3. Schritt zur Selbstorganisation: Planen & Priorisieren

Lesezeit ca. 2:00 min

Planen und Priorisieren
Planen und Priorisieren = Selbstbestimmung

Im 3. Schritt hin zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation geht es ums Planen und Priorisieren. Und damit geht es vor allem um eines: Ein Maximum an Selbstbestimmung. Denn:  Bei der Selbstorganisation (zu der ich das „Zeitmanagement“ hinzurechne) geht es vor allem darum, die Dinge bestmöglich zu kontrollieren, die ich kontrollieren kann. Und die besten Chancen dazu habe ich, wenn ich mich auf mich selbst konzentriere.

Planen und Priorisieren für ein Maximum an Selbstbestimmung

Kontrolle (soweit es eben geht) bedeutet wiederum nichts anderes als: das, was ich will bestimmt auch meine Realität, womit wir bei der Selbstbestimmung wären. Nun klingen „Planen & Priorisieren“ vielleicht in den Ohren vieler nicht nach dem letzten Wort in Selbstbestimmung. Bin ich nicht viel selbstbestimmter, wenn ich mich nicht irgendwelchen Plänen unterwerfe? Nein, bin ich nicht. Denn was passiert in den meisten Arbeits-Umfeldern, wenn ich meine Zeit nicht selbst plane und nicht selbst entscheide, was ich zuerst mache (also priorisiere)? Kurz gesagt: Dann entscheiden eben andere über meinen Tag.

Tagesplanung: Notwendigkeiten und Selbstbestimmung

Nun will ich nicht so tun, als gäbe es in meiner und Ihrer Arbeitsrealität keine Notwendigkeiten, keine Hierarchien, Anweisungen oder Situationen, in denen ich keine Wahl habe. Natürlich gibt es die und ja, oft bestimmen diese Dinge meine Prioritäten und meine Planung. Aber die Erfahrung zeigt ganz klar: Wenn ich das zum Anlass nehme, zu sagen „Ich habe eh‘ keine völlige Freiheit, warum sollte ich also meinen Tag planen?“, dann gebe ich damit all das auf, was ich an Selbstbestimmungs-Möglichkeiten dennoch habe.

Planen & Priorisieren: agieren statt getrieben werden

Einfaches Beispiel: An drei von 5 Tagen in der Woche könnte ich nichts anderes tun, als Mails zu beantworten. Ich müsste nur Outlook erlauben, alle 10 Minuten neue Mails abzurufen und mir erlauben, den ganzen Tag am offenen Posteingang zu verbringen. Das Ergebnis wäre, dass ich, statt zu agieren, den ganzen Tag nur reagierte.

Wenn ich andererseits meinen Tag bewusst plane und aktiv meine Aufgaben priorisiere, wird das immer noch nicht bedeuten, dass ich immer das tun kann, was ich will. Aber erstens entscheide ich aktiv, wie ich mit den Dingen umgehe, die von außen an mich herangetragen werden und zweitens stelle ich sicher, dass ich in den Zeitspannen, die ich eben doch zu meiner Verfügung habe, auch wirklich die Dinge tue, die ich tun will.

Planen und Priorisieren: Das Minimum

  1. Setzen Sie sich morgens max. 20 Minuten hin und planen Sie aktiv Ihren Tag (mehr dazu hier)
  2. Priorisieren Sie mindestens einmal in der Woche Ihre komplette Aufgabenliste (zum Beispiel mit Choicing)

Da wir uns ja mit großen Schritten der Hoch-Zeit der guten Vorsätze nähern, ein Schlussgedanke: Regelmäßiges Planen und Priorisieren wird – ganz nebenbei – dafür sorgen, dass sich Ihr Überblick über das, was Sie tatsächlich tun, stark verbessert. Und wenn Sie vorhaben sollten, etwas an Ihrer Arbeitsrealität zu ändern, ist ein verlässlicher Überblick der erste Schritt.

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduzieren

Lesezeit ca. 2:45 min

1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduktion
1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduktion

In 4 Schritten zum nötigen Minimum an Selbstorganisation ist unser Thema. Im ersten Schritt geht es darum, aus viel möglichst wenig zu machen: Reduzieren ist angesagt. Wir hatten, mit Unterstützung des Hirnforschung, das allgegenwärtige „Multitasking“ bereits als schädlichen Mythos entlarvt und ihm die Forderung „Eins nach dem Anderen“, neudeutsch als „Single-Tasking“ bezeichnet, entgegengehalten. Es geht uns also nach wie vor darum, unsere Aufgaben möglichst konzentriert und störungsfrei zu erledigen und am Beginn dieses Projekts steht die Reduktion.

Reduktion für die Selbstorganisation nutzen: 4 Schlüssel-Bereiche

Ohne, dass wir zu Ultra-Minimalisten oder Zen-Meistern werden müssen, sollten wir uns in den folgenden 3 Bereichen ernsthaft um das Reduzieren bemühen. Alle folgenden Schritten hin zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation und Zeitmanagement werden uns dadurch wesentlich leichter fallen:

  • Kommunikation konzentrieren
  • Werkzeuge reduzieren
  • Eine einzige Aufgabenliste
  • E-Mails und Aufgaben verbinden

Kommunikation konzentrieren

Telefon, E-Mail, Meetings, Gespräche auf dem Flur oder im Büro, Twitter, Facebook, Instagram, Snapchat, Slack und so weiter und so fort. An Kommunikationskanälen mangelt es uns wahrlich nicht, im Gegenteil. Die Devise lautet hier: So wenige Kanäle wie möglich. Bevor Sie also – um ein im Moment häufig gesehenes Beispiel zu bringen – Slack in der Firma einführen, stellen Sie zumindest folgende Fragen: Kann der Bedarf wirklich nicht durch die vorhandenen Kommunikationskanäle abgedeckt werden? Ist das neue Tool wirklich für unseren spezifischen Bedarf geeignet. Jeder Kommunikationskanal ist eine potentielle Ablenkung von der Arbeit. Je mehr Kommunikation ich also über ein und denselben Kanal abwickeln kann, desto besser. Hinterfragen Sie jeden Ihrer Kanäle: Brauche ich den wirklich? Und dann versuchen Sie, das oder eines der Kommunikationsmedien, auf die Sie tatsächlich nicht verzichten können, zu ihrer Kommunikationszentrale zu machen. Wenn das, wie bei vielen, die E-Mail ist, dann sorgen Sie dafür, dass so viel Kommunikation wie möglich per E-Mail bei Ihnen ankommt.

Werkzeuge reduzieren

Was für die Kommunikationskanäle gilt, gilt auch für andere Werkzeuge: Je weniger, desto besser. Die Welt ist voller hübscher Apps und Computerprogramme, die alle Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Zeit wollen. Faustregel: Schaffen Sie neue Werkzeuge erst dann an, wenn Ihre Bordmittel an der Aufgabe, die Sie haben, wirklich scheitern. Und: Die Beweislast der Nützlichkeit liegt immer beim Werkzeug; wenn Sie etwas nicht benutzen, dann weg damit.

Eine einzige Aufgabenliste

Ja, ich hatte sie auch, die hübsche, bunte Sammlung von Post-its rund um den Bildschirm, daneben die Aufgabenverwaltung in Outlook und dann noch eine To Do-Liste im Notizbuch. Selbst wenn Sie zu den wenigen gehören, die trotz dezentraler Aufgabenverwaltung nie etwas vergessen, verschwenden Sie Zeit und Energie, wenn Sie Ihre Aufgaben nicht an einem einzigen Ort pflegen. Und: Wie wollen Sie vernünftig priorisieren, wenn Sie Ihre Aufgaben vor der Prioritätsentscheidung immer erst mühsam zusammensuchen müssen? Also: Egal ob mit Stift auf Papier, in der To Do-App oder im Mailprogramm: Bitte nur eine Liste mit allen Aufgaben.

E-Mails und Aufgaben verbinden

Jede E-Mail ist eine Aufgabe und sei es „löschen“, richtig? Warum dann nicht alle Aufgaben zu E-Mails machen? Anders: Wenn Sie erkannt haben, dass E-Mails zu den Kommunikationskanälen gehören, auf die Sie nicht verzichten können und Ihr E-Mail-Programm daher eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge ist, warum dann nicht den nächsten Schritt machen und Aufgaben und E-Mails vereinen? Was das bringt? Wieder eine Liste weniger, die Sie im Auge behalten müssen! Wie das geht, steht hier.

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

4 Schritte zur Selbstorganisation: Praxis und Prinzipien

Lesezeit ca. 1:45 min

Statt Adventskranz - 4 Schritte zur Selbstorganisation
Statt Adventskranz – 4 Schritte zur Selbstorganisation

Selbstorganisation, Zeitmanagement, Selbstmanagement – offen gestanden mag ich keinen dieser Begriffe so recht. Hinter dieser Abneigung steckt, so vermute ich, der Verdacht, dass Bezeichnungen, gerade wenn sie so griffig, glatt und selbstverständlich daherkommen wie Selbstorganisation und Co., am Ende nichts als leere Hüllen ohne praktische Bedeutung sein könnten.

Selbstorganisation: Praxis vs. große Theorie

Wenn man so will, ist AGILEMENT Ausdruck dieses Verdachts. Schließlich stellen wir den großen theoretischen Würfen bewusst eine fast autistische Konzentration auf die tägliche Praxis, auf das, was ich tun und – halbwegs – kontrollieren kann, gegenüber. Dieser Fokus auf die Selbstorganisations-Praxis, auf Aufgaben, E-Mails, Kommunikation, Tagesplanung und Priorisierung hat nichts damit zu tun, dass wir guten Ideen abgeneigt wären – im Gegenteil: Wir kennen die Begeisterung über einen neuen großen Gedanken, der alle Probleme zu lösen scheint, nur zu gut.

Das Tun macht den Unterschied

Wie überall gilt auch für Selbstorganisation und Zeitmanagement in allen Facetten: Das Tun macht den Unterschied, nicht die Idee. Gutes Buch gelesen, spannendes Seminar besucht? Schön. Anregungen auch umgesetzt? Eben. Szenenwechsel: „Nennen Sie mir einfach eine einzige Sache, die ich direkt tun kann.“, so wurde ich im letzten Seminar gefragt. Gute Frage. Daher bis zum Jahresende in lockerer Folge: 4 Schritte zur Selbstorganisation; ganz praktisch aber auch ein bisschen prinzipiell.  Schönen 1. Advent!

Alle Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Meetings: 3 goldene Regeln für effiziente Konferenzen

Lesezeit ca. 1:30 min

Ein Team im Meeting
Ein Team im Meeting

Ob in der Projektarbeit oder im regulären Geschäfts- oder Büro-Alltag: Keine Form der Kommunikation ist potentiell so effizient wie das direkte Gespräch. Das Meeting, die Konferenz (oder früher die „Sitzung“) ist, richtig genutzt, ein Werkzeug für Steuerung und Informationsaustausch, dem weder die E-Mail noch Slack und Co. das Wasser reichen können.

Die Angst vor dem Meeting – berechtigt?

Dennoch wird das Meeting – gerade im Projektmanagement – vielerorts nur wenig genutzt. Denn die Angst ist groß vor ineffizienten, ausufernden, nicht ergebnisorientierten und daher zeitraubenden Meetings, die die Teammitglieder „nur von der Arbeit abhalten“. Ist diese Angst berechtigt? Ja und nein. Wie jede Form der Kommunikation sind Meetings in der Lage, unser Leben einfacher oder schwerer zu machen; es kommt darauf an, was wir daraus machen.

Ein Meeting ohne Regeln ist…

Ellenlange E-Mails mit 10 Personen in CC, von denen dann im Mail-Text doch 5 angesprochen werden, mit Konversation vollgemüllte Projektmanagement-Software und 30-Minuten-Meetings, die nach 2 Stunden ohne greifbares Ergebnis enden haben eines gemeinsam: Die jeweilige Kommunikationsform wird nicht bestimmungsgemäß angewandt. Die Regeln, die effiziente Kommunikation sicherstellen, werden in keinem Fall  eingehalten.

Meetings: 3 goldene Regeln

Beim Meeting gibt es eigentlich nur 3 Regeln, die über Wohl oder Wehe entscheiden:

  1. Kein Meeting ohne strikte Zeitbegrenzung
  2. Kein Meeting ohne Tagesordnung
  3. Kein Meeting ohne, dass am Ende klar ist: Wer macht was bis wann?

Die Regeln sind einfach, das Schwierige ist ihre konsequente Durchsetzung und die gelingt nur über klare Verantwortlichkeiten. So demokratisch wie gute Meetings sein können und sollen, bei der Durchsetzung dieser Regeln wird die Demokratie in den meisten Kontexten zurückstehen müssen.  Oder anders: Gute Führung ist gefragt.

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Was muss gute Tagesplanung leisten?

Lesezeit ca. 3:10 min

Analog? Digital? Hauptsache überhaupt Tagesplanung
Analog? Digital? Hauptsache überhaupt Tagesplanung

Wir haben an anderer Stelle bereits des Öfteren das Hohelied der Tagesplanung gesungen. Aber was gehört denn eigentlich dazu, damit ein Tagesplan ein guter Tagesplan ist? Soviel schon einmal vorab: Der Schritt, Ihre Aufgaben, Termine und Ihre sonstigen Erledigungen in einem einzigen Plan unterzubringen, also Tagesplanung zu betreiben, wird Ihr Leben positiv verändern. Das, was es dabei zu beachten gilt, ist eigentlich „nur“ angewandter gesunder Menschenverstand.

Tagesplan: Was muss rein?

Ein expliziter Tagesplan macht nur wirklich Sinn, wenn er „alles“ zusammenführt, was heute dran ist: alle Termine, alle Aufgaben, die ich für heute verplanen will oder muss und eben auch alles andere, für das ich Zeit brauchen werde. So weit, dass ich plane, wie lange ich morgens zum Duschen brauche, muss es nicht gehen, aber die Mittagspause und die privaten Erledigungen nach Arbeitsschluss plane ich eigentlich immer mit, sonst – so die Erfahrung – klappen diese Dinge nicht. In Sondersituationen (wie zum Beispiel einer Teilzeit-Elternzeit) kann es durchaus sinnvoll sein, viel weiter gehen, im Normalfall verplane ich die Zeit zwischen Ankunft im Büro und Abendessen.

Tagesplanung: Realismus zuerst

Tagesplanung ist dann erfolgreich, wenn sie realistisch ist. Wenn ich regelmäßig meinen Tagesplan über Gebühr vollpacke, wird das Ergebnis fast sicher frustrierend ausfallen. Der Ärger darüber, den Plan nicht erfüllt zu haben, kann zwar durchaus hilfreich sein, aber nur als Grund, etwas an meinen Prioritäten oder meiner Planungsweise zu ändern. Will ich die Vorteile von Tagesplanung für mich nutzen, komme ich nicht umhin, realistisch einschätzen zu lernen, wie lange ich für etwas brauche. Die meisten von uns tendieren dazu, die Zeit, die wir für etwas brauchen, zu unterschätzen. Nicht umsonst hat die eigentlich präzise Bitte „Gib‘ mir 5 Minuten“ in der Realität so unterschiedliche Zeitspannen des Wartens zu folge. Wenn wir merken, dass wir ständig unserem Plan hinterherlaufen, ist es Zeit, das Bauchgefühl einige Tage lang durch die Stoppuhr zu ersetzen und tatsächlich zu überprüfen, ob die E-Mail, die ganz locker in 5 Minuten geschrieben ist, nicht doch eher 15 Minuten dauert.

Tagesplanung: Puffer, Anfahrtszeiten und Co.

Zum Realismus bei der Planung gehört auch, nicht zu eng zu planen. Die kleinen Störungen des Tages (Telefon, Kollegen in der Tür etc.) haben wir nur sehr begrenzt im Griff. Was wir aber tun können, ist, durch Pufferzeiten dafür zu sorgen, dass die Auswirkungen solcher Unterbrechungen begrenzt bleiben und nicht zur ständigen Gefahr für den gesamten Plan werden. Erst recht sollte ich den Planungsrealismus aber dort walten lassen, wo ich Dinge vorhersehen kann: Wenn ich weiß, dass ich ungefähr 20 Minuten Anfahrt zum Nachmittagstermin haben werde, aber nur 10 Minuten dafür einplane, habe ich mir ein vermeidbares Problem geschaffen. Oder nehmen wir den Ärger über das zeitvernichtende Meeting, das statt 60 Minuten nur 30 Minuten gedauert hätte, wenn ich mich vorher 5 Minuten hingesetzt hätte, um es ordentlich vorzubereiten. Überhaupt Meetings: Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass selbst die knappste Vorbereitung à la „3 Dinge, die ich im Meeting unbedingt geklärt haben will“ Ihnen praktisch in jeder Konferenz einen strategischen Vorteil verschafft? Aber – Sie ahnen es mittlerweile – auch diese 5 Minuten direkter Vorbereitung (oder auch: direkter Nachbereitung!) müssen Sie sich aktiv nehmen, die kommen nicht von allein.

Tagesplan: Analog oder digital?

Die Frage, ob Tagesplanung analog oder digital, im Kalender des Mailprogramms, in der Planungs-App oder mit Papier und Stift besser funktioniert, ist allgemeingültig vermutlich nicht zu entscheiden. Welches Werkzeug Sie zur Planung verwenden, sollte von zwei Aspekten abhängig sein:

  1. Was liegt Ihnen am nächsten? Planung muss Ihnen leicht von der Hand gehen, sonst werden Sie sie auf Dauer nicht machen. Wenn also Notizbuch und Stift ohnehin Ihr Lieblingswerkzeug sind, ist die Sache ebenso klar, wie wenn Sie sofort an Ihren Outlook-Kalender denken.
  2. Was haben Sie ohnehin schon? Neues Werkzeug nur anzuschaffen, wenn das vorhandene seine Aufgabe nicht erfüllt, klingt angesichts der vielen blinkenden, glitzernden Apps vielleicht etwas verstaubt. Aber: Zeit, die statt in die Arbeit an Ihren Aufgaben in die Beherrschung eines neuen Werkzeugs fließt, muss schon sehr gut begründet sein.

Tagesplanung: Das wichtigste zum Schluss

Das wichtigste bei der Tagesplanung ist das Bewusstsein, dass die Erstellung eines Plans Sie weder mit der Erkenntnis in die verschlungenen Pfade der Vorsehung, noch mit göttlicher Schöpfungskraft versieht. Sprich: Ihre Tagespläne können noch so gut und realistisch sein, es wird Tage geben, an denen sie nicht aufgehen. Der einzige Ort, in dem ein Plan theoretisch immer funktionieren kann, ist ein Labor und wer will dort schon leben?

Ja, wenn Ihre Tagesplanung dauerhaft nur Frust bringt, weil Sie jeden Abend mit dem Gefühl von „Schon wieder nicht geschafft“ nach Hause gehen, sollten sie Ihre Planung überdenken (siehe oben). Aber die dezidierte Erwartung, dass ein Plan immer funktioniert, ist unsinnig. Etwas Demut gehört schon dazu, aber das ist ja nicht nur bei der Planung so…

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Start with why? Das Warum in den Tag bekommen

Lesezeit ca. 3:00 min

Start with Why - Jeden Tag Warum?
Start with Why – Jeden Tag Warum?

Das Warum lässt uns noch nicht ganz los. Ich gebe es zu, Simon Sinek hat einen Nerv getroffen, mit seinem „Start with Why“. Aber da sind wir ja in guter Gesellschaft. Nach wie vor geht es uns darum, nicht beim „Start“ stehenzubleiben, sondern zu versuchen, unser „Why“ (=unsere Ziele, das, was uns wichtig ist) auch zu erreichen. Heute also: Wie schaffen wir es, unser Warum auch wirklich in unseren Tag zu bekommen? Denn – bis dahin waren wir letzte Woche gekommen – um ein Ziel zu erreichen, müssen wir an ihm arbeiten. Oder anders: Was nützt es mir, mein Warum zu kennen, wenn es in dem, was ich täglich tue, keine Rolle spielt?

Das Warum in den Tag bekommen: Ziele festhalten

Nehmen wir also einmal an, wir wissen, was unsere Ziele sind; beruflich oder auch privat. Um ihnen eine faire Chance zu geben, müssen wir sie zunächst festhalten. Das klingt einfach und ist es auch; grundsätzlich genügen dazu Stift und Papier. Zwei Dinge gibt es meiner Erfahrung nach aber zu beachten:

  1. Zu Beginn des zweiten Semesters (laaang ist’s her…) habe ich mal meine Ziele für das nächste Jahr aufgeschrieben. Sah gut aus, fühlte sich auch gut an. Das resultierende Blatt Papier habe ich dann allerdings erst zweieinhalb Jahre später an der Pinnwand „wiedergefunden“, als ich diese in einer Umzugskiste verstauen wollte. Ziele an einem Ort zu formulieren, den wir nicht im Blick haben, macht also wenig Sinn.
  2. Aber unsere Ziele einfach zu unseren Aufgaben in die To Do-Liste zu schreiben, ist ebenfalls problematisch, denn wir vermischen hier Dinge, die nicht zusammengehören. Um ein extremes Beispiel zu bringen: An „Die Welt verbessern“ und „Milch kaufen“ werden Sie nicht in gleicher Weise herangehen. Der Effekt der Vermischung ist entweder der, dass unsere Ziele in unseren Aufgaben untergehen (die Gefahr ist ohnehin groß im Klein-Klein des Tagesgeschäfts). Oder – ebenso fatal -, dass uns der Blick auf unsere (nicht erreichten) Ziele vom konzentrierten Abarbeiten unserer Aufgaben ablenkt.

Das Warum in den Tag bekommen: Ziele zu Aufgaben machen

Was für die Methode gilt, Ziele festzuhalten, gilt analog auch für die Art und Weise, Ziele zu Aufgaben zu machen: Was das richtige Hilfsmittel für Sie ist, hängt von Ihrer Arbeitsrealität ab. Die entscheidende Frage bei der Übersetzung von Zielen in Aufgaben ist die, ob und wann etwas „dran“ ist. Diese Frage hat zwei Komponenten: Zunächst müssen Sie Klarheit über das „etwas“ bekommen. Damit ist gemeint, dass um ein Ziel erreichen, meist mehrere Schritte zu gehen, also Aufgaben zu erledigen sind. Und um diesen Weg zum Ziel zu beschreiten, müssen Sie Klarheit über den jeweils nächsten anstehenden Schritt bekommen. Am oft gehörten „Ziele herunterbrechen“ ist grundsätzlich nichts falsch. Diejenige mit ihrem Ziel verknüpfte Aufgabe, die in Ihre Aufgabenliste gehört, ist aber die, die zuerst ansteht und nicht so sehr die, bis zu der es noch 5 gegangener Schritte zuvor bedarf.

Und auch der nächste Schritt auf meinem Weg zum Ziel muss nicht zwingend heute dran sein. Es kann sehr viel sinnvoller sein, meine Aufgabenliste nicht mit einer weiteren Aufgabe zu verlängern – auch wenn es die richtige ist – wenn ich schon genau weiß, dass ich erst in einer Woche Zeit für ihre Erledigung haben werde. Das geradezu klassische Instrument der Wiedervorlage zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft, dass nicht ohne Grund in vermeintlich modernen Werkzeuge wie Gmail (wieder) zu finden ist, ist oftmals die bessere Wahl, als das direkte Einspeisen in die Liste der aktuellen Aufgaben. Denn eine (zu) lange Aufgabenliste kann durchaus und unnötiger Weise demotivierend wirken.

Freiheit für Ihr Warum: Ziele im Tagesplan

Über das Festhalten Ihrer Ziele und die Entscheidung, welcher Schritt auf dem Weg zum Ziel jeweils „dran“ ist, haben Sie Ihr Warum nun sozusagen bis zur Startlinie gebracht. Und jetzt kommt es darauf an: Sie können alle vorbereitenden Schritte optimal in Ihrem System umgesetzt haben, dennoch entscheidet der nächste Schritt letztlich darüber, ob Ihr Warum wirklich Teil Ihrer Realität wird, oder nicht: Es geht darum, die Aufgaben, die Sie Ihren Zielen näher bringen, auch wirklich in Ihrem Tagesplan ankommen zu lassen. Tagesplan? Klingt irgendwie nach Schule; eng und fremdbestimmt. Das Gegenteil ist der Fall: Ein realistischer Tagesplan ist vermutlich dasjenige Instrument der Selbstorganisation mit der größten Hebelwirkung. Nichts sonst wir Ihnen so viel Freiheit für Ihr Warum einräumen, wie ein vernünftig geplanter Tag.

Nächste Woche steht er daher im Mittelpunkt, der Tagesplan.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Inbox Zero? Was tun nach dem Aus von Google Inbox?

Lesezeit ca. 1:50 min

Google beendet E-Mail-Dienst Inbox
Google beendet E-Mail-Dienst Inbox (Bildquelle: shutterstock.com)

Google hat angekündigt, im März 2019 den E-Mail-Dienst Inbox zu beenden. Inbox versprach den Nutzern seit 2014 Unterstützung beim Bewältigen des E-Mail-Aufkommens und fand vor allem im professionellen Umfeld Verwendung. Viele Inbox-Funktionen sind mittlerweile in Googles Gmail eingegangen, dennoch beeilten sich diese Woche zahlreiche Kommentatoren, Alternativen zu Inbox aufzuzählen und anzupreisen. Worum geht es da?

Alternativen zu Inbox?

Ob bei Google Inbox, bei den zahlreichen, für Gmail oder andere E-Mail-Dienste erhältlichen Erweiterungen oder den ungezählten Apps zum Thema geht es oberflächlich darum, den geplagten Nutzer beim Erledigen seiner E-Mails zu unterstützen. Da wird künstliche Intelligenz bemüht, automatisch nach Themen zusammengefasst, a werden Mausbewegungen (!) analysiert, paralleles Schreiben von E-Mails im Team ermöglicht. Kalender und Aufgabenverwaltung sind ohnehin schon fast Standard, während Verknüpfungen mit Slack, Salesforce, Dropbox oder Alexa ermöglich werden.

Der Kampf mit dem Posteingang

Ketzerische Frage: Braucht man das? Sicher, das Problem, dass E-Mails einfach durch ihre schiere Anzahl die tägliche Arbeitszeit verstopfen, ist real. Diejenigen, für die das Alltag ist, kommen nicht umhin, dieses Problem für sich zu lösen. Die Fallhöhe ist groß und das Ziel eigentlich klar: Ich muss meine E-Mails in den Griff bekommen, muss über meinen Posteingang bestimmen und nicht er über mich. Die grundsätzliche Frage lautet: Wie gehe ich an die Lösung heran? Versuche ich, mir durch immer neue Zusatzfunktionen oder „intelligente“ Programme Arbeit abnehmen zu lassen? Oder liegt die Antwort auf die Inbox-Frage eher bei mir, beim Nutzer und der Art und Weise, wie ich meine E-Mails behandle?

Den Posteingang wie einen Briefkasten behandeln

Ich behaupte: Der wichtigste Button in meinem E-Mail-Programm, egal ob App, Desktop-Anwendung oder Web-Mailer ist nach wie vor der mit dem kleinen x für „Beenden“. Die Entdeckung, dass man nicht den ganzen Tag im Posteingang festhängen muss, bringt mehr Produktivität und Effizienz als alle Add-ons dieser Welt zusammen. Fügt man dem einem von unnötigen Funktionen befreiten Gmail oder einem vernünftig eingerichteten E-Mail Client (Outlook, Thunderbird etc.) hinzu, fehlt eigentlich nur noch eine klare, einfach Strategie, meinen Posteingang konsequent zu leeren. Wie damals beim Briefkasten.

Der Unterschied zwischen Golf-Klasse und Formel 1

Lassen wir also Google Inbox frohen Mutes ziehen, Gmail genügt allemal. Bleiben wir gelassen, wenn sich Tools wie „Astro“ mit Alexa verbinden, warum auch immer das irgendwem außer Amazon etwas bringen sollte.

Mit E-Mails umgehen ist wie schnelle Autos bauen: Man kann den Motor immer größer machen, oder man macht das Auto leichter. Ein aktuelles Formel-1-Auto wiegt nicht einmal die Hälfte eines VW Golf. Na?

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Gmail einrichten: AGILEMENT in der G Suite

Lesezeit ca. 2:10 min

Gmail - nach AGILEMENT einrichten
Gmail – nach AGILEMENT einrichten

AGILEMENT geht mit jedem E-Mail-Programm, egal ob Desktop-Client, Mobil-App oder Web-Mailer. Die weltweit sicher beliebteste E-Mail-Anwendung im Web ist Gmail von Google, Herzstück der „G Suite“, die in vielen Unternehmen Einzug gehalten hat. Genau wie bei Outlook ist die richtige Einrichtung die halbe Miete fürs effiziente Arbeiten mit Gmail. Heute also: Grundsätze der Gmail-Einrichtung nach AGILEMENT-Prinzipien; damit Ruhe und Ordnung einkehren ;-).

Gmail: Kompaktheitsgrad und Posteingang konfigurieren

Wichtigster Button bei Gmail ist aus meiner Sicht das „Einstellungen“-Rad. Erstes Element: „Zurück zum klassischen Gmail“: Würde ich nicht wählen, die aktuelle Weboberfläche von Googles Mailprogramm finde ich eigentlich ziemlich gelungen. Weiter im Text: „Kompaktheitsgrad“: Aus meiner Sicht „Normal“, da „Standard“ mit vielen bunten Bildchen zu unruhig wirkt und „Schmal“ optisch sehr gedrängt aussieht. Als nächstes bekommen wir „Posteingang konfigurieren“ angeboten. Ein extrem wichtiger Punkt. Im Standard ist der Posteingang in Gmail mit diversen Tabs versehen. Was – vielleicht – der besseren Übersicht dienen soll, bewirkt das Gegenteil. Übersicht im E-Mail-Posteingang gibt es nur mit einem einzigen Tag, also nur „Allgemein“ aktiviert lassen.

Gmail: Einstellungen

Größter, aber auch letzter wichtiger Punkt im Einstellungen-Menü von Gmail ist der Punkt „Einstellungen“. Fragen wir uns nicht länger, ob der Klickpfad „Einstellungen > Einstellungen“ semantisch Sinn macht, gehen wir einfach kurz durch die diversen Tabs:

  • Allgemein: Nachrichtenzahl pro Seite auf maximalen Wert, automatische Erinnerungen ausschalten, Konversation als gelesen markieren: „Sofort“ auswählen, vernünftige Signatur eintragen, Vorschau anzeigen lassen
  • Labels: Was die meisten Menschen „E-Mail-Ordner“ nennen, heißt bei Gmail „Labels“ (technisch nicht ganz korrekt, aber für unsere Zwecke genügt das), insofern: Nur „Gesendet“ und „Papierkorb“ anzeigen lassen und zwei neue Labels „DO“ und „ZIP“ anlegen
  • Posteingang: Haben wir bereits größtenteils erledigt: die „Kategorien“, das sind die bereits erwähnten Tabs, sollten bis auf „Allgemein“ abgewählt sein, dann noch „Keine Markierungen“ und „Filter ignorieren“ anstellen (kann man natürlich nutzen, ich würde es lassen)
  • Konten & Import: Wenn Sie Gmail mit mehreren Konten nutzen (also in de G Suite), kann hier einiges relevant sein, für die Grundeinstellung würde ich nichts verändern, Kontakte können Sie natürlich importieren
  • Filter und blockierte Adressen: Bitte ignorieren. Wenn Sie wirklich irgendwann feststellen, dass Sie Filter benötigen, können Sie sich damit beschäftigen
  • Weiterleitung und POP/IMAP: Wenn benötigt, können Sie hier eine Weiterleitung einrichten, die POP/IMAP-Einstellungen sind nur relevant, wenn Sie Gmail über einen Mail-Client (Outlook o.ä.) nutzen wollen
  • Add-ons: Brauchen Sie erst, wenn sie sie brauchen…
  • Chat: Wenn das in Ihrer Firma nicht dezidiert genutzt werden soll, direkt ausschalten
  • Erweitert / Offline / Designs: nichts ändern

Gmail-Einstellung abschließen: Vertikal geteilte Ansicht, Kalender

Was Sie jetzt noch tun müssen, ist, links neben dem „Einstellungen“-Rad-Symbol den Button zu finden, der die Ansicht umstellt. Dort wählen Sie „vertikal geteilt“ aus. Wenn Sie sich jetzt noch für die rechte Spalte Ihre nächsten Termine anzeigen lassen (Button „Google Kalender“, dann „Optionen“ > Terminübersicht), sollte nichts mehr gegen eine effiziente Nutzung Ihrer Gmail-Webanwendung sprechen. Genau wie bei Outlook würde ich die Finger von der Aufgabenverwaltung („Google Tasks“) und den „Notizen“ lassen; beides können Sie problemlos mit E-Mails abbilden.

Mehr zur durchaus interessanten „Zurückstellen“-Funktion, in Kürze mehr an dieser Stelle.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Outlook 365 einrichten: Vom Diktator zum Werkzeug

Lesezeit ca. 1:50 min

Outlook 365 3 Spalten-Ansicht
Outlook 365 3 Spalten-Ansicht

Ja, Microsoft Outlook (oder jedes andere E-Mail-Programm), ist, wenn man denn seine E-Mail-Adresse(n) eingerichtet hat, direkt benutzbar. Genau wie neue Computer oder Smartphones mit einem Haufen überflüssiger Software geliefert werden, die die Nutzung unnötig komplizieren (und nerven), verhält es sich aber auch mit MS Outlook: Auch in der neuen Version 365 entscheidet die Einrichtung, ob man es im Alltag mit einem Schreibtisch-Diktator oder einem effizient nutzbaren Werkzeug zu tun hat. Also bitte keine Ausreden: Die Zeit, die Sie bei der ersten Nutzung Ihres Neuen E-Mail-Programms in eine vernünftige Einrichtung investieren, bekommen Sie 100-fach wieder raus. Es dauert vielleicht eine Stunde, aber diese Stunde werden Sie nicht bereuen. Also los.

Grundlagen der Einrichtung von Microsoft Outlook 365

Da Bilder mehr als 1000 Worte sagen (bei der Software-Einrichtung wahrscheinlich sogar mehr als 10.000…), werde ich mich in der Folge auf die Grundsätze der Outlook-Einrichtung und ihre Sinnhaftigkeit beschränken. Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle folgenden Einrichtungsschritte finden sich in den Video-Tutorials im AGILEMENT-Kanal bei YouTube. Die dort am Beispiel von Outlook 2016 gezeigten Schritte sind im Prinzip auch „abwärts-kompatibel“ zu Outlook 2013 oder 2010; für Outlook 365 sind sie in jedem Fall gültig.

Nach der Installation: Outlook 365 in Betrieb nehmen

All erstes möchte auch das neue Outlook mit den vorhandenen E-Mail-Adressen gefüttert werden. Je nach Vorgaben Ihrer IT (wenn Sie eine haben), können dafür bestimmte Einschränkungen gelten. In jedem Fall sollte der erste Schritt darin bestehen, die (hoffentlich) gesicherte(n) Outlook-Datendatei(en) zu importieren bzw. bei der Einrichtung einer jeden E-Mail-Adresse im Einrichtungsprozess anzugeben. Erstes Ziel also: Alle benutzten E-Mail-Adressen angelegt, bestehende Datendateien importiert. Das sollte dazu führen, dass all Ihre gesicherten E-Mails bereits wieder verfügbar sind.

Handarbeit: Ansichtseinstellungen in Outlook 365

Die Outlook-Datendateien beinhalten leider nicht Ihre persönlichen Einstellungen. Das bedeutet, dass Sie diejenigen Dinge, die aus meiner Sicht das Programm erst benutzbar machen, bei jeder Neuinstallation wieder in Handarbeit neu machen müssen, angefangen mit den Ansichts-Einstellungen:

  • 3-Spalten-Ansicht: 3 Spalten oder kein Outlook (meine Meinung)
  • Kalender und Termine in Aufgabenleiste: Kalender und nächste Termine gehören in den Sichtbereich. Bei mir sind das alle Elemente im Aufgabenbereich, denn die Aufgabenverwaltung nutze ich nicht
  • Kalenderwochen anzeigen: Etwas altmodisch vielleicht, aber ungemein praktisch, denn es macht die Terminvereinbarung leichter: Ihr Outlook-Kalender kann die Kalenderwochen anzeigen; eine recht gut versteckte Checkbox…
  • DO und ZIP anlegen: Die einzigen beiden E-Mail-Ordner, die Sie wirklich brauchen, wenn Sie Outlook nach AGILEMENT benutzen wollen und ihre Aufgaben immer in einer einzigen Liste zusammen haben wollen
  • Favoriten-Ordner und minimierte Ordner-Ansicht: Es gibt keinen Grund, dass Sie mehr als die Ordner vor Augen haben, die Sie wirklich benutzen, daher klare Empfehlung

Überblick tut Not: Ein einziger Posteingang für alle E-Mail-Adressen

Wenn Sie nur eine einzige E-Mail-Adresse in Microsoft Outlook verwalten, ist der nächste Punkt für Sie irrelevant, sind es mehrere, ist er aus meiner Sicht unerlässlich: Bringen Sie Ihrem Outlook unbedingt bei, dass alle eintreffenden E-Mails in einem einzigen Posteingang landen. Auf den ersten Blick mag diese „Vermischung“ Sorgen auslösen, aber – glauben Sie mir – die sind komplett unbegründet. Ich verwalte 13 E-Mail-Adressen in einer einzigen Outlook-Installation. Der eine Posteingang ist der Grund, warum das überhaupt machbar ist und hat noch nicht ein Mal zu Problemen geführt. Wenn Sie ihr E-Mail-Programm sinnvoll nutzen wollen, müssen Sie Ihren Posteingang leer halten und das geht nur effizient, wenn es davon nur einen gibt.

Outlook das Maul stopfen: Keine Benachrichtigungen und Automatiken!

Es gibt keinen, ich wiederhole: keinen Grund, Outlook zu erlauben, Sie durch Töne, Pop-Ups oder sonstige Nervenfresser über neue E-Mails zu unterrichten. Sie entscheiden, wann Sie Ihre E-Mails ansehen, nicht Ihre Software! Also: Alle Benachrichtigungen für eingehende E-Mails direkt abschalten. Das gleiche gilt für das automatische Abrufen von E-Mails vom Server: ausmachen. Wenn Ihre Mail-Adressen über einen Exchange-Server (oder etwas ähnliches) laufen, kann es sein, dass Sie das lokal nicht machen können. In diesem Fall zwingen Sie Ihre IT dazu (beziehungsweise bitten Sie freundlich darum). Denn auch hier gilt: Sie entscheiden, wann Sie E-Mails abrufen, nicht Ihre Software.

So, wenn Sie hier angekommen sind, kann sich Ihr Outlook sehen lassen. Täuschen Sie sich nicht: Genau wie Fußball-Profis nicht mit Fußballschuhen von der Stange spielen, brauchen Sie als Schreibtisch-Profi ein vernünftig eingerichtetes E-Mail-Programm. Das gilt natürlich nicht nur für Outlook und die Grundlagen dieser Empfehlungen würde ich ohne zu zögern auch auf andere Programme übertragen.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Keine Angst vor der Priorisierung!

Lesezeit ca. 1:55 min

Geschafft! Keine Angst mehr vor dem Priorisieren.
Geschafft! Keine Angst mehr vor dem Priorisieren.

Angst vor der Priorisierung. Das war unser Thema in der letzten Woche. Wie kommt es, hatten wir gefragt, dass diese „Killer-Strategie“ der Selbstorganisation oft ein Hindernis, kein Hilfe darstellt und uns sogar veritable Angst einjagen kann? Gut zu wissen, dass es nicht nur mir so geht, haben Sie vielleicht gedacht, aber was kann ich dagegen tun. Richtige Frage, daher heute: Eine konkrete Strategie, damit die Angst vor der Priorisierung bald der Vergangenheit angehört.

Priorisierung: Was soll schon passieren?

Eine wichtige Erfahrung, die wir vermutlich alle als Kinder gemacht haben, ist: Zwischen Angst und keiner Angst liegt oft nicht mehr als ein Druck auf den Lichtschalter. Bei Tages- oder zumindest Lampenlicht verwandeln sich die meisten Nachgespenster wieder in Bettlaken und das gilt auch für die Priorisierung: Ja, um vernünftig zu priorisieren kommen wir nicht daran vorbei, uns unsere aktuellen Aufgaben, unsere derzeitige Arbeitsrealität in vollem Umfang bewusst zu machen. Das kann bedeuten, dass wir uns vor einem großen Berg wiederfinden, an dessen Abtragung wir eigentlich schon längst hätten arbeiten wollen. Aber aufgepasst: Der Berg wird nicht dadurch höher, dass wir ihn uns in seiner Gänze ansehen. Wenn er hoch ist, war er das schon vorher. Und wenn wir alle unsere aktuellen Aufgaben auflisten, um sie zu priorisieren, werden es genauso viele sein, wie vorher. Mit einem Wort: Was soll schon passieren?

Priorisierung: Was kann passieren?

Auch durch das Priorisieren der Liste an sich werden wir unsere Situation keinesfalls verschlechtern. Im Gegenteil: Auflisten und Priorisieren führen bei mir in 8 von 10 Fällen zu zwei Dingen:

  1. Ich stelle fest, dass sich einige Aufgaben erledigt haben.
  2. Ich stelle fest, dass einige Aufgaben weder wichtig noch dringend sind und folgerichtig nichts auf meiner Liste zu suchen haben.

Priorisierung muss einfach sein: 3 Schritte

Wenn wir etwas nicht tun wollen, fällt es uns umso leichter, uns davor zu drücken, je aufwändiger und zeitraubender diese Aufgabe ist. Schon darum muss Priorisieren so einfach wie möglich sein.  Daher:

  1. Alle Aufgaben in nur einer Liste sammeln. (Ob digital oder analog ist erst einmal egal, es hat allerdings Vorteile, wenn die Liste per Computer kopierbar ist, vgl. HIER)
  2. Choicing.de aufrufen und Liste komplett priorisieren.
  3. Choicing-Liste ausdrucken und anfangen, die Liste abzuarbeiten.

Gewohnheit siegt: Täglich priorisieren

Die Hirnforschung lehrt uns, dass unser zentrales Denkorgan am liebsten auf Autopilot fliegt. Das Gehirn ist ein Gewohnheitstier. Der eigentliche Schlüssel, um die Angst vor der Priorisierung loszuwerden und das riesige Potential dieses Werkzeugs zu nutzen, ist daher, das Priorisieren zu einer Gewohnheit zu machen. Nichts macht uns weniger Angst, als das Gewohnte! Also: Priorisierung ja und zwar bitte täglich. Fangen Sie direkt heute an, nach wenigen Wochen werden Sie merken, dass aus dem Angst-Grund Priorisierung ein „neues Normal“ geworden ist. Glückwunsch schon einmal!

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.