Ziele erreichen vs. Ziele verfehlen – wo ist normal?

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Ziele erreichen - Ziele verfehlen: wo ist normal?
Ziele erreichen – Ziele verfehlen: wo ist normal?

Es war einmal eine Frau, die alle ihre Ziele erreichte und nie eines verfehlte. Als sie starb, war sie der glücklichste Mensch der Welt. Glauben Sie nicht? Vermutlich zu Recht. Je nachdem, wen man fragt, ist Ziele erreichen das Schwerste oder Leichteste auf der Welt. Und solche Behauptungen sind vermutlich ebenso sehr von der jeweiligen Selbstwahrnehmung beeinflusst, wie von Lebenssituation, Kommunikationsstrategie oder momentaner Stimmung. Was Andere über das Erreichen von Zielen sagen, könnte uns herzlich egal sein, wären da nicht zwei Faktoren: Erstens haben wir bereits festgestellt, dass die Frage, ob wir Ziele erreichen oder verfehlen für die meisten von uns ein wichtiger Faktor des persönlichen Wohlergehens ist (zum Artikel Ziele erreichen – Warum eigentlich?). Zweitens kommen wir, wenn wir denn vorhaben, künftig mehr unserer Ziele zu erreichen, nicht um irgendeine Form von Maßstab herum und da wirken die allgegenwärtigen Erfolgsgeschichten (und Misserfolgsgeschichten!) – so sind wir Menschen nun einmal – beinahe unwiderstehlich.

Ziele erreichen vs. Ziele verfehlen – Der Maßstab

Nun bestreitet niemand die inspirierende Wirkung von Erfolgsgeschichten einerseits und das Beruhigungs-Potential von Beispielen des Scheiterns (auch) anderer. Aus meiner persönlichen Erfahrung würde ich allerdings stark dazu tendieren, weder die Perfektion, noch deren Gegenteil als taugliche Messlatte für die Praxis gelten zu lassen. Wenn diese Praxis bedeutet, dass ich beschlossen habe, mehr Zeit und Energie in das Erreichen meiner Ziele zu investieren, dann stellt sich schnell die Frage, wo im Spektrum von Ziele erreichen und Ziele verfehlen „normal“ ist. Denn wenn ich etwas ändern will, ist irgendeine Art von Erfolgskontrolle notwendig – wie sonst weiß ich, ob mein Änderungs-Vorhaben funktioniert hat oder ich in die falsche Richtung laufe?

Ziele erreichen – was ist mein „normal“?

Das einprägsamste Beispiel für intelligente Erfolgskontrolle, das ich je am eigenen Leib erfahren durfte, wurde mir erst im Nachhinein als solches deutlich: Vor gut 13 Jahren befand ich in einer weniger glücklichen Phase meines Lebens und hatte bereits zahlreiche Ärzte, Therapeuten und Behandlungsmethoden durchlaufen, um mich meiner Rückenschmerzen zu entledigen. An einem Wintertag unternahm ich einen neuen Anlauf in dieser Richtung und suchte einen Schmerzmediziner auf, der mich zu meiner Überraschung zunächst bat, in die Webcam seines Computers zu sehen; er mache immer Fotos von neuen Patienten. Um es gleich vorwegzunehmen: Nein, der Mann erwies sich nicht als Wunderheiler, aber als guter Ratgeber und erfrischender Gesprächspartner. Einige der Dinge, die ich in den nachfolgenden Jahren unternahm, um meine Schmerzen in den Griff zujbekommen, geschahen auf seinen Rat. Als ich drei Jahre später wieder einmal zu ihm in die Praxis kam – eigentlich unzufrieden, da meine Schmerzen immer noch nicht komplett verschwunden waren – begrüßte er mich wieder mit der Bitte um ein Foto, er habe gesehen, dass das, was er von mir habe, nicht mehr aktuell sei. Er machte das Foto, schmunzelte forderte mich dann auf, mir die beiden Bilder anzusehen.

Ein Foto vom IST

Es kam, was vermutlich kommen musste, was mich aber in jenem Moment dennoch völlig überraschte. Das „alte“ Bild zeigte einen blassen Mann mit verschlossenem Gesicht, das neue einen mit gesunder Gesichtsfarbe und offenem Blick. Der Arzt grinste mich breit an und ich musste lachen. Meine Unzufriedenheit, dass nach mittlerweile 5 Jahren meine Schmerzen noch immer nicht völlig verschwunden waren, hatte der Erkenntnis (oder vielleicht richtiger: dem Eingeständnis) Platz gemacht, dass es mir nicht nur deutlich besser ging, sondern dass sich mein Leben längst nicht mehr um die Schmerzen drehte.

Mein Punkt ist klar geworden, denke ich: Wenn Ihr Ziel ist, mehr Ihrer Ziele zu erreichen, dann ist die Benchmark, um die es eigentlich geht, nicht irgendwer, sondern Sie selbst, Ihr eigenes „IST“. Sie möchten etwas verändern, also ein „neues Normal“ erreichen. Einer der ersten Schritte sollte daher sein, Ihr gegenwärtiges Normal festzuhalten. Wie das praktisch gehen kann, werden wir uns in nächster Zeit genauer ansehen.

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Ziele erreichen – Warum eigentlich?

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Ziele erreichen - warum eigentlich?
Ziele erreichen – warum eigentlich?

Ziele sind seit einiger Zeit so etwas wie der Fetisch der Management- und Ratgeber-Literatur und ihren digitalen Pendants. Überall geht es ums „Warum“(oder ums „Why“), um die „eigentlich wichtigen Dinge“ oder um „Führen durch Ziele“. Auch in diesem Blog ist „Ziele“ das am häufigsten vergebene Schlagwort und ich propagiere in unseren Seminaren „Ziele erreichen“ als Grund, sich überhaupt mit Selbstorganisation & Zeitmanagement zu beschäftigen. Es wird höchste Zeit, dass wir uns mit dem Thema Ziele näher beschäftigen. Und am Anfang steht die Frage, was überhaupt dran ist, am Ziele erreichen.

Ziele erreichen – ein Wohlstandsthema?

Das „Digitale Wörterbuch der Deutschen Sprache“ (ein phantastischer Spielplatz für alle Sprach-Nerds), teilt uns mit, dass die Verwendung des Worts „Ziel“ in deutschen Zeitungen seit 1945 stark ansteigt und um 1970 herum einen Höchststand erreicht. Danach sehen wir einen Rückgang mit einer auffälligen Senke um 1990. Seither geht es wieder bergauf. Nehmen wir diesen Verlauf „beim Wort“, liegt die Interpretation nahe, dass Ziele vor allem dann Konjunktur haben, wenn das Leben sich nicht (mehr) ausschließlich um die Sicherung der Grundbedürfnisse dreht. Ist ein gewisser Grad an Wohlstand und Sicherheit erreicht, wird die „Selbstverwirklichung“ zum Thema und damit die Frage, wie ich denn meine eigenen Ziele erreiche.

Ziele vs. Notwendigkeiten

Die Abwesenheit von Krieg, Hunger und anderen existentiellen Fragen, führt offenbar dazu, dass ich das in den Blick nehme, was nicht von außen als Notwendigkeit an mich herangetragen wird, sondern was ich mir wünsche. Verstärkt wird dies durch die Tatsache, dass seit den 1960er Jahren Mitbestimmung und Eigenverantwortung in viele Arbeitsverhältnisse Einzug gehalten haben. Sprich: Nicht nur im Privaten, sondern auch am Arbeitsplatz habe ich heute in vielen Fällen mehr Möglichkeiten – vielerorts geradezu die Verpflichtung – meine eigenen Ziele in Angriff zu nehmen.

Die Macht der Ziele

Wie alles, was mit Selbstverwirklichung, Autonomie etc. verknüpft ist, haben unsere Ziele als Leitfaden unseres Tuns ein großes Potenzial – und zwar in zwei Richtungen. Ein Ziel zu erreichen, dass wir uns selbst gesteckt haben, steigert unseren Selbstwert, unsere Zufriedenheit und unsere Motivation enorm. Ziele erreichen macht glücklich ist kein falscher Gedanke. Auf der anderen Seite ist wenig frustrierender als das dauerhafte Verfehlen der eigenen Ziele, gerade für Menschen, für die Perfektionismus kein Fremdwort ist. In Arbeitskontexten, in denen die eigenen Ziele weitgehend das eigene Tun bestimmen, wie etwa bei Selbstständigen oder im Chefsessel Sitzenden, fällt dieses Verhältnis nochmals extremer aus. So sehr mir ein Arbeitsverhältnis zuwider wäre, in dem ich als reiner Befehlsempfänger fungiere, so sehr hat der „Dienst nach Vorschrift“ und klaren Vorgaben, die ich mir nicht selbst setzen „muss“, zumindest ab und zu auch einen gewissen Reiz.

Ziele erreichen – darum

Je mehr ich also die Möglichkeit habe, mich auch im Berufsleben nach meinen eigenen Zielen zu richten und Erfolg mit dem Erreichen meiner Ziele gleichsetzen kann, umso mehr Verantwortung habe ich natürlich auch für mein Tun. Das kann manchmal erdrückend sein – eine Wahrheit, die im ganzen „New Work“-Hype gern übersehen wird. Dennoch werden Sie mir zustimmen, dass wir hier eigentlich von einer luxuriösen Situation sprechen – wer will denn zurück in die quasi-militärische Arbeitswelt der 1950er? Eben. Freiheit kommt nach wie vor mit Verantwortung. Und je mehr Freiheit wir haben, uns um unsere eigenen Ziele zu kümmern, desto größer wird eben auch die Verantwortung uns selbst gegenüber, unseren Zielen eine echte Chance zu geben. Wenn es stimmt, dass wir unseres Glückes Schmiede sind, dann sind unsere Ziele das Roheisen und wir sollten uns die richtigen Werkzeuge aneignen, um das Beste daraus zu machen.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

4. Schritt zur Selbstorganisation: Konzentriert arbeiten

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Just do - konzentriert arbeiten
Just do – konzentriert arbeiten

Konzentriertes Arbeiten als „4. Schritt zur Selbstorganisation“ darzustellen mag in dieser Werkzeug- und Prozess-verliebten Zeit durchaus altmodisch oder gar wohlfeil daherkommen. Aber wenn man mit vielbeschäftigen Menschen spricht und sie nach dem fragt, was Ihnen im Arbeitsalltag am meisten fehlt, gehört „Zeit um konzentriert arbeiten“ zu den häufigsten Antworten. Ständige Ablenkung und Unterbrechungen sind so normal geworden, dass konzentriertes Arbeiten zum Luxusgut geworden ist.

Konzentriert arbeiten: Luxus, aber unsexy?

Wenn aber das konzentrierte Arbeiten von vielen Menschen als erstrebenswert angesehen wird, warum verschaffen sich dann nicht mehr von ihnen die Zeit dafür? Ja, die wenigsten von uns sind komplett Herr bzw. Frau ihrer Zeit, aber die Erfahrungen aus wirklich allen Seminaren der letzten zwei Jahre bestätigt im Prinzip die Binsenweisheit, dass „keine Zeit“ vor allem eine Frage der Prioritäten ist. Sprich: Zumindest etwas mehr Selbstbestimmung über die eigene Zeit ist bei Jeder und Jedem drin – ohne Ausnahme. Aber dann umso mehr: Wenn konzentriert arbeiten erreichbarer Luxus ist, ist Luxus dann unsexy geworden oder warum bleibt es so oft beim Klagen über die ständige Hektik im Alltag?

Konzentriert arbeiten, oder: Selbstbestimmung wagen

Um es offen zu sagen: Ich habe die Vermutung, dass für viele von uns (und ich schließe mich da explizit mit ein), die Klage über die fehlende Zeit für konzentriertes Arbeiten auch einen Vorwand oder zumindest einen Seufzer der Erleichterung enthält. Denn konzentriertes Arbeiten, vor allem, wenn ich den Inhalt dieser Arbeitsphase selbst bestimme, erfordert einiges an Mut. Denn ich selbst – und nicht die Außenwelt – bestimme in dieser Zeitspanne den Inhalt oder zumindest den Rhythmus und in jedem Fall das Ergebnis meiner Tätigkeit. Und dass ich allein dafür verantwortlich bin, ob ich die Zeit konzentrierten Arbeitens mit sinnvoller Tätigkeit fülle und ob am Ende das Ergebnis stimmt. Sich vom Tagesgeschäft treiben zu lassen kann also auch eine Entlastung sein. Aber – und das ist ein großes ABER – wenn ich meine Zeit damit verbringe, auf das zu reagieren, was andere von mir wollen, haben die Dinge, die ich will, schlechte Karten. Wenn ich meine Ziele erreichen will, muss ich so viel ich kann konzentriert an ihnen arbeite.

Konzentriert arbeiten trotz Widerständen

Die gute Nachricht ist: Wenn ich mich sinnvoll selbst organisiere, werde ich nicht nur mehr Zeit fürs konzentrierte, selbstbestimmte Arbeiten entdecken. Ich sorge zugleich dafür, dass auch die oben beschriebenen inneren Widerstände, die mich davon abhalten können, diese Zeit auch entsprechend zu nutzen, in ihre Schranken verwiesen werden. Wenn ich zum Beispiel aktiv und regelmäßig priorisiere, werde ich keine Zweifel haben, ob das, was ich tun will, auch ‚dran ist, denn ich habe ja beim Priorisieren bereits darüber nachgedacht und entschieden. Genauso tue ich mich leichter, mich auch wirklich in die konzentrierte Arbeit zu stürzen, wenn ich sie aktiv eingeplant habe.

Vier Grundregeln für konzentriertes Arbeiten

Konzentrierte Arbeitsphasen sind die wertvollstren, die Sie haben. 4 einfache Regeln helfen, aus diesen Phasen das Beste herauszuholen und sie auch wirklich einzuhalten:

  1. Planen Sie Zeitspannen für konzentriertes Arbeiten wie einen Termin bei sich ein,
  2. Entscheiden und priorisieren Sie schon im Vorfeld, was Sie tun wollen,
  3. Minimieren Sie Unterbrechungen, indem Sie Telefon, Mails und sonstige Kommunikation in dieser Zeit in dieser Zeit ausschalten und auch ihren Kollegen signalisieren, dass Sie nicht gestört werden wollen,
  4. Arbeiten Sie eine Aufgabe nach der anderen ab, Finger weg vom „Multitasking“!

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

3. Schritt zur Selbstorganisation: Planen & Priorisieren

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Planen und Priorisieren
Planen und Priorisieren = Selbstbestimmung

Im 3. Schritt hin zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation geht es ums Planen und Priorisieren. Und damit geht es vor allem um eines: Ein Maximum an Selbstbestimmung. Denn:  Bei der Selbstorganisation (zu der ich das „Zeitmanagement“ hinzurechne) geht es vor allem darum, die Dinge bestmöglich zu kontrollieren, die ich kontrollieren kann. Und die besten Chancen dazu habe ich, wenn ich mich auf mich selbst konzentriere.

Planen und Priorisieren für ein Maximum an Selbstbestimmung

Kontrolle (soweit es eben geht) bedeutet wiederum nichts anderes als: das, was ich will bestimmt auch meine Realität, womit wir bei der Selbstbestimmung wären. Nun klingen „Planen & Priorisieren“ vielleicht in den Ohren vieler nicht nach dem letzten Wort in Selbstbestimmung. Bin ich nicht viel selbstbestimmter, wenn ich mich nicht irgendwelchen Plänen unterwerfe? Nein, bin ich nicht. Denn was passiert in den meisten Arbeits-Umfeldern, wenn ich meine Zeit nicht selbst plane und nicht selbst entscheide, was ich zuerst mache (also priorisiere)? Kurz gesagt: Dann entscheiden eben andere über meinen Tag.

Tagesplanung: Notwendigkeiten und Selbstbestimmung

Nun will ich nicht so tun, als gäbe es in meiner und Ihrer Arbeitsrealität keine Notwendigkeiten, keine Hierarchien, Anweisungen oder Situationen, in denen ich keine Wahl habe. Natürlich gibt es die und ja, oft bestimmen diese Dinge meine Prioritäten und meine Planung. Aber die Erfahrung zeigt ganz klar: Wenn ich das zum Anlass nehme, zu sagen „Ich habe eh‘ keine völlige Freiheit, warum sollte ich also meinen Tag planen?“, dann gebe ich damit all das auf, was ich an Selbstbestimmungs-Möglichkeiten dennoch habe.

Planen & Priorisieren: agieren statt getrieben werden

Einfaches Beispiel: An drei von 5 Tagen in der Woche könnte ich nichts anderes tun, als Mails zu beantworten. Ich müsste nur Outlook erlauben, alle 10 Minuten neue Mails abzurufen und mir erlauben, den ganzen Tag am offenen Posteingang zu verbringen. Das Ergebnis wäre, dass ich, statt zu agieren, den ganzen Tag nur reagierte.

Wenn ich andererseits meinen Tag bewusst plane und aktiv meine Aufgaben priorisiere, wird das immer noch nicht bedeuten, dass ich immer das tun kann, was ich will. Aber erstens entscheide ich aktiv, wie ich mit den Dingen umgehe, die von außen an mich herangetragen werden und zweitens stelle ich sicher, dass ich in den Zeitspannen, die ich eben doch zu meiner Verfügung habe, auch wirklich die Dinge tue, die ich tun will.

Planen und Priorisieren: Das Minimum

  1. Setzen Sie sich morgens max. 20 Minuten hin und planen Sie aktiv Ihren Tag (mehr dazu hier)
  2. Priorisieren Sie mindestens einmal in der Woche Ihre komplette Aufgabenliste (zum Beispiel mit Choicing)

Da wir uns ja mit großen Schritten der Hoch-Zeit der guten Vorsätze nähern, ein Schlussgedanke: Regelmäßiges Planen und Priorisieren wird – ganz nebenbei – dafür sorgen, dass sich Ihr Überblick über das, was Sie tatsächlich tun, stark verbessert. Und wenn Sie vorhaben sollten, etwas an Ihrer Arbeitsrealität zu ändern, ist ein verlässlicher Überblick der erste Schritt.

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

2. Schritt zur Selbstorganisation: Sortieren

Lesezeit ca. 3:00 min

2. Schritt zur Selbstorganisation - Sortieren
2. Schritt zur Selbstorganisation – Sortieren

Zwei Fragen zu Beginn: Ist Ihr E-Mail-Posteingang leer? Befinden sich Dinge auf Ihrem Schreibtisch, die dort nicht hingehören? Wenn Sie die erste Frage mit ja, die zweite mit nein beantworten, dann haben Sie das Sortieren vermutlich bereits verinnerlicht oder ohnehin „im Blut“. Glückwunsch! Für alle anderen: Keine Sorge. Sortieren, der zweite Schritt auf dem Weg zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation, ist kein Hexenwerk. Gehen wir es also an.

Sortieren = Ordnung = Übersicht

Ich bin nicht sicher, ob der Stand der pädagogischen Erkenntnisse noch Aussagen wie „Kinder lieben Ordnung“ oder „Kindern ist das Sortieren angeboren“ erlaubt. Mag sein, dass der Mensch ein Wesen des konstruktiven Chaos‘ ist und mit Sicherheit will keiner, der recht bei Verstand ist, in die muffige Zwangsordnung eines 50er-Jahre-Büros zurück. Dennoch beobachte ich bei meinen Kindern, dass ein (halbwegs) aufgeräumtes Kinderzimmer sie mit Zufriedenheit und Stolz erfüllt und sei es nur, weil sie dann die Dinge, die sie suchen, auch finden. Und darum geht es beim Sortieren: Ordnung schaffen, am besten bevor Unordnung überhaupt entsteht. Und zwar nicht als Selbstzweck, sondern als Erleichterung des Lebens: Zeit mit dem Suchen von Dingen zu verbringen nervt. Noch schlimmer aber: Dinge nicht zu finden, Termine oder Deadlines zu verpassen etc., nur weil Ordnung und Übersicht fehlen. Denn Sortieren heißt zweierlei: Alles, was zu mir kommt, ansehen und dann entsprechend einordnen.

Sortieren = Ordnung schaffen:  Arbeitsplatz, Desktop, Posteingang

Beginnen wir von vorn. Bevor wir Ordnung halten können, müssen wir erst einmal eine (Grund-)Ordnung schaffen. Das bedeutet konkret: Nehmen Sie jedes Ding, egal ob Brief, Stift, Zettel, Telefon, das an Ihrem Arbeitsplatz bzw. Schreibtisch liegt, nacheinander in die Hand und entscheiden Sie:

  • Brauche ich es? Nein? Dann Wegwerfen!
  • Brauche ich es, aber nicht auf meinem Schreibtisch? Nein? Dann so ablegen, dass Sie es wiederfinden (Registratur/Ablage/aufgeräumtes Schank-Fach…), wenn Sie es brauchen.

Der Rest darf bleiben. Das geht nicht nur auf jedem Schreibtisch, sondern auch auf Ihrem Computer-Desktop, der – wie der Name eigentlich sagt – auch ein Platz ist, der für diejenigen Dateien reserviert sind, die Sie im Moment, also streng genommen für die Erledigung der aktuellen Aufgabe, brauchen. Auch noch sinnvoll sind Verknüpfungen zu einigen wenigen Speicherorten, die Sie oft verwenden oder gerade heute schnell aufrufen wollen. Bei mir sind das: Papierkorb, Download-Ordner und Ordner mit Material z.B. für das anstehende Seminar, die heutige Präsentation, Konferenz etc. Dezidiert nicht gedacht ist der Desktop für Verknüpfungen zu Programmen. Dafür gibt es die Task-Leiste.

Analog dazu funktioniert auch das erstmalige Aufräumen des E-Mail-Posteingangs, nur dass diese Aufgabe meist eine größere ist. Hierzu habe ich an dieser Stelle ausführliche Hinweise gegeben.

Sortieren = Ordnung halten: E-Mail-Postfach täglich leeren

In Anlehnung an einen bekannten (und wahren) Ausspruch könnte man sagen: Es genügt, nichts zu tun, um aus Ordnung Chaos zu machen. Da wir uns jeden Tag dem Eingang von telefonischen, physischen und (für viele von uns noch wichtiger) digitalen „Zusendungen“ gegenübersehen, ist auch einem ordentlichen Schreibtisch in einer Woche ein chaotischer geworden, im E-Mail-Posteingang geht es noch schneller. Die Methode des Ordnung Haltens ist wiederum: sortieren. Nehmen wir den E-Mail-Posteingang als Beispiel. Entscheiden Sie für jede eingehende E-Mail:

  • Brauche ich die noch? Nein? Löschen!
  • Ist eine Aufgabe für mich in der E-Mail? Nein, aber ich will sie später wiederfinden? Ablegen!
  • Ist eine Aufgabe für mich drin, die ich in unter 3 Minuten erledigen kann? Direkt erledigen, dann löschen oder ablegen!
  • Dauert die Aufgabe aus der E-Mail länger als 3 Minuten? Auf die Aufgabenliste!

Mehr zum sogenannten LEAD-Clearing im Posteingang finden Sie hier. Die gleiche Logik sollten Sie einmal in der Woche Ihrer To Do-Liste angedeihen lassen. Das führt nicht nur dazu, dass Sie keine Karteileichen mitschleppen, sondern auch den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. Eine wichtige Voraussetzung für den nächsten Schritt: Planen und Priorisieren. Dazu in Kürze mehr an dieser Stelle.

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduzieren

Lesezeit ca. 2:45 min

1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduktion
1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduktion

In 4 Schritten zum nötigen Minimum an Selbstorganisation ist unser Thema. Im ersten Schritt geht es darum, aus viel möglichst wenig zu machen: Reduzieren ist angesagt. Wir hatten, mit Unterstützung des Hirnforschung, das allgegenwärtige „Multitasking“ bereits als schädlichen Mythos entlarvt und ihm die Forderung „Eins nach dem Anderen“, neudeutsch als „Single-Tasking“ bezeichnet, entgegengehalten. Es geht uns also nach wie vor darum, unsere Aufgaben möglichst konzentriert und störungsfrei zu erledigen und am Beginn dieses Projekts steht die Reduktion.

Reduktion für die Selbstorganisation nutzen: 4 Schlüssel-Bereiche

Ohne, dass wir zu Ultra-Minimalisten oder Zen-Meistern werden müssen, sollten wir uns in den folgenden 3 Bereichen ernsthaft um das Reduzieren bemühen. Alle folgenden Schritten hin zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation und Zeitmanagement werden uns dadurch wesentlich leichter fallen:

  • Kommunikation konzentrieren
  • Werkzeuge reduzieren
  • Eine einzige Aufgabenliste
  • E-Mails und Aufgaben verbinden

Kommunikation konzentrieren

Telefon, E-Mail, Meetings, Gespräche auf dem Flur oder im Büro, Twitter, Facebook, Instagram, Snapchat, Slack und so weiter und so fort. An Kommunikationskanälen mangelt es uns wahrlich nicht, im Gegenteil. Die Devise lautet hier: So wenige Kanäle wie möglich. Bevor Sie also – um ein im Moment häufig gesehenes Beispiel zu bringen – Slack in der Firma einführen, stellen Sie zumindest folgende Fragen: Kann der Bedarf wirklich nicht durch die vorhandenen Kommunikationskanäle abgedeckt werden? Ist das neue Tool wirklich für unseren spezifischen Bedarf geeignet. Jeder Kommunikationskanal ist eine potentielle Ablenkung von der Arbeit. Je mehr Kommunikation ich also über ein und denselben Kanal abwickeln kann, desto besser. Hinterfragen Sie jeden Ihrer Kanäle: Brauche ich den wirklich? Und dann versuchen Sie, das oder eines der Kommunikationsmedien, auf die Sie tatsächlich nicht verzichten können, zu ihrer Kommunikationszentrale zu machen. Wenn das, wie bei vielen, die E-Mail ist, dann sorgen Sie dafür, dass so viel Kommunikation wie möglich per E-Mail bei Ihnen ankommt.

Werkzeuge reduzieren

Was für die Kommunikationskanäle gilt, gilt auch für andere Werkzeuge: Je weniger, desto besser. Die Welt ist voller hübscher Apps und Computerprogramme, die alle Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Zeit wollen. Faustregel: Schaffen Sie neue Werkzeuge erst dann an, wenn Ihre Bordmittel an der Aufgabe, die Sie haben, wirklich scheitern. Und: Die Beweislast der Nützlichkeit liegt immer beim Werkzeug; wenn Sie etwas nicht benutzen, dann weg damit.

Eine einzige Aufgabenliste

Ja, ich hatte sie auch, die hübsche, bunte Sammlung von Post-its rund um den Bildschirm, daneben die Aufgabenverwaltung in Outlook und dann noch eine To Do-Liste im Notizbuch. Selbst wenn Sie zu den wenigen gehören, die trotz dezentraler Aufgabenverwaltung nie etwas vergessen, verschwenden Sie Zeit und Energie, wenn Sie Ihre Aufgaben nicht an einem einzigen Ort pflegen. Und: Wie wollen Sie vernünftig priorisieren, wenn Sie Ihre Aufgaben vor der Prioritätsentscheidung immer erst mühsam zusammensuchen müssen? Also: Egal ob mit Stift auf Papier, in der To Do-App oder im Mailprogramm: Bitte nur eine Liste mit allen Aufgaben.

E-Mails und Aufgaben verbinden

Jede E-Mail ist eine Aufgabe und sei es „löschen“, richtig? Warum dann nicht alle Aufgaben zu E-Mails machen? Anders: Wenn Sie erkannt haben, dass E-Mails zu den Kommunikationskanälen gehören, auf die Sie nicht verzichten können und Ihr E-Mail-Programm daher eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge ist, warum dann nicht den nächsten Schritt machen und Aufgaben und E-Mails vereinen? Was das bringt? Wieder eine Liste weniger, die Sie im Auge behalten müssen! Wie das geht, steht hier.

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

4 Schritte zur Selbstorganisation: Praxis und Prinzipien

Lesezeit ca. 1:45 min

Statt Adventskranz - 4 Schritte zur Selbstorganisation
Statt Adventskranz – 4 Schritte zur Selbstorganisation

Selbstorganisation, Zeitmanagement, Selbstmanagement – offen gestanden mag ich keinen dieser Begriffe so recht. Hinter dieser Abneigung steckt, so vermute ich, der Verdacht, dass Bezeichnungen, gerade wenn sie so griffig, glatt und selbstverständlich daherkommen wie Selbstorganisation und Co., am Ende nichts als leere Hüllen ohne praktische Bedeutung sein könnten.

Selbstorganisation: Praxis vs. große Theorie

Wenn man so will, ist AGILEMENT Ausdruck dieses Verdachts. Schließlich stellen wir den großen theoretischen Würfen bewusst eine fast autistische Konzentration auf die tägliche Praxis, auf das, was ich tun und – halbwegs – kontrollieren kann, gegenüber. Dieser Fokus auf die Selbstorganisations-Praxis, auf Aufgaben, E-Mails, Kommunikation, Tagesplanung und Priorisierung hat nichts damit zu tun, dass wir guten Ideen abgeneigt wären – im Gegenteil: Wir kennen die Begeisterung über einen neuen großen Gedanken, der alle Probleme zu lösen scheint, nur zu gut.

Das Tun macht den Unterschied

Wie überall gilt auch für Selbstorganisation und Zeitmanagement in allen Facetten: Das Tun macht den Unterschied, nicht die Idee. Gutes Buch gelesen, spannendes Seminar besucht? Schön. Anregungen auch umgesetzt? Eben. Szenenwechsel: „Nennen Sie mir einfach eine einzige Sache, die ich direkt tun kann.“, so wurde ich im letzten Seminar gefragt. Gute Frage. Daher bis zum Jahresende in lockerer Folge: 4 Schritte zur Selbstorganisation; ganz praktisch aber auch ein bisschen prinzipiell.  Schönen 1. Advent!

Alle Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Kenne Deine Grenzen: Realismus in der Selbstorganisation

Lesezeit ca. 2:30 min

Realistische Selbstorganisation: Wo ist die Grenze das Planens?
Realistische Selbstorganisation: Wo ist die Grenze das Planens?

„Life is what happens to you while you’re busy making other plans.“, also etwa: „Leben ist, was passiert, während Du andere Pläne machst“ ist eine Textzeile aus John Lennons „Beautiful Boy“. Im Einklang mit dem Hippie-Stereotyp wird dieses Zitat oft verwendet, um auf die letztendliche Sinnlosigkeit allen Planens angesichts der Unvorhersehbarkeiten des Lebens aufmerksam zu machen. Ich möchte dieser Schicksalsergebenheit heute ein deutliches „trotzdem“ gegenüberstellen – ein Plädoyer für gute Planung und Realismus in der Selbstorganisation.

Realistische Selbstorganisation: Wie gehe ich mit meiner Umwelt um?

Letzte Woche hatte ich mit der Bemerkung geendet, dass es bei Selbstorganisation, Zeitmanagement, Planung und Co. darauf ankommt, mich auf dasjenige zu konzentrieren, über das ich zumindest relative Kontrolle erlangen kann: mein eigenes Tun. Dennoch komme ich natürlich nicht umhin, mich auch zu dem zu verhalten, was aus meiner Umwelt auf mich einwirkt. Wenn ich also bereits an dem Punkt bin, meinen Tag regelmäßig zu planen, wie gehe ich also mit dem um, was ich nicht vorhersehen kann: Telefonanrufe, „hast Du mal 5 Minuten“-Besuche von Kollegen,  E-Mails mit „EILT“ im Betreff und so weiter?

Unplanbares planbar machen

Der erste Schritt, ist, zu versuchen, ungeplante „Störungen“ so weit wie möglich in planbares umzuwandeln. Dieser Schritt beginnt, Sie ahnen es, natürlich wieder bei mir: Muss ich jetzt ans Telefon gehen, oder kann ich meinen Anrufbeantworter den Job nicht übernehmen lassen und dafür zuverlässig (und planbar!) zurückrufen? Muss ich die 5 Minuten – die meistens eher 20 sind – für den Kollegen oder die Kollegin jetzt erübrigen oder kann ich sagen: „Nein, gerade ist es schlecht, aber wir können uns gern um 15 Uhr unterhalten!“ Muss ich meinen Posteingang ständig offen halten, oder genügen nicht drei komplette Durchgänge pro Tag mit dem richtigen System? Ja, wie weit Sie Ihr Umfeld „erziehen“ können, hängt sehr individuell von eben diesem Umfeld ab. Aber glauben Sie mir: es geht mehr, als Sie denken. Natürlich ist „Nein“ sagen schwer (mal mehr, mal weniger), aber die Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten ist ein wertvolles Gut, dass sich zu verteidigen lohnt. Zudem: Wenn Sie verlässlich auf Anfragen reagieren, müssen Sie das nicht immer sofort tun. Verlässlichkeit wird von den meisten Menschen sehr geschätzt und Ihre „Nicht-Immer-Verfügbarkeit“ sehr bald ausgleichen.

Puffern und gelassen bleiben

Natürlich bleiben bei den meisten von uns Anforderungen von außen übrig, die wir nicht in planbare, von uns abzuarbeitende Aufgaben (Rückrufe, Termine, E-Mail-Checks etc.) umwandeln können. Wenn die Chefin „jetzt“ sagt, heißt es für viele von uns „jetzt“. Wenn die Büro-Kultur von mir eine offene Tür verlangt, kann ich sie nicht immer geschlossen haben. Wenn die Kita anruft und das Kind ist krank, muss ich natürlich direkt reagieren. Kurz: Es wird immer Dinge geben, die ich in ihrer Unplanbarkeit einfach akzeptieren muss. Gegen das anzukämpfen, was ich nicht besiegen kann, raubt mir auf die Dauer nur Energie. Stattdessen sollte ich dezidierte Puffer-Zeiten in meiner Tagesplanung vorsehen, um zumindest zu verhindern, dass ich in unnötigen Stress gerate und eigentlich kleine Störungen große Auswirkungen haben. Und wenn dann der Plan dennoch – trotz aller Sorgfalt und allem Realismus – bereits mittags in Scherben liegt, dann hilft nur Gelassenheit.

Sie tun sich schwer mit dem gelassen bleiben? Ich auch. Manchmal hilft da nur die Brechstange in Form einer plakativen aber denoch wahren Feststellung: Andernorts wären Menschen froh, wenn das einzige, was heute schief geht, die Tagesplanung ist.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Selbstorganisation oder: Wann ist Kontrolle Illusion?

Lesezeit ca. 2:00 min

Habe ich die Kontrolle?
Habe ich die Kontrolle?

Ich gebe es zu, ich war immer Tom Cruise-Fan. Es gibt einfach nicht viele Schauspieler, die den „Amerikanischen Traum“ so perfekt und auch in seinen Abgründen (Magnolia, irgendwie auch der Scientology-Unsinn) verkörpert haben. Vielleicht ist es kein Zufall, dass einer der für unser Thema – Selbstorganisation, Zeitmanagement etc. – wahrsten Sätze der Filmgeschichte eben diesem Tom Cruise ins Gesicht geschleudert wird. Der geniale Robert Duvall tut dies in „Tage des Donners“: „Also dann verrate ich Dir jetzt mal etwas, was fast jeder Mensch auf dieser Welt automatisch weiß. Kontrolle ist eine Illusion, Du infantiler Egoist, denn niemand weiß, was als nächstes passiert.“

Kontrolle digital

Recht hat er, der Mann. Aber was heißt das für uns? Ich propagiere hier doch unter anderem Tagesplanung und rede ganz allgemein eine Menge über Selbstorganisation, Zeitmanagement, das Erreichen von Zielen und so weiter. Alles Unsinn demnach?  „Digital“ verstanden bleibt in der Tat wenig Spielraum für das, was wir wirklich kontrollieren können. Denn wenn es nur zwei Möglichkeiten gibt – 0 für „keine Kontrolle“ und 1 für „komplette Kontrolle“ -, zwingt uns die Ehrlichkeit zur 0. Aber glücklicher Weise besteht unsere Realität – auch wenn das Trump und Konsorten nicht wahrhaben wollen – ja aus mindestens 50 Graustufen. Willkommen also im Königreich der Relativität.

Was kann ich kontrollieren?

Mit der Kontrolle ist es wie mit dem Wetterbericht: Wenn ich morgens die Vorhersage konsultiere, kann ich erwarten, dass sie das Wetter, das mich an diesem Tag begleitet, recht präzise prognostizieren wird. Schaue ich mir hingegen an, ob der Sonntag in drei Wochen sonnig oder regnerisch wird, kann ich im Prinzip auch raten. Auf unseren Fall gemünzt: Wenn ich versuche, das, was ich heute tue, an dem auszurichten, was meine Umwelt wohl tun wird, werde ich mit großer Wahrscheinlichkeit keinen produktiven Tag verbringen. Denn die Kontrolle, die ich über meine Umwelt, die Kollegen, das Telefon, die einlaufenden E-Mails etc. habe, ist in der Tat nicht mehr als eine Illusion.

Selbst-Organisation heißt Konzentration auf mich

Anders sieht es aus, wenn ich meine Selbstorganisation und mein Zeitmanagement so weit wie möglich an dem ausrichte, was ich selbst tun kann, will und muss. Auch hier ist die Vorstellung von absoluter Kontrolle diesseits der Eremiten-Klause und des Laborversuchs natürlich eine naive. Aber relativ gesehen habe ich die größten Chancen auf ein produktives Tagwerk, das mich abends mit Zufriedenheit nach Hause gehen lässt, wenn ich mich bei der Planung auf mich selbst konzentriere. Das mag trivial klingen, ist es aber in vielen Fällen nicht. Denn ich muss mir ja dennoch überlegen, wie ich mich zu dem, was um mich herum passiert stelle.

Wie das gelingen kann, dazu mehr nächste Woche an gleicher Stelle. Für heute verlangt zumindest die Eingangsfrage noch nach einer Antwort: Kontrolle ist dann eine Illusion, wenn ich versuche, das zu kontrollieren, was auf mich einwirkt. Über die Art und Weise hingegen, wie ich mich zu diesen Dingen stelle, kann ich Kontrolle erlangen. Alles klar? 🙂

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Meetings: 3 goldene Regeln für effiziente Konferenzen

Lesezeit ca. 1:30 min

Ein Team im Meeting
Ein Team im Meeting

Ob in der Projektarbeit oder im regulären Geschäfts- oder Büro-Alltag: Keine Form der Kommunikation ist potentiell so effizient wie das direkte Gespräch. Das Meeting, die Konferenz (oder früher die „Sitzung“) ist, richtig genutzt, ein Werkzeug für Steuerung und Informationsaustausch, dem weder die E-Mail noch Slack und Co. das Wasser reichen können.

Die Angst vor dem Meeting – berechtigt?

Dennoch wird das Meeting – gerade im Projektmanagement – vielerorts nur wenig genutzt. Denn die Angst ist groß vor ineffizienten, ausufernden, nicht ergebnisorientierten und daher zeitraubenden Meetings, die die Teammitglieder „nur von der Arbeit abhalten“. Ist diese Angst berechtigt? Ja und nein. Wie jede Form der Kommunikation sind Meetings in der Lage, unser Leben einfacher oder schwerer zu machen; es kommt darauf an, was wir daraus machen.

Ein Meeting ohne Regeln ist…

Ellenlange E-Mails mit 10 Personen in CC, von denen dann im Mail-Text doch 5 angesprochen werden, mit Konversation vollgemüllte Projektmanagement-Software und 30-Minuten-Meetings, die nach 2 Stunden ohne greifbares Ergebnis enden haben eines gemeinsam: Die jeweilige Kommunikationsform wird nicht bestimmungsgemäß angewandt. Die Regeln, die effiziente Kommunikation sicherstellen, werden in keinem Fall  eingehalten.

Meetings: 3 goldene Regeln

Beim Meeting gibt es eigentlich nur 3 Regeln, die über Wohl oder Wehe entscheiden:

  1. Kein Meeting ohne strikte Zeitbegrenzung
  2. Kein Meeting ohne Tagesordnung
  3. Kein Meeting ohne, dass am Ende klar ist: Wer macht was bis wann?

Die Regeln sind einfach, das Schwierige ist ihre konsequente Durchsetzung und die gelingt nur über klare Verantwortlichkeiten. So demokratisch wie gute Meetings sein können und sollen, bei der Durchsetzung dieser Regeln wird die Demokratie in den meisten Kontexten zurückstehen müssen.  Oder anders: Gute Führung ist gefragt.

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.