anders: Was nützt es mir, mein Warum zu kennen, wenn es in dem, was ich täglich tue, keine Rolle spielt?

Das Warum in den Tag bekommen: Ziele festhalten

Nehmen wir also einmal an, wir wissen, was unsere Ziele sind; beruflich oder auch privat. Um ihnen eine faire Chance zu geben, müssen wir sie zunächst festhalten. Das klingt einfach und ist es auch; grundsätzlich genügen dazu Stift und Papier. Zwei Dinge gibt es meiner Erfahrung nach aber zu beachten:

  1. Zu Beginn des zweiten Semesters (laaang ist’s her…) habe ich mal meine Ziele für das nächste Jahr aufgeschrieben. Sah gut aus, fühlte sich auch gut an. Das resultierende Blatt Papier habe ich dann allerdings erst zweieinhalb Jahre später an der Pinnwand „wiedergefunden“, als ich diese in einer Umzugskiste verstauen wollte. Ziele an einem Ort zu formulieren, den wir nicht im Blick haben, macht also wenig Sinn.
  2. Aber unsere Ziele einfach zu unseren Aufgaben in die To Do-Liste zu schreiben, ist ebenfalls problematisch, denn wir vermischen hier Dinge, die nicht zusammengehören. Um ein extremes Beispiel zu bringen: An „Die Welt verbessern“ und „Milch kaufen“ werden Sie nicht in gleicher Weise herangehen. Der Effekt der Vermischung ist entweder der, dass unsere Ziele in unseren Aufgaben untergehen (die Gefahr ist ohnehin groß im Klein-Klein des Tagesgeschäfts). Oder – ebenso fatal -, dass uns der Blick auf unsere (nicht erreichten) Ziele vom konzentrierten Abarbeiten unserer Aufgaben ablenkt.

Das Warum in den Tag bekommen: Ziele zu Aufgaben machen

Was für die Methode gilt, Ziele festzuhalten, gilt analog auch für die Art und Weise, Ziele zu Aufgaben zu machen: Was das richtige Hilfsmittel für Sie ist, hängt von Ihrer Arbeitsrealität ab. Die entscheidende Frage bei der Übersetzung von Zielen in Aufgaben ist die, ob und wann etwas „dran“ ist. Diese Frage hat zwei Komponenten: Zunächst müssen Sie Klarheit über das „etwas“ bekommen. Damit ist gemeint, dass um ein Ziel erreichen, meist mehrere Schritte zu gehen, also Aufgaben zu erledigen sind. Und um diesen Weg zum Ziel zu beschreiten, müssen Sie Klarheit über den jeweils nächsten anstehenden Schritt bekommen. Am oft gehörten „Ziele herunterbrechen“ ist grundsätzlich nichts falsch. Diejenige mit ihrem Ziel verknüpfte Aufgabe, die in Ihre Aufgabenliste gehört, ist aber die, die zuerst ansteht und nicht so sehr die, bis zu der es noch 5 gegangener Schritte zuvor bedarf.

Und auch der nächste Schritt auf meinem Weg zum Ziel muss nicht zwingend heute dran sein. Es kann sehr viel sinnvoller sein, meine Aufgabenliste nicht mit einer weiteren Aufgabe zu verlängern – auch wenn es die richtige ist – wenn ich schon genau weiß, dass ich erst in einer Woche Zeit für ihre Erledigung haben werde. Das geradezu klassische Instrument der Wiedervorlage zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft, dass nicht ohne Grund in vermeintlich modernen Werkzeuge wie Gmail (wieder) zu finden ist, ist oftmals die bessere Wahl, als das direkte Einspeisen in die Liste der aktuellen Aufgaben. Denn eine (zu) lange Aufgabenliste kann durchaus und unnötiger Weise demotivierend wirken.

Freiheit für Ihr Warum: Ziele im Tagesplan

Über das Festhalten Ihrer Ziele und die Entscheidung, welcher Schritt auf dem Weg zum Ziel jeweils „dran“ ist, haben Sie Ihr Warum nun sozusagen bis zur Startlinie gebracht. Und jetzt kommt es darauf an: Sie können alle vorbereitenden Schritte optimal in Ihrem System umgesetzt haben, dennoch entscheidet der nächste Schritt letztlich darüber, ob Ihr Warum wirklich Teil Ihrer Realität wird, oder nicht: Es geht darum, die Aufgaben, die Sie Ihren Zielen näher bringen, auch wirklich in Ihrem Tagesplan ankommen zu lassen. Tagesplan? Klingt irgendwie nach Schule; eng und fremdbestimmt. Das Gegenteil ist der Fall: Ein realistischer Tagesplan ist vermutlich dasjenige Instrument der Selbstorganisation mit der größten Hebelwirkung. Nichts sonst wir Ihnen so viel Freiheit für Ihr Warum einräumen, wie ein vernünftig geplanter Tag.

Nächste Woche steht er daher im Mittelpunkt, der Tagesplan.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Start with Why? Sinn und Selbstorganisation

Lesezeit ca. 2:30 min

Start with Why - Sinn und Selbstorganisation
Start with Why – Sinn und Selbstorganisation

Letzte Woche hatte ich mich dazu hinreißen lassen, einige eher allgemeine Überlegungen zu Simon Buch Sineks „Start with Why“ anzustellen. Heute wird es persönlich; vielleicht wird es sogar etwas weh tun. Die Frage lautet: Wie steht es um die Beziehung zwischen meinem „Warum“ und meinem „Wie“? Wie beeinflussen die Beweggründe meines Handelns die Art und Weise, wie ich mich selbst organisiere und umgekehrt? Kurz: Was hat das Warum mit der Selbstorganisation zu tun?

Das Warum als Motivation

Das Grundverhältnis zwischen Wie und Warum erscheint recht einfach: Selbstorganisation ist für die meisten von uns ein Thema mit Höhen und Tiefen; mal priorisiere und plane ich konsequent, mal eben nicht (wenn überhaupt).  An anderer Stelle hatte ich daher ausgeführt, dass es letztlich ums Dranbleiben geht: Ich muss neue Gewohnheiten schaffen, um die Vorteile vernünftiger Selbstorganisation für mich nutzen zu können. Aber neue Gewohnheiten schaffen sich nicht über Nacht, auch wenn (oder vielleicht gerade weil ;-)) sie gut für mich sind. Ich denke, Sie wissen, was kommt: Sie werden sich mit dem Dranblieben (oder auch mit dem wieder Anfangen) leichter tun, wenn Sie sich über das Warum im Klaren sind. Intrinsische Motivation ist nun mal die beste.

Die dunkle Seite: Selbstorganisation als Indikator

Wir haben es also in dieser Warum-Wie-Beziehung gewissermaßen mit einem Spiegelbild der Warum-Was-Beziehung zu tun: Ich werde grundsätzlich das, was ich tue, eher und dauerhafter tun, wenn ich von seinem Sinn überzeugt ist, oder mir „Sinn gibt“. Dementsprechend sieht auch die „dunkle Seite“ der Grundbeziehung zwischen meiner Selbstorganisation und meinem Warum aus: Wenn ich trotz dauerhafter, ernsthafter Bemühungen das Gefühl habe, das ich meinen (Arbeits-)Tag nicht in den Griff bekomme. Wenn ich routinemäßig das System, das ich mir zur Verbesserung meiner Selbstorganisation geschaffen habe, umgebe und „betrüge“, dann kann das zwei Gründe haben: Entweder das System passt nicht zu mir oder zu meiner Arbeitssituation und ich sollte es anpassen. Oder – und das wäre so einer der anfangs vermuteten Schmerzpunkte – das was ich tue hat mit dem, was ich eigentlich tun will, mit meinen Zielen, einfach zu wenig zu tun. Die Konsequenzen müssen wir hier, denke ich, nicht ausbuchstabieren. Aber ohne das Feld der Selbstorganisation mit zu viel Bedeutung aufladen zu wollen, kann die Tatsache, dass ich trotz bester und einfachster Werkzeuge meine Prioritäten, meine Aufgaben oder meinen Tag nicht in den Griff bekommen, eben auch ein Problem anzeigen, das außerhalb der Sphäre von Tagesplan und To Do-Liste liegt.

Start with Why: Wie kommt mein Warum in meinen Tag?

Nehmen wir also an, Sie haben eigentlich Klarheit über ihr „Why“; sie wissen, warum Sie morgens aufstehen und manchmal erst spät abends nach Hause gehen. Zunächst einmal herzlichen Glückwunsch! In dieser Situation sind wir längst nicht alle. Sie können nun also ganz wörtlich mit Ihrem Warum starten. Unabhängig davon, ob ihr Warum mit ihren konkreten Zielen identisch ist oder ob diese sich von jenem ableiten, ist es mit dem Starten aber nicht getan. Einerseits lehrt uns die Erfahrung, dass die Chance auf Verwirklichung meiner Ziele steigt, wenn ich in der Lage bin, sie hinreichend konkret zu formulieren. Die Welt zu verbessern ist – ganz ehrlich – ein mögliches Warum und auch ein gutes Ziel. Angesichts des IST-Zustands des Planeten (und das war schon immer so; früher war – da bin ich sicher – NICHT alles besser) ist dieses Ziel, wird es nicht konkretisiert, aber wohl eher geeignet, mich zu blockieren, denn mich anzutreiben. Und:  auch das konkreteste und am besten zu meinem Warum passende Ziel ist eines nicht: ein Selbstläufer. Um ein Ziel zu erreichen, müssen wir an ihm arbeiten.

Nächste Woche also ganz konkret: Wie schaffe ich es, sicherzustellen, dass ich nicht nur Ziele habe, sondern an ihrer Verwirklichung arbeite. Wie kommt mein Warum in meinen Tag?

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Start with Why? Die Frage nach dem Warum

Lesezeit ca. 1:45 min

Start with Why - Die Frage nach dem Warum
Start with Why – Die Frage nach dem Warum

Wo man auch hinsieht oder hinhört in der Business-Welt dieser Tage, Simon Sineks Buch „Start with Why“ ist – so scheint es – immer nur 5 Minuten entfernt. Die ausgesprochene oder unausgesprochene Frage nach dem „Why“, dem Warum des eigenen Tuns ist auf dem Weg, eine Art verpflichtendes Glaubensbekenntnis zu werden; „Sag mir dein Why, sag‘ ich Dir meins.“

Das Warum: Marketing-Instrument, aber…

Klar, auch bei Sinek wird aus dem Why, dem Warum, dem Grund, warum man etwas tut, schon nach kurzer Zeit ein Marketing-Instrument. Dennoch besitzt die naturgemäß leicht vernutzbare Aussage nach den Beweggründen des Tuns einer Person oder eines Unternehmens einen Kern, der über die Bedeutung eines guten Werbe-Claims („Wir lieben Lebensmittel!“) hinausgeht. Dass die gelingende Selbstverwirklichung maßgeblich davon abhängt, ob ich weiß, warum ich etwas tue und ob dieses Warum für mich etwas Wichtiges, Wertvolles darstellt, ist so wahr wie offensichtlich.

Der Niedergang des stillen Warum

Dennoch haftet dem öffentlichen Kundtun der Beweggründe für mein Tun hierzulande etwas eindeutig Kalifornisches an. Proklamationen des Warum waren in Nachkriegs-Deutschland zugespitzt formuliert eigentlich nur etwas für den Bundespräsidenten und die Psychotherapie. Wer hätte am Arbeitsplatz über die Gründe seiner Job-Wahl gesprochen? Über Gründe redet(e) man nicht, man hat(te) sie und außerdem hatte man zu tun. Und gesamtgesellschaftlich war die Begründungsebene bis ins späte 20. Jahrhundert ja auch ideologisch abgedeckt, in einer erstaunlichen Mischung aus Idealismus, Post-Kantianischer Naivität und hartleibiger Wurstigkeit. Nach der Wende fielen – leider, muss man sagen – in Ost und West die Tabus. Es kamen „Ausländer raus“ einerseits und „Gier ist gut“ andererseits; die Vorläufer von „Lügenpresse“ und „Geiz ist Geil“ sozusagen.

Get rich or die tryin‘

Im geschäftlichen Kontext schien die Frage nach dem Warum dennoch weiter beantwortet; mit 50 Cents „Get rich or die tryin'“ war eigentlich alles gesagt. Und dann verkündete Bill Gates plötzlich, dass er nicht Millionen, was klassische „Charity“ gewesen wäre, sondern Milliarden für soziale Zwecke umzueignen gedenke. Mit verständlichem Misstrauen haben wir das beäugt. Seitdem sind einige Jahre ins Land gegangen und durch all die Website-tauglichen (und steuerlich sinnvollen) Plattitüden von „Corporate Social Responsibility“ hindurch und im Einklang mit dem Selbstbewusstsein einer gutausgebildeten und erfolgsgewohnten jungen ökonomischen Elite manifestiert sich das latente, gesellschaftlich nicht mehr vorgegebene Warum als individualistische Frage, die zur Beantwortung zwingt.

Was das alles mit Selbstorganisation zu tun hat? Berechtigte Frage, auf die ich nächste Woche eine Antwort versuchen werde. Aber das hier musste erst mal raus…

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Inbox Zero? Was tun nach dem Aus von Google Inbox?

Lesezeit ca. 1:50 min

Google beendet E-Mail-Dienst Inbox
Google beendet E-Mail-Dienst Inbox (Bildquelle: shutterstock.com)

Google hat angekündigt, im März 2019 den E-Mail-Dienst Inbox zu beenden. Inbox versprach den Nutzern seit 2014 Unterstützung beim Bewältigen des E-Mail-Aufkommens und fand vor allem im professionellen Umfeld Verwendung. Viele Inbox-Funktionen sind mittlerweile in Googles Gmail eingegangen, dennoch beeilten sich diese Woche zahlreiche Kommentatoren, Alternativen zu Inbox aufzuzählen und anzupreisen. Worum geht es da?

Alternativen zu Inbox?

Ob bei Google Inbox, bei den zahlreichen, für Gmail oder andere E-Mail-Dienste erhältlichen Erweiterungen oder den ungezählten Apps zum Thema geht es oberflächlich darum, den geplagten Nutzer beim Erledigen seiner E-Mails zu unterstützen. Da wird künstliche Intelligenz bemüht, automatisch nach Themen zusammengefasst, a werden Mausbewegungen (!) analysiert, paralleles Schreiben von E-Mails im Team ermöglicht. Kalender und Aufgabenverwaltung sind ohnehin schon fast Standard, während Verknüpfungen mit Slack, Salesforce, Dropbox oder Alexa ermöglich werden.

Der Kampf mit dem Posteingang

Ketzerische Frage: Braucht man das? Sicher, das Problem, dass E-Mails einfach durch ihre schiere Anzahl die tägliche Arbeitszeit verstopfen, ist real. Diejenigen, für die das Alltag ist, kommen nicht umhin, dieses Problem für sich zu lösen. Die Fallhöhe ist groß und das Ziel eigentlich klar: Ich muss meine E-Mails in den Griff bekommen, muss über meinen Posteingang bestimmen und nicht er über mich. Die grundsätzliche Frage lautet: Wie gehe ich an die Lösung heran? Versuche ich, mir durch immer neue Zusatzfunktionen oder „intelligente“ Programme Arbeit abnehmen zu lassen? Oder liegt die Antwort auf die Inbox-Frage eher bei mir, beim Nutzer und der Art und Weise, wie ich meine E-Mails behandle?

Den Posteingang wie einen Briefkasten behandeln

Ich behaupte: Der wichtigste Button in meinem E-Mail-Programm, egal ob App, Desktop-Anwendung oder Web-Mailer ist nach wie vor der mit dem kleinen x für „Beenden“. Die Entdeckung, dass man nicht den ganzen Tag im Posteingang festhängen muss, bringt mehr Produktivität und Effizienz als alle Add-ons dieser Welt zusammen. Fügt man dem einem von unnötigen Funktionen befreiten Gmail oder einem vernünftig eingerichteten E-Mail Client (Outlook, Thunderbird etc.) hinzu, fehlt eigentlich nur noch eine klare, einfach Strategie, meinen Posteingang konsequent zu leeren. Wie damals beim Briefkasten.

Der Unterschied zwischen Golf-Klasse und Formel 1

Lassen wir also Google Inbox frohen Mutes ziehen, Gmail genügt allemal. Bleiben wir gelassen, wenn sich Tools wie „Astro“ mit Alexa verbinden, warum auch immer das irgendwem außer Amazon etwas bringen sollte.

Mit E-Mails umgehen ist wie schnelle Autos bauen: Man kann den Motor immer größer machen, oder man macht das Auto leichter. Ein aktuelles Formel-1-Auto wiegt nicht einmal die Hälfte eines VW Golf. Na?

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Wozu Selbstorganisation? Für mehr Platz im Kopf!

Lesezeit ca. 1:20 min

Selbstorganisation ist für mehr Platz im Kopf!
Selbstorganisation ist für mehr Platz im Kopf!

Wozu beschäftigen wir uns eigentlich mit Selbstorganisation, Zeitmanagement und Priorisierung? Wozu planen wir unseren Tag, leeren regelmäßig unseren Posteingang und passen auf, dass unsere To Do-Liste ordentlich geführt, aktuell und konsequent priorisiert ist?

Wozu Selbstorganisation?

Manchmal kommen die Antworten von unerwarteter Seite. So auch letzte Woche. Der Personalentwickler einer Stuttgarter Bank hatte die Teilnehmer noch einmal mittels interner Kalender-Einladung zum 2-tägigen AGILEMENT-Seminar eingeladen. Um Selbstorganisation, Zeitmanagement, Ziel erreichen sollte es gehen. Und auch mich, den Seminarleiter, hatte er in cc gesetzt. Nett von ihm, dachte ich, außerdem professionell: Alle Teilnehmer noch einmal erinnert, Zeit im Kalender geblockt und die wichtigsten Daten (Ort & Zeit) für das Seminar säuberlich zusammen.

Die schlimmste Art von Entscheidung

Dann aber stolperte ich über eine Information „Dress-Code: Angemessene Freizeitkleidung“ stand da. ich musste schmunzeln. Na gut, dachte ich, Bank eben, da spielt so etwas eine Rolle. Beim Packen für die Reise nach Stuttgart kam ich dann drauf: Der Mann hatte mir und den Seminarteilnehmern einen Riesen-Gefallen getan. Er hatte uns nämlich eine Entscheidung abgenommen: Was ziehe ich an? Man mag das als banal abtun, aber diese Entscheidung gehört zu den schlimmsten.

Dringend aber nicht wichtig – Selbstorganisation für mehr Platz im Gehirn

Denn – ganz im Sinne der Eisenhower-Matrix – haben wir es bei „Was soll ich anziehen?“ im geschäftlichen Kontext mit einer Aufgabe zu tun, die dringend bzw. notwendig ist, ohne im Geringsten wichtig zu sein. Notwendig, weil der Verstoß gegen eine gewisse Etikette nun mal unangenehm ist – weder „overdressed“ noch „underdressed“ fühlt sich gut an. Völlig unwichtig, weil die Wahl der korrekten Kleidung uns natürlich in keiner Weise wirklich weiterbringt.

Nach Eisenhower sollten Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind, denn auch möglichst delegiert werden. Und genau das hatte mir der Personalmanager abgenommen. Und jede Entscheidung, die ich nicht treffen muss, macht in meinem Gehirn Platz für wichtigeres: Denken.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

AGILEMENT Mit Vergnügen

AGILEMENT mit Vergnügen
AGILEMENT mit Vergnügen

Eigentlich müsste es „AGILEMENT bei ‚Mit Vergnügen'“ heißen, aber „bei mit“ sträubt sich dann doch etwas im Ohr. Fakt ist: wir freuen uns sehr, am Donnerstag dieser Woche für ein Seminar bei  „Mit Vergnügen“ zu Gast zu sein. In gerade einmal sieben Jahren hat es das Team um die Gründer Matze Hielscher und Pierre Türkowsky geschafft, eines der erfolgreichsten Stadtmagazine Deutschlands zu erschaffen. Natürlich digital, natürlich jung und hip, natürlich in Berlin und – schon nicht mehr so natürlich – mit Dependancen in Hamburg, München und Köln. Ein Imperium im Werden? Sieht so aus.

AGILEMENT-Seminar beim Stadtmagazin Mit Vergnügen

Jedenfalls haben auf wir schon auf die Anfrage nach einem AGILEMENT-Seminar direkt mit Vergnügen reagiert. Und warum das? Nun, im Durchschnitt liegen etwa 4,5 Monate zwischen dem ersten Kontakt und dem Tag des Firmenseminars. Im Fall von Mit Vergnügen sind es gerade einmal 3 Wochen. Schnell entschlossen und agil diese Firma, das klingt doch nach optimalen Voraussetzungen. Wir sind gespannt.

 

Gmail einrichten: AGILEMENT in der G Suite

Lesezeit ca. 2:10 min

Gmail - nach AGILEMENT einrichten
Gmail – nach AGILEMENT einrichten

AGILEMENT geht mit jedem E-Mail-Programm, egal ob Desktop-Client, Mobil-App oder Web-Mailer. Die weltweit sicher beliebteste E-Mail-Anwendung im Web ist Gmail von Google, Herzstück der „G Suite“, die in vielen Unternehmen Einzug gehalten hat. Genau wie bei Outlook ist die richtige Einrichtung die halbe Miete fürs effiziente Arbeiten mit Gmail. Heute also: Grundsätze der Gmail-Einrichtung nach AGILEMENT-Prinzipien; damit Ruhe und Ordnung einkehren ;-).

Gmail: Kompaktheitsgrad und Posteingang konfigurieren

Wichtigster Button bei Gmail ist aus meiner Sicht das „Einstellungen“-Rad. Erstes Element: „Zurück zum klassischen Gmail“: Würde ich nicht wählen, die aktuelle Weboberfläche von Googles Mailprogramm finde ich eigentlich ziemlich gelungen. Weiter im Text: „Kompaktheitsgrad“: Aus meiner Sicht „Normal“, da „Standard“ mit vielen bunten Bildchen zu unruhig wirkt und „Schmal“ optisch sehr gedrängt aussieht. Als nächstes bekommen wir „Posteingang konfigurieren“ angeboten. Ein extrem wichtiger Punkt. Im Standard ist der Posteingang in Gmail mit diversen Tabs versehen. Was – vielleicht – der besseren Übersicht dienen soll, bewirkt das Gegenteil. Übersicht im E-Mail-Posteingang gibt es nur mit einem einzigen Tag, also nur „Allgemein“ aktiviert lassen.

Gmail: Einstellungen

Größter, aber auch letzter wichtiger Punkt im Einstellungen-Menü von Gmail ist der Punkt „Einstellungen“. Fragen wir uns nicht länger, ob der Klickpfad „Einstellungen > Einstellungen“ semantisch Sinn macht, gehen wir einfach kurz durch die diversen Tabs:

  • Allgemein: Nachrichtenzahl pro Seite auf maximalen Wert, automatische Erinnerungen ausschalten, Konversation als gelesen markieren: „Sofort“ auswählen, vernünftige Signatur eintragen, Vorschau anzeigen lassen
  • Labels: Was die meisten Menschen „E-Mail-Ordner“ nennen, heißt bei Gmail „Labels“ (technisch nicht ganz korrekt, aber für unsere Zwecke genügt das), insofern: Nur „Gesendet“ und „Papierkorb“ anzeigen lassen und zwei neue Labels „DO“ und „ZIP“ anlegen
  • Posteingang: Haben wir bereits größtenteils erledigt: die „Kategorien“, das sind die bereits erwähnten Tabs, sollten bis auf „Allgemein“ abgewählt sein, dann noch „Keine Markierungen“ und „Filter ignorieren“ anstellen (kann man natürlich nutzen, ich würde es lassen)
  • Konten & Import: Wenn Sie Gmail mit mehreren Konten nutzen (also in de G Suite), kann hier einiges relevant sein, für die Grundeinstellung würde ich nichts verändern, Kontakte können Sie natürlich importieren
  • Filter und blockierte Adressen: Bitte ignorieren. Wenn Sie wirklich irgendwann feststellen, dass Sie Filter benötigen, können Sie sich damit beschäftigen
  • Weiterleitung und POP/IMAP: Wenn benötigt, können Sie hier eine Weiterleitung einrichten, die POP/IMAP-Einstellungen sind nur relevant, wenn Sie Gmail über einen Mail-Client (Outlook o.ä.) nutzen wollen
  • Add-ons: Brauchen Sie erst, wenn sie sie brauchen…
  • Chat: Wenn das in Ihrer Firma nicht dezidiert genutzt werden soll, direkt ausschalten
  • Erweitert / Offline / Designs: nichts ändern

Gmail-Einstellung abschließen: Vertikal geteilte Ansicht, Kalender

Was Sie jetzt noch tun müssen, ist, links neben dem „Einstellungen“-Rad-Symbol den Button zu finden, der die Ansicht umstellt. Dort wählen Sie „vertikal geteilt“ aus. Wenn Sie sich jetzt noch für die rechte Spalte Ihre nächsten Termine anzeigen lassen (Button „Google Kalender“, dann „Optionen“ > Terminübersicht), sollte nichts mehr gegen eine effiziente Nutzung Ihrer Gmail-Webanwendung sprechen. Genau wie bei Outlook würde ich die Finger von der Aufgabenverwaltung („Google Tasks“) und den „Notizen“ lassen; beides können Sie problemlos mit E-Mails abbilden.

Mehr zur durchaus interessanten „Zurückstellen“-Funktion, in Kürze mehr an dieser Stelle.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Outlook 365 einrichten: Vom Diktator zum Werkzeug

Lesezeit ca. 1:50 min

Outlook 365 3 Spalten-Ansicht
Outlook 365 3 Spalten-Ansicht

Ja, Microsoft Outlook (oder jedes andere E-Mail-Programm), ist, wenn man denn seine E-Mail-Adresse(n) eingerichtet hat, direkt benutzbar. Genau wie neue Computer oder Smartphones mit einem Haufen überflüssiger Software geliefert werden, die die Nutzung unnötig komplizieren (und nerven), verhält es sich aber auch mit MS Outlook: Auch in der neuen Version 365 entscheidet die Einrichtung, ob man es im Alltag mit einem Schreibtisch-Diktator oder einem effizient nutzbaren Werkzeug zu tun hat. Also bitte keine Ausreden: Die Zeit, die Sie bei der ersten Nutzung Ihres Neuen E-Mail-Programms in eine vernünftige Einrichtung investieren, bekommen Sie 100-fach wieder raus. Es dauert vielleicht eine Stunde, aber diese Stunde werden Sie nicht bereuen. Also los.

Grundlagen der Einrichtung von Microsoft Outlook 365

Da Bilder mehr als 1000 Worte sagen (bei der Software-Einrichtung wahrscheinlich sogar mehr als 10.000…), werde ich mich in der Folge auf die Grundsätze der Outlook-Einrichtung und ihre Sinnhaftigkeit beschränken. Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle folgenden Einrichtungsschritte finden sich in den Video-Tutorials im AGILEMENT-Kanal bei YouTube. Die dort am Beispiel von Outlook 2016 gezeigten Schritte sind im Prinzip auch „abwärts-kompatibel“ zu Outlook 2013 oder 2010; für Outlook 365 sind sie in jedem Fall gültig.

Nach der Installation: Outlook 365 in Betrieb nehmen

All erstes möchte auch das neue Outlook mit den vorhandenen E-Mail-Adressen gefüttert werden. Je nach Vorgaben Ihrer IT (wenn Sie eine haben), können dafür bestimmte Einschränkungen gelten. In jedem Fall sollte der erste Schritt darin bestehen, die (hoffentlich) gesicherte(n) Outlook-Datendatei(en) zu importieren bzw. bei der Einrichtung einer jeden E-Mail-Adresse im Einrichtungsprozess anzugeben. Erstes Ziel also: Alle benutzten E-Mail-Adressen angelegt, bestehende Datendateien importiert. Das sollte dazu führen, dass all Ihre gesicherten E-Mails bereits wieder verfügbar sind.

Handarbeit: Ansichtseinstellungen in Outlook 365

Die Outlook-Datendateien beinhalten leider nicht Ihre persönlichen Einstellungen. Das bedeutet, dass Sie diejenigen Dinge, die aus meiner Sicht das Programm erst benutzbar machen, bei jeder Neuinstallation wieder in Handarbeit neu machen müssen, angefangen mit den Ansichts-Einstellungen:

  • 3-Spalten-Ansicht: 3 Spalten oder kein Outlook (meine Meinung)
  • Kalender und Termine in Aufgabenleiste: Kalender und nächste Termine gehören in den Sichtbereich. Bei mir sind das alle Elemente im Aufgabenbereich, denn die Aufgabenverwaltung nutze ich nicht
  • Kalenderwochen anzeigen: Etwas altmodisch vielleicht, aber ungemein praktisch, denn es macht die Terminvereinbarung leichter: Ihr Outlook-Kalender kann die Kalenderwochen anzeigen; eine recht gut versteckte Checkbox…
  • DO und ZIP anlegen: Die einzigen beiden E-Mail-Ordner, die Sie wirklich brauchen, wenn Sie Outlook nach AGILEMENT benutzen wollen und ihre Aufgaben immer in einer einzigen Liste zusammen haben wollen
  • Favoriten-Ordner und minimierte Ordner-Ansicht: Es gibt keinen Grund, dass Sie mehr als die Ordner vor Augen haben, die Sie wirklich benutzen, daher klare Empfehlung

Überblick tut Not: Ein einziger Posteingang für alle E-Mail-Adressen

Wenn Sie nur eine einzige E-Mail-Adresse in Microsoft Outlook verwalten, ist der nächste Punkt für Sie irrelevant, sind es mehrere, ist er aus meiner Sicht unerlässlich: Bringen Sie Ihrem Outlook unbedingt bei, dass alle eintreffenden E-Mails in einem einzigen Posteingang landen. Auf den ersten Blick mag diese „Vermischung“ Sorgen auslösen, aber – glauben Sie mir – die sind komplett unbegründet. Ich verwalte 13 E-Mail-Adressen in einer einzigen Outlook-Installation. Der eine Posteingang ist der Grund, warum das überhaupt machbar ist und hat noch nicht ein Mal zu Problemen geführt. Wenn Sie ihr E-Mail-Programm sinnvoll nutzen wollen, müssen Sie Ihren Posteingang leer halten und das geht nur effizient, wenn es davon nur einen gibt.

Outlook das Maul stopfen: Keine Benachrichtigungen und Automatiken!

Es gibt keinen, ich wiederhole: keinen Grund, Outlook zu erlauben, Sie durch Töne, Pop-Ups oder sonstige Nervenfresser über neue E-Mails zu unterrichten. Sie entscheiden, wann Sie Ihre E-Mails ansehen, nicht Ihre Software! Also: Alle Benachrichtigungen für eingehende E-Mails direkt abschalten. Das gleiche gilt für das automatische Abrufen von E-Mails vom Server: ausmachen. Wenn Ihre Mail-Adressen über einen Exchange-Server (oder etwas ähnliches) laufen, kann es sein, dass Sie das lokal nicht machen können. In diesem Fall zwingen Sie Ihre IT dazu (beziehungsweise bitten Sie freundlich darum). Denn auch hier gilt: Sie entscheiden, wann Sie E-Mails abrufen, nicht Ihre Software.

So, wenn Sie hier angekommen sind, kann sich Ihr Outlook sehen lassen. Täuschen Sie sich nicht: Genau wie Fußball-Profis nicht mit Fußballschuhen von der Stange spielen, brauchen Sie als Schreibtisch-Profi ein vernünftig eingerichtetes E-Mail-Programm. Das gilt natürlich nicht nur für Outlook und die Grundlagen dieser Empfehlungen würde ich ohne zu zögern auch auf andere Programme übertragen.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Keine Angst vor der Priorisierung!

Lesezeit ca. 1:55 min

Geschafft! Keine Angst mehr vor dem Priorisieren.
Geschafft! Keine Angst mehr vor dem Priorisieren.

Angst vor der Priorisierung. Das war unser Thema in der letzten Woche. Wie kommt es, hatten wir gefragt, dass diese „Killer-Strategie“ der Selbstorganisation oft ein Hindernis, kein Hilfe darstellt und uns sogar veritable Angst einjagen kann? Gut zu wissen, dass es nicht nur mir so geht, haben Sie vielleicht gedacht, aber was kann ich dagegen tun. Richtige Frage, daher heute: Eine konkrete Strategie, damit die Angst vor der Priorisierung bald der Vergangenheit angehört.

Priorisierung: Was soll schon passieren?

Eine wichtige Erfahrung, die wir vermutlich alle als Kinder gemacht haben, ist: Zwischen Angst und keiner Angst liegt oft nicht mehr als ein Druck auf den Lichtschalter. Bei Tages- oder zumindest Lampenlicht verwandeln sich die meisten Nachgespenster wieder in Bettlaken und das gilt auch für die Priorisierung: Ja, um vernünftig zu priorisieren kommen wir nicht daran vorbei, uns unsere aktuellen Aufgaben, unsere derzeitige Arbeitsrealität in vollem Umfang bewusst zu machen. Das kann bedeuten, dass wir uns vor einem großen Berg wiederfinden, an dessen Abtragung wir eigentlich schon längst hätten arbeiten wollen. Aber aufgepasst: Der Berg wird nicht dadurch höher, dass wir ihn uns in seiner Gänze ansehen. Wenn er hoch ist, war er das schon vorher. Und wenn wir alle unsere aktuellen Aufgaben auflisten, um sie zu priorisieren, werden es genauso viele sein, wie vorher. Mit einem Wort: Was soll schon passieren?

Priorisierung: Was kann passieren?

Auch durch das Priorisieren der Liste an sich werden wir unsere Situation keinesfalls verschlechtern. Im Gegenteil: Auflisten und Priorisieren führen bei mir in 8 von 10 Fällen zu zwei Dingen:

  1. Ich stelle fest, dass sich einige Aufgaben erledigt haben.
  2. Ich stelle fest, dass einige Aufgaben weder wichtig noch dringend sind und folgerichtig nichts auf meiner Liste zu suchen haben.

Priorisierung muss einfach sein: 3 Schritte

Wenn wir etwas nicht tun wollen, fällt es uns umso leichter, uns davor zu drücken, je aufwändiger und zeitraubender diese Aufgabe ist. Schon darum muss Priorisieren so einfach wie möglich sein.  Daher:

  1. Alle Aufgaben in nur einer Liste sammeln. (Ob digital oder analog ist erst einmal egal, es hat allerdings Vorteile, wenn die Liste per Computer kopierbar ist, vgl. HIER)
  2. Choicing.de aufrufen und Liste komplett priorisieren.
  3. Choicing-Liste ausdrucken und anfangen, die Liste abzuarbeiten.

Gewohnheit siegt: Täglich priorisieren

Die Hirnforschung lehrt uns, dass unser zentrales Denkorgan am liebsten auf Autopilot fliegt. Das Gehirn ist ein Gewohnheitstier. Der eigentliche Schlüssel, um die Angst vor der Priorisierung loszuwerden und das riesige Potential dieses Werkzeugs zu nutzen, ist daher, das Priorisieren zu einer Gewohnheit zu machen. Nichts macht uns weniger Angst, als das Gewohnte! Also: Priorisierung ja und zwar bitte täglich. Fangen Sie direkt heute an, nach wenigen Wochen werden Sie merken, dass aus dem Angst-Grund Priorisierung ein „neues Normal“ geworden ist. Glückwunsch schon einmal!

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Die Angst vor der Priorisierung

Lesezeit ca. 2:10 min

Die Angst vor der Priorisierung
Die Angst vor der Priorisierung

Einer der Gründe, warum die wenigsten von uns im (Arbeits-) Alltag wirklich priorisieren, ist, dass Priorisierung – entgegen anders lautender Behauptungen – nicht trivial ist. Aber es gibt ein weiteres Hindernis, konsequent auf das vielleicht mächtigste Einzel-Element der Selbstorganisation, die Priorisierung, zu setzen: Angst.

Warum Priorisierung uns Angst macht

Ok, bereit für eine unangenehme Wahrheit? Wir alle sind zu einem guten Teil nicht so sehr gesteuert von unseren Wünschen und Träumen, sondern von unseren Ängsten. Sicherlich, das trifft für einige Menschen eher zu als für andere, aber die Zahl derer, die ohne rot zu werden sagen können, dass ihre Ängste keine Macht über ihr Tun haben, ist extrem gering. Und Dinge, vor denen wir Angst haben, tun – natürlicher Weise – weder gern noch oft. Warum aber kann konsequente Priorisierung uns Angst machen?

Priorisierung ist schwer zu ignorieren

Da gibt es gleich mehrere Gründe und alle haben mit den Stärken konsequenter Priorisierung zu tun. Zum einen: Eine priorisierte Aufgabenliste ist eine Liste von Dingen, über deren Wichtigkeits-Rangfolge ich mir Gedanken gemacht habe. Das bedeutet, dass ich mich schwertun werde, diese in der Liste ausgedrückte Reihenfolge zu ignorieren. Und das wiederum bedeutet, dass diejenigen Elemente auf der Liste, die ich – aus welchen Gründen auch immer – nicht gern tue, noch deutlicher Aufmerksamkeit verlangen, als ohnehin schon. Besonders dann, wenn sie im Prozess des Priorisierens eine hohe Priorität erhalten haben, also weit oben auf der Liste stehen. Klingt vertraut? Nun, dann der nächste Punkt vielleicht ebenfalls.

Priorisierung offenbart, was (noch) zu tun ist

Die Grundvoraussetzung für sinnvolle, konsequente Priorisierung ist, dass ich meine aktuellen Aufgaben in einer einzigen Liste zusammentrage. Wenn ich priorisiere, komme ich also nicht umhin, mir all das vor Augen zu führen, was ich im Moment zu tun habe. Und das kann sehr viel sein. So ein Berg an Aufgaben kann für sich bereits einschüchternd wirken. Hinzu kommt oftmals, dass einige der Dinge auf der Liste vielleicht bereits seit geraumer Zeit auf ihre Erledigung warten, ein weiterer potentieller Dämpfer. Also lassen wir doch lieber die Finger von der Priorisierung, oder?

Was tun gegen die Angst vor der Priorisierung?

Nein, die Angst, die uns konsequente Priorisierung machen mag, ist alles andere als ein Grund, nicht zu priorisieren. Im Gegenteil. Es ist ein Grund, uns eine Strategie zu überlegen, wie wir unserer Angst begegnen können. Und der erste Schritt dabei ist – genau wie im dunklen Keller- das Licht anzuschalten und die Dinge mit etwas Abstand genauer zu betrachten. Und das erste, das uns entgegenspringt ist die Frage: Was soll eigentlich Schlimmes passieren? Wenn wir den Sprung wagen, unsere Aufgaben zu priorisieren und uns dabei auf die ungeschminkte Wahrheit über unsere aktuelle Arbeitsrealität einlassen, wird es uns in keinem Fall schlechter gehen als davor. Denn sind wir ehrlich: Wenn wir zu denjenigen gehören, die diese Überlegungen nachvollziehen können, ist die Angst ohnehin ein alter Bekannter. Kurz: Es kann eigentlich nur besser werden.

Was wir ganz konkret tun können, um aus dieser Angst-Falle herauszufinden und die Stärken der Priorisierung für uns zu nutzen, werden wir nächste Woche an dieser Stelle betrachten.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.