3. Schritt zur Selbstorganisation: Planen & Priorisieren

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Planen und Priorisieren
Planen und Priorisieren = Selbstbestimmung

Im 3. Schritt hin zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation geht es ums Planen und Priorisieren. Und damit geht es vor allem um eines: Ein Maximum an Selbstbestimmung. Denn:  Bei der Selbstorganisation (zu der ich das „Zeitmanagement“ hinzurechne) geht es vor allem darum, die Dinge bestmöglich zu kontrollieren, die ich kontrollieren kann. Und die besten Chancen dazu habe ich, wenn ich mich auf mich selbst konzentriere.

Planen und Priorisieren für ein Maximum an Selbstbestimmung

Kontrolle (soweit es eben geht) bedeutet wiederum nichts anderes als: das, was ich will bestimmt auch meine Realität, womit wir bei der Selbstbestimmung wären. Nun klingen „Planen & Priorisieren“ vielleicht in den Ohren vieler nicht nach dem letzten Wort in Selbstbestimmung. Bin ich nicht viel selbstbestimmter, wenn ich mich nicht irgendwelchen Plänen unterwerfe? Nein, bin ich nicht. Denn was passiert in den meisten Arbeits-Umfeldern, wenn ich meine Zeit nicht selbst plane und nicht selbst entscheide, was ich zuerst mache (also priorisiere)? Kurz gesagt: Dann entscheiden eben andere über meinen Tag.

Tagesplanung: Notwendigkeiten und Selbstbestimmung

Nun will ich nicht so tun, als gäbe es in meiner und Ihrer Arbeitsrealität keine Notwendigkeiten, keine Hierarchien, Anweisungen oder Situationen, in denen ich keine Wahl habe. Natürlich gibt es die und ja, oft bestimmen diese Dinge meine Prioritäten und meine Planung. Aber die Erfahrung zeigt ganz klar: Wenn ich das zum Anlass nehme, zu sagen „Ich habe eh‘ keine völlige Freiheit, warum sollte ich also meinen Tag planen?“, dann gebe ich damit all das auf, was ich an Selbstbestimmungs-Möglichkeiten dennoch habe.

Planen & Priorisieren: agieren statt getrieben werden

Einfaches Beispiel: An drei von 5 Tagen in der Woche könnte ich nichts anderes tun, als Mails zu beantworten. Ich müsste nur Outlook erlauben, alle 10 Minuten neue Mails abzurufen und mir erlauben, den ganzen Tag am offenen Posteingang zu verbringen. Das Ergebnis wäre, dass ich, statt zu agieren, den ganzen Tag nur reagierte.

Wenn ich andererseits meinen Tag bewusst plane und aktiv meine Aufgaben priorisiere, wird das immer noch nicht bedeuten, dass ich immer das tun kann, was ich will. Aber erstens entscheide ich aktiv, wie ich mit den Dingen umgehe, die von außen an mich herangetragen werden und zweitens stelle ich sicher, dass ich in den Zeitspannen, die ich eben doch zu meiner Verfügung habe, auch wirklich die Dinge tue, die ich tun will.

Planen und Priorisieren: Das Minimum

  1. Setzen Sie sich morgens max. 20 Minuten hin und planen Sie aktiv Ihren Tag (mehr dazu hier)
  2. Priorisieren Sie mindestens einmal in der Woche Ihre komplette Aufgabenliste (zum Beispiel mit Choicing)

Da wir uns ja mit großen Schritten der Hoch-Zeit der guten Vorsätze nähern, ein Schlussgedanke: Regelmäßiges Planen und Priorisieren wird – ganz nebenbei – dafür sorgen, dass sich Ihr Überblick über das, was Sie tatsächlich tun, stark verbessert. Und wenn Sie vorhaben sollten, etwas an Ihrer Arbeitsrealität zu ändern, ist ein verlässlicher Überblick der erste Schritt.

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

2. Schritt zur Selbstorganisation: Sortieren

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2. Schritt zur Selbstorganisation - Sortieren
2. Schritt zur Selbstorganisation – Sortieren

Zwei Fragen zu Beginn: Ist Ihr E-Mail-Posteingang leer? Befinden sich Dinge auf Ihrem Schreibtisch, die dort nicht hingehören? Wenn Sie die erste Frage mit ja, die zweite mit nein beantworten, dann haben Sie das Sortieren vermutlich bereits verinnerlicht oder ohnehin „im Blut“. Glückwunsch! Für alle anderen: Keine Sorge. Sortieren, der zweite Schritt auf dem Weg zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation, ist kein Hexenwerk. Gehen wir es also an.

Sortieren = Ordnung = Übersicht

Ich bin nicht sicher, ob der Stand der pädagogischen Erkenntnisse noch Aussagen wie „Kinder lieben Ordnung“ oder „Kindern ist das Sortieren angeboren“ erlaubt. Mag sein, dass der Mensch ein Wesen des konstruktiven Chaos‘ ist und mit Sicherheit will keiner, der recht bei Verstand ist, in die muffige Zwangsordnung eines 50er-Jahre-Büros zurück. Dennoch beobachte ich bei meinen Kindern, dass ein (halbwegs) aufgeräumtes Kinderzimmer sie mit Zufriedenheit und Stolz erfüllt und sei es nur, weil sie dann die Dinge, die sie suchen, auch finden. Und darum geht es beim Sortieren: Ordnung schaffen, am besten bevor Unordnung überhaupt entsteht. Und zwar nicht als Selbstzweck, sondern als Erleichterung des Lebens: Zeit mit dem Suchen von Dingen zu verbringen nervt. Noch schlimmer aber: Dinge nicht zu finden, Termine oder Deadlines zu verpassen etc., nur weil Ordnung und Übersicht fehlen. Denn Sortieren heißt zweierlei: Alles, was zu mir kommt, ansehen und dann entsprechend einordnen.

Sortieren = Ordnung schaffen:  Arbeitsplatz, Desktop, Posteingang

Beginnen wir von vorn. Bevor wir Ordnung halten können, müssen wir erst einmal eine (Grund-)Ordnung schaffen. Das bedeutet konkret: Nehmen Sie jedes Ding, egal ob Brief, Stift, Zettel, Telefon, das an Ihrem Arbeitsplatz bzw. Schreibtisch liegt, nacheinander in die Hand und entscheiden Sie:

  • Brauche ich es? Nein? Dann Wegwerfen!
  • Brauche ich es, aber nicht auf meinem Schreibtisch? Nein? Dann so ablegen, dass Sie es wiederfinden (Registratur/Ablage/aufgeräumtes Schank-Fach…), wenn Sie es brauchen.

Der Rest darf bleiben. Das geht nicht nur auf jedem Schreibtisch, sondern auch auf Ihrem Computer-Desktop, der – wie der Name eigentlich sagt – auch ein Platz ist, der für diejenigen Dateien reserviert sind, die Sie im Moment, also streng genommen für die Erledigung der aktuellen Aufgabe, brauchen. Auch noch sinnvoll sind Verknüpfungen zu einigen wenigen Speicherorten, die Sie oft verwenden oder gerade heute schnell aufrufen wollen. Bei mir sind das: Papierkorb, Download-Ordner und Ordner mit Material z.B. für das anstehende Seminar, die heutige Präsentation, Konferenz etc. Dezidiert nicht gedacht ist der Desktop für Verknüpfungen zu Programmen. Dafür gibt es die Task-Leiste.

Analog dazu funktioniert auch das erstmalige Aufräumen des E-Mail-Posteingangs, nur dass diese Aufgabe meist eine größere ist. Hierzu habe ich an dieser Stelle ausführliche Hinweise gegeben.

Sortieren = Ordnung halten: E-Mail-Postfach täglich leeren

In Anlehnung an einen bekannten (und wahren) Ausspruch könnte man sagen: Es genügt, nichts zu tun, um aus Ordnung Chaos zu machen. Da wir uns jeden Tag dem Eingang von telefonischen, physischen und (für viele von uns noch wichtiger) digitalen „Zusendungen“ gegenübersehen, ist auch einem ordentlichen Schreibtisch in einer Woche ein chaotischer geworden, im E-Mail-Posteingang geht es noch schneller. Die Methode des Ordnung Haltens ist wiederum: sortieren. Nehmen wir den E-Mail-Posteingang als Beispiel. Entscheiden Sie für jede eingehende E-Mail:

  • Brauche ich die noch? Nein? Löschen!
  • Ist eine Aufgabe für mich in der E-Mail? Nein, aber ich will sie später wiederfinden? Ablegen!
  • Ist eine Aufgabe für mich drin, die ich in unter 3 Minuten erledigen kann? Direkt erledigen, dann löschen oder ablegen!
  • Dauert die Aufgabe aus der E-Mail länger als 3 Minuten? Auf die Aufgabenliste!

Mehr zum sogenannten LEAD-Clearing im Posteingang finden Sie hier. Die gleiche Logik sollten Sie einmal in der Woche Ihrer To Do-Liste angedeihen lassen. Das führt nicht nur dazu, dass Sie keine Karteileichen mitschleppen, sondern auch den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. Eine wichtige Voraussetzung für den nächsten Schritt: Planen und Priorisieren. Dazu in Kürze mehr an dieser Stelle.

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

4 Schritte zur Selbstorganisation: Praxis und Prinzipien

Lesezeit ca. 1:45 min

Statt Adventskranz - 4 Schritte zur Selbstorganisation
Statt Adventskranz – 4 Schritte zur Selbstorganisation

Selbstorganisation, Zeitmanagement, Selbstmanagement – offen gestanden mag ich keinen dieser Begriffe so recht. Hinter dieser Abneigung steckt, so vermute ich, der Verdacht, dass Bezeichnungen, gerade wenn sie so griffig, glatt und selbstverständlich daherkommen wie Selbstorganisation und Co., am Ende nichts als leere Hüllen ohne praktische Bedeutung sein könnten.

Selbstorganisation: Praxis vs. große Theorie

Wenn man so will, ist AGILEMENT Ausdruck dieses Verdachts. Schließlich stellen wir den großen theoretischen Würfen bewusst eine fast autistische Konzentration auf die tägliche Praxis, auf das, was ich tun und – halbwegs – kontrollieren kann, gegenüber. Dieser Fokus auf die Selbstorganisations-Praxis, auf Aufgaben, E-Mails, Kommunikation, Tagesplanung und Priorisierung hat nichts damit zu tun, dass wir guten Ideen abgeneigt wären – im Gegenteil: Wir kennen die Begeisterung über einen neuen großen Gedanken, der alle Probleme zu lösen scheint, nur zu gut.

Das Tun macht den Unterschied

Wie überall gilt auch für Selbstorganisation und Zeitmanagement in allen Facetten: Das Tun macht den Unterschied, nicht die Idee. Gutes Buch gelesen, spannendes Seminar besucht? Schön. Anregungen auch umgesetzt? Eben. Szenenwechsel: „Nennen Sie mir einfach eine einzige Sache, die ich direkt tun kann.“, so wurde ich im letzten Seminar gefragt. Gute Frage. Daher bis zum Jahresende in lockerer Folge: 4 Schritte zur Selbstorganisation; ganz praktisch aber auch ein bisschen prinzipiell.  Schönen 1. Advent!

Alle Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Kenne Deine Grenzen: Realismus in der Selbstorganisation

Lesezeit ca. 2:30 min

Realistische Selbstorganisation: Wo ist die Grenze das Planens?
Realistische Selbstorganisation: Wo ist die Grenze das Planens?

„Life is what happens to you while you’re busy making other plans.“, also etwa: „Leben ist, was passiert, während Du andere Pläne machst“ ist eine Textzeile aus John Lennons „Beautiful Boy“. Im Einklang mit dem Hippie-Stereotyp wird dieses Zitat oft verwendet, um auf die letztendliche Sinnlosigkeit allen Planens angesichts der Unvorhersehbarkeiten des Lebens aufmerksam zu machen. Ich möchte dieser Schicksalsergebenheit heute ein deutliches „trotzdem“ gegenüberstellen – ein Plädoyer für gute Planung und Realismus in der Selbstorganisation.

Realistische Selbstorganisation: Wie gehe ich mit meiner Umwelt um?

Letzte Woche hatte ich mit der Bemerkung geendet, dass es bei Selbstorganisation, Zeitmanagement, Planung und Co. darauf ankommt, mich auf dasjenige zu konzentrieren, über das ich zumindest relative Kontrolle erlangen kann: mein eigenes Tun. Dennoch komme ich natürlich nicht umhin, mich auch zu dem zu verhalten, was aus meiner Umwelt auf mich einwirkt. Wenn ich also bereits an dem Punkt bin, meinen Tag regelmäßig zu planen, wie gehe ich also mit dem um, was ich nicht vorhersehen kann: Telefonanrufe, „hast Du mal 5 Minuten“-Besuche von Kollegen,  E-Mails mit „EILT“ im Betreff und so weiter?

Unplanbares planbar machen

Der erste Schritt, ist, zu versuchen, ungeplante „Störungen“ so weit wie möglich in planbares umzuwandeln. Dieser Schritt beginnt, Sie ahnen es, natürlich wieder bei mir: Muss ich jetzt ans Telefon gehen, oder kann ich meinen Anrufbeantworter den Job nicht übernehmen lassen und dafür zuverlässig (und planbar!) zurückrufen? Muss ich die 5 Minuten – die meistens eher 20 sind – für den Kollegen oder die Kollegin jetzt erübrigen oder kann ich sagen: „Nein, gerade ist es schlecht, aber wir können uns gern um 15 Uhr unterhalten!“ Muss ich meinen Posteingang ständig offen halten, oder genügen nicht drei komplette Durchgänge pro Tag mit dem richtigen System? Ja, wie weit Sie Ihr Umfeld „erziehen“ können, hängt sehr individuell von eben diesem Umfeld ab. Aber glauben Sie mir: es geht mehr, als Sie denken. Natürlich ist „Nein“ sagen schwer (mal mehr, mal weniger), aber die Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten ist ein wertvolles Gut, dass sich zu verteidigen lohnt. Zudem: Wenn Sie verlässlich auf Anfragen reagieren, müssen Sie das nicht immer sofort tun. Verlässlichkeit wird von den meisten Menschen sehr geschätzt und Ihre „Nicht-Immer-Verfügbarkeit“ sehr bald ausgleichen.

Puffern und gelassen bleiben

Natürlich bleiben bei den meisten von uns Anforderungen von außen übrig, die wir nicht in planbare, von uns abzuarbeitende Aufgaben (Rückrufe, Termine, E-Mail-Checks etc.) umwandeln können. Wenn die Chefin „jetzt“ sagt, heißt es für viele von uns „jetzt“. Wenn die Büro-Kultur von mir eine offene Tür verlangt, kann ich sie nicht immer geschlossen haben. Wenn die Kita anruft und das Kind ist krank, muss ich natürlich direkt reagieren. Kurz: Es wird immer Dinge geben, die ich in ihrer Unplanbarkeit einfach akzeptieren muss. Gegen das anzukämpfen, was ich nicht besiegen kann, raubt mir auf die Dauer nur Energie. Stattdessen sollte ich dezidierte Puffer-Zeiten in meiner Tagesplanung vorsehen, um zumindest zu verhindern, dass ich in unnötigen Stress gerate und eigentlich kleine Störungen große Auswirkungen haben. Und wenn dann der Plan dennoch – trotz aller Sorgfalt und allem Realismus – bereits mittags in Scherben liegt, dann hilft nur Gelassenheit.

Sie tun sich schwer mit dem gelassen bleiben? Ich auch. Manchmal hilft da nur die Brechstange in Form einer plakativen aber denoch wahren Feststellung: Andernorts wären Menschen froh, wenn das einzige, was heute schief geht, die Tagesplanung ist.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Selbstorganisation oder: Wann ist Kontrolle Illusion?

Lesezeit ca. 2:00 min

Habe ich die Kontrolle?
Habe ich die Kontrolle?

Ich gebe es zu, ich war immer Tom Cruise-Fan. Es gibt einfach nicht viele Schauspieler, die den „Amerikanischen Traum“ so perfekt und auch in seinen Abgründen (Magnolia, irgendwie auch der Scientology-Unsinn) verkörpert haben. Vielleicht ist es kein Zufall, dass einer der für unser Thema – Selbstorganisation, Zeitmanagement etc. – wahrsten Sätze der Filmgeschichte eben diesem Tom Cruise ins Gesicht geschleudert wird. Der geniale Robert Duvall tut dies in „Tage des Donners“: „Also dann verrate ich Dir jetzt mal etwas, was fast jeder Mensch auf dieser Welt automatisch weiß. Kontrolle ist eine Illusion, Du infantiler Egoist, denn niemand weiß, was als nächstes passiert.“

Kontrolle digital

Recht hat er, der Mann. Aber was heißt das für uns? Ich propagiere hier doch unter anderem Tagesplanung und rede ganz allgemein eine Menge über Selbstorganisation, Zeitmanagement, das Erreichen von Zielen und so weiter. Alles Unsinn demnach?  „Digital“ verstanden bleibt in der Tat wenig Spielraum für das, was wir wirklich kontrollieren können. Denn wenn es nur zwei Möglichkeiten gibt – 0 für „keine Kontrolle“ und 1 für „komplette Kontrolle“ -, zwingt uns die Ehrlichkeit zur 0. Aber glücklicher Weise besteht unsere Realität – auch wenn das Trump und Konsorten nicht wahrhaben wollen – ja aus mindestens 50 Graustufen. Willkommen also im Königreich der Relativität.

Was kann ich kontrollieren?

Mit der Kontrolle ist es wie mit dem Wetterbericht: Wenn ich morgens die Vorhersage konsultiere, kann ich erwarten, dass sie das Wetter, das mich an diesem Tag begleitet, recht präzise prognostizieren wird. Schaue ich mir hingegen an, ob der Sonntag in drei Wochen sonnig oder regnerisch wird, kann ich im Prinzip auch raten. Auf unseren Fall gemünzt: Wenn ich versuche, das, was ich heute tue, an dem auszurichten, was meine Umwelt wohl tun wird, werde ich mit großer Wahrscheinlichkeit keinen produktiven Tag verbringen. Denn die Kontrolle, die ich über meine Umwelt, die Kollegen, das Telefon, die einlaufenden E-Mails etc. habe, ist in der Tat nicht mehr als eine Illusion.

Selbst-Organisation heißt Konzentration auf mich

Anders sieht es aus, wenn ich meine Selbstorganisation und mein Zeitmanagement so weit wie möglich an dem ausrichte, was ich selbst tun kann, will und muss. Auch hier ist die Vorstellung von absoluter Kontrolle diesseits der Eremiten-Klause und des Laborversuchs natürlich eine naive. Aber relativ gesehen habe ich die größten Chancen auf ein produktives Tagwerk, das mich abends mit Zufriedenheit nach Hause gehen lässt, wenn ich mich bei der Planung auf mich selbst konzentriere. Das mag trivial klingen, ist es aber in vielen Fällen nicht. Denn ich muss mir ja dennoch überlegen, wie ich mich zu dem, was um mich herum passiert stelle.

Wie das gelingen kann, dazu mehr nächste Woche an gleicher Stelle. Für heute verlangt zumindest die Eingangsfrage noch nach einer Antwort: Kontrolle ist dann eine Illusion, wenn ich versuche, das zu kontrollieren, was auf mich einwirkt. Über die Art und Weise hingegen, wie ich mich zu diesen Dingen stelle, kann ich Kontrolle erlangen. Alles klar? 🙂

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Meetings: 3 goldene Regeln für effiziente Konferenzen

Lesezeit ca. 1:30 min

Ein Team im Meeting
Ein Team im Meeting

Ob in der Projektarbeit oder im regulären Geschäfts- oder Büro-Alltag: Keine Form der Kommunikation ist potentiell so effizient wie das direkte Gespräch. Das Meeting, die Konferenz (oder früher die „Sitzung“) ist, richtig genutzt, ein Werkzeug für Steuerung und Informationsaustausch, dem weder die E-Mail noch Slack und Co. das Wasser reichen können.

Die Angst vor dem Meeting – berechtigt?

Dennoch wird das Meeting – gerade im Projektmanagement – vielerorts nur wenig genutzt. Denn die Angst ist groß vor ineffizienten, ausufernden, nicht ergebnisorientierten und daher zeitraubenden Meetings, die die Teammitglieder „nur von der Arbeit abhalten“. Ist diese Angst berechtigt? Ja und nein. Wie jede Form der Kommunikation sind Meetings in der Lage, unser Leben einfacher oder schwerer zu machen; es kommt darauf an, was wir daraus machen.

Ein Meeting ohne Regeln ist…

Ellenlange E-Mails mit 10 Personen in CC, von denen dann im Mail-Text doch 5 angesprochen werden, mit Konversation vollgemüllte Projektmanagement-Software und 30-Minuten-Meetings, die nach 2 Stunden ohne greifbares Ergebnis enden haben eines gemeinsam: Die jeweilige Kommunikationsform wird nicht bestimmungsgemäß angewandt. Die Regeln, die effiziente Kommunikation sicherstellen, werden in keinem Fall  eingehalten.

Meetings: 3 goldene Regeln

Beim Meeting gibt es eigentlich nur 3 Regeln, die über Wohl oder Wehe entscheiden:

  1. Kein Meeting ohne strikte Zeitbegrenzung
  2. Kein Meeting ohne Tagesordnung
  3. Kein Meeting ohne, dass am Ende klar ist: Wer macht was bis wann?

Die Regeln sind einfach, das Schwierige ist ihre konsequente Durchsetzung und die gelingt nur über klare Verantwortlichkeiten. So demokratisch wie gute Meetings sein können und sollen, bei der Durchsetzung dieser Regeln wird die Demokratie in den meisten Kontexten zurückstehen müssen.  Oder anders: Gute Führung ist gefragt.

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Was muss gute Tagesplanung leisten?

Lesezeit ca. 3:10 min

Analog? Digital? Hauptsache überhaupt Tagesplanung
Analog? Digital? Hauptsache überhaupt Tagesplanung

Wir haben an anderer Stelle bereits des Öfteren das Hohelied der Tagesplanung gesungen. Aber was gehört denn eigentlich dazu, damit ein Tagesplan ein guter Tagesplan ist? Soviel schon einmal vorab: Der Schritt, Ihre Aufgaben, Termine und Ihre sonstigen Erledigungen in einem einzigen Plan unterzubringen, also Tagesplanung zu betreiben, wird Ihr Leben positiv verändern. Das, was es dabei zu beachten gilt, ist eigentlich „nur“ angewandter gesunder Menschenverstand.

Tagesplan: Was muss rein?

Ein expliziter Tagesplan macht nur wirklich Sinn, wenn er „alles“ zusammenführt, was heute dran ist: alle Termine, alle Aufgaben, die ich für heute verplanen will oder muss und eben auch alles andere, für das ich Zeit brauchen werde. So weit, dass ich plane, wie lange ich morgens zum Duschen brauche, muss es nicht gehen, aber die Mittagspause und die privaten Erledigungen nach Arbeitsschluss plane ich eigentlich immer mit, sonst – so die Erfahrung – klappen diese Dinge nicht. In Sondersituationen (wie zum Beispiel einer Teilzeit-Elternzeit) kann es durchaus sinnvoll sein, viel weiter gehen, im Normalfall verplane ich die Zeit zwischen Ankunft im Büro und Abendessen.

Tagesplanung: Realismus zuerst

Tagesplanung ist dann erfolgreich, wenn sie realistisch ist. Wenn ich regelmäßig meinen Tagesplan über Gebühr vollpacke, wird das Ergebnis fast sicher frustrierend ausfallen. Der Ärger darüber, den Plan nicht erfüllt zu haben, kann zwar durchaus hilfreich sein, aber nur als Grund, etwas an meinen Prioritäten oder meiner Planungsweise zu ändern. Will ich die Vorteile von Tagesplanung für mich nutzen, komme ich nicht umhin, realistisch einschätzen zu lernen, wie lange ich für etwas brauche. Die meisten von uns tendieren dazu, die Zeit, die wir für etwas brauchen, zu unterschätzen. Nicht umsonst hat die eigentlich präzise Bitte „Gib‘ mir 5 Minuten“ in der Realität so unterschiedliche Zeitspannen des Wartens zu folge. Wenn wir merken, dass wir ständig unserem Plan hinterherlaufen, ist es Zeit, das Bauchgefühl einige Tage lang durch die Stoppuhr zu ersetzen und tatsächlich zu überprüfen, ob die E-Mail, die ganz locker in 5 Minuten geschrieben ist, nicht doch eher 15 Minuten dauert.

Tagesplanung: Puffer, Anfahrtszeiten und Co.

Zum Realismus bei der Planung gehört auch, nicht zu eng zu planen. Die kleinen Störungen des Tages (Telefon, Kollegen in der Tür etc.) haben wir nur sehr begrenzt im Griff. Was wir aber tun können, ist, durch Pufferzeiten dafür zu sorgen, dass die Auswirkungen solcher Unterbrechungen begrenzt bleiben und nicht zur ständigen Gefahr für den gesamten Plan werden. Erst recht sollte ich den Planungsrealismus aber dort walten lassen, wo ich Dinge vorhersehen kann: Wenn ich weiß, dass ich ungefähr 20 Minuten Anfahrt zum Nachmittagstermin haben werde, aber nur 10 Minuten dafür einplane, habe ich mir ein vermeidbares Problem geschaffen. Oder nehmen wir den Ärger über das zeitvernichtende Meeting, das statt 60 Minuten nur 30 Minuten gedauert hätte, wenn ich mich vorher 5 Minuten hingesetzt hätte, um es ordentlich vorzubereiten. Überhaupt Meetings: Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass selbst die knappste Vorbereitung à la „3 Dinge, die ich im Meeting unbedingt geklärt haben will“ Ihnen praktisch in jeder Konferenz einen strategischen Vorteil verschafft? Aber – Sie ahnen es mittlerweile – auch diese 5 Minuten direkter Vorbereitung (oder auch: direkter Nachbereitung!) müssen Sie sich aktiv nehmen, die kommen nicht von allein.

Tagesplan: Analog oder digital?

Die Frage, ob Tagesplanung analog oder digital, im Kalender des Mailprogramms, in der Planungs-App oder mit Papier und Stift besser funktioniert, ist allgemeingültig vermutlich nicht zu entscheiden. Welches Werkzeug Sie zur Planung verwenden, sollte von zwei Aspekten abhängig sein:

  1. Was liegt Ihnen am nächsten? Planung muss Ihnen leicht von der Hand gehen, sonst werden Sie sie auf Dauer nicht machen. Wenn also Notizbuch und Stift ohnehin Ihr Lieblingswerkzeug sind, ist die Sache ebenso klar, wie wenn Sie sofort an Ihren Outlook-Kalender denken.
  2. Was haben Sie ohnehin schon? Neues Werkzeug nur anzuschaffen, wenn das vorhandene seine Aufgabe nicht erfüllt, klingt angesichts der vielen blinkenden, glitzernden Apps vielleicht etwas verstaubt. Aber: Zeit, die statt in die Arbeit an Ihren Aufgaben in die Beherrschung eines neuen Werkzeugs fließt, muss schon sehr gut begründet sein.

Tagesplanung: Das wichtigste zum Schluss

Das wichtigste bei der Tagesplanung ist das Bewusstsein, dass die Erstellung eines Plans Sie weder mit der Erkenntnis in die verschlungenen Pfade der Vorsehung, noch mit göttlicher Schöpfungskraft versieht. Sprich: Ihre Tagespläne können noch so gut und realistisch sein, es wird Tage geben, an denen sie nicht aufgehen. Der einzige Ort, in dem ein Plan theoretisch immer funktionieren kann, ist ein Labor und wer will dort schon leben?

Ja, wenn Ihre Tagesplanung dauerhaft nur Frust bringt, weil Sie jeden Abend mit dem Gefühl von „Schon wieder nicht geschafft“ nach Hause gehen, sollten sie Ihre Planung überdenken (siehe oben). Aber die dezidierte Erwartung, dass ein Plan immer funktioniert, ist unsinnig. Etwas Demut gehört schon dazu, aber das ist ja nicht nur bei der Planung so…

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Das Geheimnis der Selbstorganisation: Dranbleiben

Lesezeit ca. 1:35 min

Das Geheimnis der Selbstorganisation: Dranbleiben
Das Geheimnis der Selbstorganisation: Dranbleiben

In einem Wort: Was ist das Geheimnis gelingender Selbstorganisation? Die Antwort ist so banal wie hart: Dranbleiben.

Dranbleiben an der Selbstorganisation

Banal, weil „Es wird nichts Gutes, außer man tut es.“ natürlich auch für alle Strategien und Methoden für Selbstorganisation und Zeitmanagement gilt. Sie können das beste Priorisierungs-Werkzeug der Welt in den Händen halten, wenn Sie es nicht benutzen, nützt es Ihnen auch nichts. Hart, weil es ziemlich einfach ist, sich in einem Anflug von Motivation (oder: genügendem Leidensdruck) sinnvolle Techniken für E-Mail und Aufgaben-Management, Tagesplanung usw. einmal anzueignen. Etwas ganz anderes ist es, diese, vielleicht in einem Seminar erlernten Methoden täglich und konsequent anzuwenden.

Selbstorganisation zur Gewohnheit machen

Eine Lösung für ein Problem erkannt zu haben, verwechseln wir nun einmal allzu gern mit ihrer Durchführung, das scheint Teil der menschlichen Natur zu sein. (Glückwunsch, wenn das bei ihnen nicht so ist!) Der Weg vom „ich müsste eigentlich“ zum „ich mache täglich“ kann unendlich weit sein. das ist auch kein Wunder, denn die Hirnforschung lehrt uns, dass unser Gehirn ein extrem Gewohnheits-affines Organ ist. Gewohnheiten sind sozusagen der Auto-Pilot, der den Kapitän von allem entlastet, was auch „nebenbei“, also ohne beziehungsweis mit nur wenig aktiver Anstrengung funktioniert.

The Power of Habit

Die gute Nachricht: wir können diese hoch effiziente Tendenz unseres Gehirns nutzen und uns selbst neue Gewohnheiten schaffen. Und zwar einfach, indem wir dem berühmten Diktum des französischen Philosophen Blaise Pascal aus dem 17. Jahrhundert analog folgen: „Knie nieder, bewege die Lippen zum Gebet, und Du wirst glauben.“ Im Klartext: Vielleicht müssen wir uns eine Weile lang einfach zwingen, jeden Tag einen Tagesplan zu erstellen oder immer unser E-Mail-Postfach mit LEAD zu lehren. nach einer Weile werden diese Tätigkeiten „in Fleisch und Blut“ übergegangen sein und wir haben unserem Auto-Piloten neue Funktionen hinzugefügt.

Wen das Thema „Gewohnheiten“ interessiert, dem sei das mittlerweile fast zum Klassiker gewordene Buch „The Power of Habit“ von Charles Duhigg empfohlen. Aber Vorsicht: Auch lesen und verstehen ersetzen das Dranbleiben nicht ;-).

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

To Do-Liste: Wie und wo am besten Aufgaben verwalten?

Lesezeit ca. 2:15  min

To Do-Liste: Wie Aufgaben am besten verwalten?
To Do-Liste: Wie Aufgaben am besten verwalten?

Letzte Woche hatten wir uns darauf geeinigt, dass wir nur eine einzige To Do-Liste verwenden wollen. Die Gründe dieser minimalistischen Art der Aufgaben-Verwaltung hatte ich an dieser Stelle dargelegt. So weit so gut. Nun gibt es zahlreiche – man möchte sagen unzählige – Möglichkeiten, eine To Do-Liste zu führen; von Papier und Bleistift bis zu gefühlt 500 aktuellen Apps. Wie also verwaltet man seine Aufgaben am besten?

Grundsatz: To Do-Liste dort, wo ich arbeite

Fangfrage: Was ist das wichtigste an einer To Do-Liste? Dass sie wirklich alle meine Aufgaben enthält, damit mir keine Aufgaben „durchrutschen“? Richtig, daher das Plädoyer für eine einzige Aufgabenliste letzte Woche. Aber genügt das? Nein, natürlich nicht. Wenn ich dafür sorgen will, dass ich tatsächlich an den Aufgaben auf meiner To Do-Liste arbeite, muss ich sie dort führen, wo ich ohnehin arbeite.

E-Mails vs. Aufgaben

Wo das ist, hängt natürlich von meiner Arbeitsweise ab. Für mich ist dieser Ort das E-Mail-Programm. Es vergeht kein Tag im Büro, an dem ich dieses nicht verwende. Umso begeisterter war ich, als ich vor ca. 10 Jahren die Möglichkeiten der Aufgabenverwaltung in Outlook kennenlernte. Super, dachte ich. Alles an einem Ort; To Do-Listen-Problematik erledigt. Aber weit gefehlt: zumindest in meinem Fall waren bereits die de facto zwei Listen, die ich nun in Outlook hatte, eine zu viel: Ich war offenbar nicht in der Lage, neben dem E-Mail-Posteingang auch die Aufgabenliste im Auge zu behalten. Es war jedenfalls ein unangenehmer „Augenöffner“, dass ich ein Jahr nachdem ich mit der Outlook-Aufgabenliste zu arbeiten begonnen hatte, feststellen musste, dass ich im Prinzip Aufgaben dort zwar festgehalten, aber in mehr als die Hälfte der Fälle nicht bearbeitet, geschweige denn erledigt hatte.

E-Mails zu Aufgaben

Meine Reaktion auf diesen deprimierenden Befund war, den E-Mails die Schuld zu geben und zu versuchen, sie soweit wie möglich zu reduzieren. Warum das der falsche Ansatz war, ist eine andere Geschichte (die ich in diesem Vortrags-Video erzähle). Erst nach einigen Umwegen war klar, dass genau der umgekehrte Weg Sinn macht: Wenn Sie eine Sache, wie zum Beispiel E-Mails, nicht abschaffen können, warum nicht versuchen, sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen? Anders formuliert: Jede E-Mail, die ich bekomme, ist eine Aufgabe (und sei es nur „löschen“). Warum also nicht alle E-Mails zu Aufgaben machen und in einem einzigen Ordner zusammenfassen? Im Effekt habe ich einen E-Mail-Ordner namens „DO“, der meine einzige To Do-Liste ist und daher alle meine aktuellen Aufgaben enthält.

Bei mir heißt dieser Ordner „DO“ und damit er funktioniert, braucht es einen vernünftigen Ablauf, mit E-Mails umzugehen. Mehr zu diesem System (wir nennen es „LEAD“), findet sich hier.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Die Angst vor der verlorenen E-Mail

Lesezeit ca. 3:00 min

Angst vor der verlorenen E-Mail
Angst vor der verlorenen E-Mail

Die Angst vor dem Verlust von wichtigen Unterlagen ist vermutlich so alt wie die Institution der Büroarbeit. Und auch die – mittlerweile oft als „gestrig“ bezeichnete – E-Mail hat nichts an dieser Angst geändert. „Was ist, wenn ich die E-Mail nicht mehr finde?“, ist eine Frage, die ich oft höre. Und zwar immer dann, wenn ich, wie an dieser Stelle, für die Abschaffung jeglicher Ordnerstruktur zur E-Mail-Ablage im Mailprogramm plädiere.

Das Ende der Angst vor der verlorenen E-Mail

Solche Befürchtungen – ob echt oder „eingebildet“ ist dabei egal – halten Menschen davon ab, ihr Mailprogramm endlich effizient zu nutzen, statt sich von ihm terrorisieren zu lassen. Deshalb also heute: Was muss ich tun, damit ich die Angst vor der verlorenen E-Mail (ich meine die, mit dem wichtigen Anhang ;-)) ablegen kann? Wir erinnern uns, ich hatte behauptet, dass die mittlerweile in jedem E-Mail-Programm verbauten Suchmaschinen die Ablage von E-Mails in einem ausgefeilten Ordnersystem überflüssig macht. Es genügt ein Ablageordner, in dem ich suche, wenn ich eine E-Mail aufrufen möchte.

E-Mail-Sicherheit zuerst

Das wichtigste zuerst: Gerade weil für viele von uns der Inhalt von E-Mails fast das wichtigste Gut ist, das wir auf unserem Computer haben, sollten die E-Mails auf keinen Fall ausschließlich auf dem Computer gespeichert sein. Sei es ein profaner Web-Mailer, ein Exchange-Server oder ein tägliches Backup des Systems: Die Frage, ob die E-Mails „weg“ sind, wenn die Festplatte des lokalen Systems kaputt geht, muss unbedingt mit „nein“ beantwortet werden.

E-Mail-Anhänge abspeichern

Dann: E-Mail-Anhänge, die ich wirklich brauche, bewahre ich nicht (nur) im Archiv-Ordner des Mailprogramms auf, sondern speichere sie ab. Auf der Festplatte, die regelmäßig gesichert wird, oder gleich in der „Cloud“. Übrigens: Ich kenne auch Leute, die auch keine Ordner mehr auf ihrer Festplatte haben, sondern auch dort auf die System-Suche vertrauen. Ich gebe zu: Das traue ich mich nicht. Aber ich habe die Anzahl der Ordner auf der Festplatte gegenüber früher mittlerweile auch deutlich reduziert, doch das gehört nicht hierher.

Vernünftige E-Mail-Betreffzeilen

Als die Suchmaschinen auf lokalen Rechnern noch nicht die heute übliche Leistung hatten, waren sinnvolle E-Mail-Betreffzeilen eigentlich lebensnotwendig, um E-Mails halbwegs schnell wiederzufinden, Ordnersystem hin oder her. Und auch heute, wo Volltextsuche Standard ist, sind ordentliche, also „sprechende“ E-Mail-Betreffzeilen noch immer eine gute Idee. Erstens weil es einfach eine Frage der Höflichkeit ist, wenn ich meinem Gegenüber schon im Betreff deutlich mitteile, worum es geht. Zweitens weil es mir selbst die E-Mail-Suche, auch in Zeiten der Volltextsuche, noch einmal deutlich erleichtert.

The X-Mails: Die  unheimlichen Ausnahmefälle

Überhaupt gibt es eigentlich nur eine Kategorie von E-Mails, bei denen ich auch mit der besten Volltextsuche Probleme bekommen kann, sie wiederzufinden: E-Mails, die weder im Betreff, noch im Inhalt eines der Wörter beinhalten, die mir ein Jahr später als vernünftige Suchbegriffe wieder einfallen. Wenn ich dann zusätzlich noch mit der Person, mit der ich den E-Mail-Austausch, den ich suche, hatte, ständig zu tun habe, dann kann es in der Tat unangenehm werden. Also doch lieber wieder meine 75 E-Mail-Ordner einführen? Auf keinen Fall. Und zwar weil dieser Fall, den ich hier beschreibe, meiner Erfahrung nach äußerst selten vorkommt. Ich hatte, seit ich nur noch einen einzigen Ablageordner verwende, also in über 5 Jahren, genau drei solcher Fälle.

Und was, wenn mir 3 Fälle in 5 Jahren zu viele sind oder ich in einem Umfeld arbeite, in dem weder im Betreff noch im Text Klartext gesprochen wird? Dann schicke ich mir die E-Mails, die ich auf keinen Fall verlieren will, mit einem vernünftigen Betreff einfach selbst noch einmal und lege sie dann erst ab. Die Zeit, die ich dafür brauche, ist auf jeden Fall geringer als die, die ich für die Pflege meines E-Mail-Ablage-Ordnersystems aufwenden muss. Und je weniger Zeit für Systempflege draufgeht, desto besser.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.