Ziele – Aufgaben – Methoden & Werkzeuge: Eine Begriffsklärung nach AGILEment

Lesezeit ca. 1:50 min

Klare Hierarchie: Ziele, Aufgaben, Methoden und Werkzeuge
Klare Hierarchie: Ziele, Aufgaben, Methoden und Werkzeuge

Was ist ein Ziel? Was ist der Unterschied zwischen einem Ziel und einer Aufgabe? Und wie passen Methoden und Werkzeuge hier hinein?

Ziele: Worum es geht

Ein Ziel beschreibt einen Zustand, in dem etwas Gewünschtes erreicht ist. Das kann ein abgeschlossenes Projekt sein, ein eingerichteter und laufender Prozess, ein pünktlich besorgtes Geburtstagsgeschenk, ein entspannter Abend in hektischer Zeit. Ziele können kurzfristig, langfristig, groß, klein, geschäftlich oder privat sein. Es geht darum, dass wir diejenigen sind, die den Zustand erreichen wollen, in dem das Ziel erreicht ist. Dann ist etwas unser Ziel.

Aufgaben: Bestenfalls Mittel zum Ziel

Der größte Konkurrent unserer Ziele in den 24 Stunden, die wir täglich haben, sind unsere Aufgaben. Was unterscheidet Aufgaben von Zielen?

Eine Aufgabe kann nichts Gewünschtes erreichen, sie hat keinen Zweck an sich. Sie ist immer nur ein Schritt auf dem Weg zu etwas, im besten Fall auf dem Weg zur Zielerreichung; ein Mittel zum Ziel. Eine Aufgabe kann genauso gut eine Tätigkeit sein, wie ein Termin oder ein Dokument. Etwas ist meine Aufgabe, wenn ich es tun muss.

Methoden und Werkzeuge: Hilfsmittel

Methoden und Werkzeuge sind nichts weiter als das, was zur Erledigung einer Aufgabe notwendig ist. Wie Aufgaben nur Mittel zum Ziel sind, sind Methoden und Werkzeuge ebenfalls niemals Selbstzweck, sondern Mittel zur Erledigung von Aufgaben. Keinesfalls dürfen Methoden und Werkzeuge zu unseren Aufgaben werden. Sie dürfen auch nicht zu unseren Zielen werden, es sei denn, wir wollen dies ausdrücklich.

Fazit: Wie mit Aufgaben und Methoden/Werkzeugen umgehen?

Wollen wir uns Zeit für die Erreichung unserer Ziele verschaffen, sollten wir folgendes immer im Hinterkopf behalten: Wir müssen danach streben, unsere Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen. Das fängt mit ihrer Priorisierung an (unsere Empfehlung dazu hier im Video) und geht mit den Methoden und Werkzeugen, die wir zur Erledigung einsetzen, weiter.

Diese müssen dabei so sparsam wie möglich eingesetzt werden. Das bedeutet, dass wir versuchen sollten, so lange wie möglich mit den Methoden und Werkzeugen auszukommen, die wir bereits haben. Und: Jedes Werkzeug und jede Methode, die wir verwenden oder verwenden wollen, müssen vor allem zweierlei können: Sie müssen ihren Zweck tatsächlich erfüllen und dabei so einfach sein, wie irgend möglich.

Dr. Andreas Kellner

Andreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Zu Besuch beim „Hidden Champion“: AGILEment-Seminar bei LÜHR Filter in Stadthagen

Lesezeit ca. 1:00 min

Hidden Champion: LÜHR Filter in Stadthagen
Hidden Champion: LÜHR Filter in Stadthagen

Deutschland ist ja bekanntlich das Land der „Hidden Champions“, also der mittelständischen Unternehmen, die, außer in der jeweiligen Branche, niemand kennt und die doch in der Weltliga mitspielen.

LÜHR Filter: Anlagen zur Luftreinhaltung

Wir hatten kürzlich die Gelegenheit, ein Unternehmen dieser „Hidden Champions League“ für einen Tag zu besuchen: LÜHR Filter in Stadthagen hatte uns eingeladen, für seine Führungsmannschaft ein AGILEment Seminar durchzuführen.

Die LÜHR Filter GmbH & Co. KG baut mit 300 Mitarbeitern Anlagen zur Luftreinhaltung für die (Groß-)Industrie, und das weltweit und seit 75 (!) Jahren.

E-Mails und Tagesplanung: praktische Lösungen waren gefragt

Nach äußerst freundlichem Empfang war gleich klar, dass hier der typische Mittelstands-Geist des „weniger reden, mehr machen“ weht: Ohne lange Vorrede ging es los; man verstand sich auf Anhieb. Keiner im Raum hatte Interesse an theoretischen Abhandlungen und Wunder-Apps, gefragt waren vielmehr praktische Lösungen für echte Probleme.

Wie gehe ich, ohne die vertrauten Bordmittel (in diesem Fall „Microsoft Outlook“) verlassen zu müssen, effektiv mit E-Mails und Aufgaben um? Wie plane ich meinen Tag, damit ich tatsächlich an dem arbeite, was ich mir vorgenommen habe? Vor allem diese beiden Fragen interessierten die Teilnehmer und entsprechend lebhaft war die Beteiligung. Die mitgebrachten Beispiele für Choicing und Tagesplan-Erstellung wurden gleich durch „echte Fälle“ ersetzt – des Trainers Traum, sozusagen.

Nach 6,5 intensiven Stunden bekundete der Vertriebsleiter zum Abschluss die Hoffnung, dass die Impulse dieses Seminar-Tages nicht nur den Teilnehmern selbst, sondern auch deren Abteilungen zugutekommen mögen. Es würde uns freuen!

Dr. Andreas Kellner

Andreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Interview mit AGILEment-Nutzerin Kerstin Inger (Geschäftsführerin vipXL GmbH)

Lesezeit ca. 1:30 min

vipXL.de - Online-Shop für professionellen Friseurbedarf
vipXL.de – Online-Shop für professionellen Friseurbedarf

Wir haben mit Kerstin Inger, Geschäftsführerin der vipXL GmbH, ein kurzes Interview geführt, um herauszufinden, was sich für sie verändert hat, seit Sie AGILEment-Methoden und -Anwendungen im Alltag nutzt.

1. Seit wann verwenden Sie AGILEment?
Ich habe gleich nach dem Seminar am 20. Januar 2017 angefangen, AGILEment in meinen Alltag zu integrieren.

2. Welche AGILEment Werkzeuge nutzen Sie am häufigsten?
Choicing, Tagesplan und Ziele

3. Wie verwenden Sie diese Werkzeuge?
Mit Choicing priorisiere ich jeden Morgen meine Emails, um sie nach Wichtigkeit zu ordnen. So weiß ich immer, mit welcher Aufgabe ich beginnen sollte. Mit dem Tagesplan plane ich meinen ganzen Arbeitstag, damit ich an alles denke und später sehe was ich geschafft habe.
Ich lege mir meine monatlichen/jährlichen Termine in Ziele an, um sie nicht zu vergessen, wie z.B. Zahlungen, Planung von Events, monatliche FiBu, sonstige Terminvereinbarungen. Durch die regelmäßigen Erinnerungen rutscht mir nichts mehr durch; meine Zettelwirtschaft habe ich aufgegeben ;-).

4. Was hat sich mit AGILEment für Sie verändert?
Ich hab einen geplanten Tagesablauf, ich weiß wann ich was machen kann, kann den Tag gezielt planen, um abends den Kopf frei zu haben, da ich bereits alles erledigt habe, was eben ging. Ich kann mich besser auf andere Sachen konzentrieren, habe keine Zettelwirtschaft mehr. Ich kombiniere auch ein paar private Sachen in meinen Zielen oder meinem Tagesplan, damit ich das nicht vernachlässige.

5. Können Sie abends entspannter nach Hause gehen?
Ja, auf jeden Fall. Ich gucke mir abends nochmal den Tagesplan an und sehe was ich alles geschafft habe. Das ist ein tolles Gefühl.

6. Wem würden Sie AGILEment empfehlen?
Außendienstmitarbeitern und Selbstständigen, da sie viel selber organisieren müssen. Außerdem Assistent/Innen oder Managern.

7. Beschreiben Sie kurz Ihren Start in den Arbeitstag:
Ich fange an meine Mails zu checken, mache das Lead-Clearing, priorisiere meine Mails mit Choicing, erstelle einen Tagesplan und kann dann gut organisiert durchstarten.

Videoanleitung „Mini Projekt-Plan mit Zeitdauern und Checkboxen“ mit AGILEment Agenda

Lesezeit ca. 0:55 min

Video: Agenda für Mini Projekt-Plan mit Zeitdauern und Checkboxen
Video: Agenda für Mini Projekt-Plan mit Zeitdauern und Checkboxen

Mit AGILEment Agenda erstellen Sie einfach und schnell Tagesordnungen, Meeting-, Prozess- oder Projekt-Pläne, oder ganz allgemein jede Art von sauber strukturierter Liste.

In dem folgenden Video zeigen wir ein Praxis-Beispiel, wie man mit AGILEment Agenda einen Mini Projekt-Plan mit Zeitdauern und Checkboxen erstellt.

Video: AGILEment Agenda für Mini Projekt-Plan mit Zeitdauern und Checkboxen

Die Zeitdauern der einzelnen Themen können schnell und einfach geändert werden. Online gibt es einen Zeitstrahl, der einem anzeigt, wie viele Themen schon erledigt und wie viele Themen noch offen sind. Die verbleibende Zeit ändert sich also mit jedem Klick auf die Checkbox. So hat man zusätzlich einen Überblick, wie viel Zeit für alle verbleibenden Themen benötigt wird.

Außerdem lassen sich Themen einfach verschieben, neu hinzufügen, ändern oder löschen. Somit ist die Agenda immer auf den neuesten Stand.

Videoanleitung „Launch einer Website mit AGILEment-Ziele“

Lesezeit ca. 0:35 min

In dem folgenden Video zeigen wir ein Praxisbeispiel, wie man ein Ziel erstellt, um eine neue Website zu launchen.

Wir verwenden also AGILEment Ziele, um dies kontrolliert, entspannt und erfolgreich zu erreichen, ohne die ganzen Dinge im Kopf behalten zu müssen.

AGILEment schickt uns regelmäßig Erinnerungsmails, gemäß den Angaben, die wir beim Ziel machen.
Man sollte bei diesem Beispiel also sinnvolle Deadlines eintragen, wann etwas spätestens fertig sein muss. Die Erinnerungen, die man vor der Deadline erhält, helfen einem zusätzlich die endgültige Deadline einzuhalten.

AGILEment Ziele: Launch einer neuen Website