To Do-Liste: Wie und wo am besten Aufgaben verwalten?

Lesezeit ca. 2:15  min

To Do-Liste: Wie Aufgaben am besten verwalten?
To Do-Liste: Wie Aufgaben am besten verwalten?

Letzte Woche hatten wir uns darauf geeinigt, dass wir nur eine einzige To Do-Liste verwenden wollen. Die Gründe dieser minimalistischen Art der Aufgaben-Verwaltung hatte ich an dieser Stelle dargelegt. So weit so gut. Nun gibt es zahlreiche – man möchte sagen unzählige – Möglichkeiten, eine To Do-Liste zu führen; von Papier und Bleistift bis zu gefühlt 500 aktuellen Apps. Wie also verwaltet man seine Aufgaben am besten?

Grundsatz: To Do-Liste dort, wo ich arbeite

Fangfrage: Was ist das wichtigste an einer To Do-Liste? Dass sie wirklich alle meine Aufgaben enthält, damit mir keine Aufgaben „durchrutschen“? Richtig, daher das Plädoyer für eine einzige Aufgabenliste letzte Woche. Aber genügt das? Nein, natürlich nicht. Wenn ich dafür sorgen will, dass ich tatsächlich an den Aufgaben auf meiner To Do-Liste arbeite, muss ich sie dort führen, wo ich ohnehin arbeite.

E-Mails vs. Aufgaben

Wo das ist, hängt natürlich von meiner Arbeitsweise ab. Für mich ist dieser Ort das E-Mail-Programm. Es vergeht kein Tag im Büro, an dem ich dieses nicht verwende. Umso begeisterter war ich, als ich vor ca. 10 Jahren die Möglichkeiten der Aufgabenverwaltung in Outlook kennenlernte. Super, dachte ich. Alles an einem Ort; To Do-Listen-Problematik erledigt. Aber weit gefehlt: zumindest in meinem Fall waren bereits die de facto zwei Listen, die ich nun in Outlook hatte, eine zu viel: Ich war offenbar nicht in der Lage, neben dem E-Mail-Posteingang auch die Aufgabenliste im Auge zu behalten. Es war jedenfalls ein unangenehmer „Augenöffner“, dass ich ein Jahr nachdem ich mit der Outlook-Aufgabenliste zu arbeiten begonnen hatte, feststellen musste, dass ich im Prinzip Aufgaben dort zwar festgehalten, aber in mehr als die Hälfte der Fälle nicht bearbeitet, geschweige denn erledigt hatte.

E-Mails zu Aufgaben

Meine Reaktion auf diesen deprimierenden Befund war, den E-Mails die Schuld zu geben und zu versuchen, sie soweit wie möglich zu reduzieren. Warum das der falsche Ansatz war, ist eine andere Geschichte (die ich in diesem Vortrags-Video erzähle). Erst nach einigen Umwegen war klar, dass genau der umgekehrte Weg Sinn macht: Wenn Sie eine Sache, wie zum Beispiel E-Mails, nicht abschaffen können, warum nicht versuchen, sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen? Anders formuliert: Jede E-Mail, die ich bekomme, ist eine Aufgabe (und sei es nur „löschen“). Warum also nicht alle E-Mails zu Aufgaben machen und in einem einzigen Ordner zusammenfassen? Im Effekt habe ich einen E-Mail-Ordner namens „DO“, der meine einzige To Do-Liste ist und daher alle meine aktuellen Aufgaben enthält.

Bei mir heißt dieser Ordner „DO“ und damit er funktioniert, braucht es einen vernünftigen Ablauf, mit E-Mails umzugehen. Mehr zu diesem System (wir nennen es „LEAD“), findet sich hier.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.