Ziele erreichen vs. Ziele verfehlen – wo ist normal?

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Ziele erreichen - Ziele verfehlen: wo ist normal?
Ziele erreichen – Ziele verfehlen: wo ist normal?

Es war einmal eine Frau, die alle ihre Ziele erreichte und nie eines verfehlte. Als sie starb, war sie der glücklichste Mensch der Welt. Glauben Sie nicht? Vermutlich zu Recht. Je nachdem, wen man fragt, ist Ziele erreichen das Schwerste oder Leichteste auf der Welt. Und solche Behauptungen sind vermutlich ebenso sehr von der jeweiligen Selbstwahrnehmung beeinflusst, wie von Lebenssituation, Kommunikationsstrategie oder momentaner Stimmung. Was Andere über das Erreichen von Zielen sagen, könnte uns herzlich egal sein, wären da nicht zwei Faktoren: Erstens haben wir bereits festgestellt, dass die Frage, ob wir Ziele erreichen oder verfehlen für die meisten von uns ein wichtiger Faktor des persönlichen Wohlergehens ist (zum Artikel Ziele erreichen – Warum eigentlich?). Zweitens kommen wir, wenn wir denn vorhaben, künftig mehr unserer Ziele zu erreichen, nicht um irgendeine Form von Maßstab herum und da wirken die allgegenwärtigen Erfolgsgeschichten (und Misserfolgsgeschichten!) – so sind wir Menschen nun einmal – beinahe unwiderstehlich.

Ziele erreichen vs. Ziele verfehlen – Der Maßstab

Nun bestreitet niemand die inspirierende Wirkung von Erfolgsgeschichten einerseits und das Beruhigungs-Potential von Beispielen des Scheiterns (auch) anderer. Aus meiner persönlichen Erfahrung würde ich allerdings stark dazu tendieren, weder die Perfektion, noch deren Gegenteil als taugliche Messlatte für die Praxis gelten zu lassen. Wenn diese Praxis bedeutet, dass ich beschlossen habe, mehr Zeit und Energie in das Erreichen meiner Ziele zu investieren, dann stellt sich schnell die Frage, wo im Spektrum von Ziele erreichen und Ziele verfehlen „normal“ ist. Denn wenn ich etwas ändern will, ist irgendeine Art von Erfolgskontrolle notwendig – wie sonst weiß ich, ob mein Änderungs-Vorhaben funktioniert hat oder ich in die falsche Richtung laufe?

Ziele erreichen – was ist mein „normal“?

Das einprägsamste Beispiel für intelligente Erfolgskontrolle, das ich je am eigenen Leib erfahren durfte, wurde mir erst im Nachhinein als solches deutlich: Vor gut 13 Jahren befand ich in einer weniger glücklichen Phase meines Lebens und hatte bereits zahlreiche Ärzte, Therapeuten und Behandlungsmethoden durchlaufen, um mich meiner Rückenschmerzen zu entledigen. An einem Wintertag unternahm ich einen neuen Anlauf in dieser Richtung und suchte einen Schmerzmediziner auf, der mich zu meiner Überraschung zunächst bat, in die Webcam seines Computers zu sehen; er mache immer Fotos von neuen Patienten. Um es gleich vorwegzunehmen: Nein, der Mann erwies sich nicht als Wunderheiler, aber als guter Ratgeber und erfrischender Gesprächspartner. Einige der Dinge, die ich in den nachfolgenden Jahren unternahm, um meine Schmerzen in den Griff zujbekommen, geschahen auf seinen Rat. Als ich drei Jahre später wieder einmal zu ihm in die Praxis kam – eigentlich unzufrieden, da meine Schmerzen immer noch nicht komplett verschwunden waren – begrüßte er mich wieder mit der Bitte um ein Foto, er habe gesehen, dass das, was er von mir habe, nicht mehr aktuell sei. Er machte das Foto, schmunzelte forderte mich dann auf, mir die beiden Bilder anzusehen.

Ein Foto vom IST

Es kam, was vermutlich kommen musste, was mich aber in jenem Moment dennoch völlig überraschte. Das „alte“ Bild zeigte einen blassen Mann mit verschlossenem Gesicht, das neue einen mit gesunder Gesichtsfarbe und offenem Blick. Der Arzt grinste mich breit an und ich musste lachen. Meine Unzufriedenheit, dass nach mittlerweile 5 Jahren meine Schmerzen noch immer nicht völlig verschwunden waren, hatte der Erkenntnis (oder vielleicht richtiger: dem Eingeständnis) Platz gemacht, dass es mir nicht nur deutlich besser ging, sondern dass sich mein Leben längst nicht mehr um die Schmerzen drehte.

Mein Punkt ist klar geworden, denke ich: Wenn Ihr Ziel ist, mehr Ihrer Ziele zu erreichen, dann ist die Benchmark, um die es eigentlich geht, nicht irgendwer, sondern Sie selbst, Ihr eigenes „IST“. Sie möchten etwas verändern, also ein „neues Normal“ erreichen. Einer der ersten Schritte sollte daher sein, Ihr gegenwärtiges Normal festzuhalten. Wie das praktisch gehen kann, werden wir uns in nächster Zeit genauer ansehen.

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Ziele erreichen – Warum eigentlich?

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Ziele erreichen - warum eigentlich?
Ziele erreichen – warum eigentlich?

Ziele sind seit einiger Zeit so etwas wie der Fetisch der Management- und Ratgeber-Literatur und ihren digitalen Pendants. Überall geht es ums „Warum“(oder ums „Why“), um die „eigentlich wichtigen Dinge“ oder um „Führen durch Ziele“. Auch in diesem Blog ist „Ziele“ das am häufigsten vergebene Schlagwort und ich propagiere in unseren Seminaren „Ziele erreichen“ als Grund, sich überhaupt mit Selbstorganisation & Zeitmanagement zu beschäftigen. Es wird höchste Zeit, dass wir uns mit dem Thema Ziele näher beschäftigen. Und am Anfang steht die Frage, was überhaupt dran ist, am Ziele erreichen.

Ziele erreichen – ein Wohlstandsthema?

Das „Digitale Wörterbuch der Deutschen Sprache“ (ein phantastischer Spielplatz für alle Sprach-Nerds), teilt uns mit, dass die Verwendung des Worts „Ziel“ in deutschen Zeitungen seit 1945 stark ansteigt und um 1970 herum einen Höchststand erreicht. Danach sehen wir einen Rückgang mit einer auffälligen Senke um 1990. Seither geht es wieder bergauf. Nehmen wir diesen Verlauf „beim Wort“, liegt die Interpretation nahe, dass Ziele vor allem dann Konjunktur haben, wenn das Leben sich nicht (mehr) ausschließlich um die Sicherung der Grundbedürfnisse dreht. Ist ein gewisser Grad an Wohlstand und Sicherheit erreicht, wird die „Selbstverwirklichung“ zum Thema und damit die Frage, wie ich denn meine eigenen Ziele erreiche.

Ziele vs. Notwendigkeiten

Die Abwesenheit von Krieg, Hunger und anderen existentiellen Fragen, führt offenbar dazu, dass ich das in den Blick nehme, was nicht von außen als Notwendigkeit an mich herangetragen wird, sondern was ich mir wünsche. Verstärkt wird dies durch die Tatsache, dass seit den 1960er Jahren Mitbestimmung und Eigenverantwortung in viele Arbeitsverhältnisse Einzug gehalten haben. Sprich: Nicht nur im Privaten, sondern auch am Arbeitsplatz habe ich heute in vielen Fällen mehr Möglichkeiten – vielerorts geradezu die Verpflichtung – meine eigenen Ziele in Angriff zu nehmen.

Die Macht der Ziele

Wie alles, was mit Selbstverwirklichung, Autonomie etc. verknüpft ist, haben unsere Ziele als Leitfaden unseres Tuns ein großes Potenzial – und zwar in zwei Richtungen. Ein Ziel zu erreichen, dass wir uns selbst gesteckt haben, steigert unseren Selbstwert, unsere Zufriedenheit und unsere Motivation enorm. Ziele erreichen macht glücklich ist kein falscher Gedanke. Auf der anderen Seite ist wenig frustrierender als das dauerhafte Verfehlen der eigenen Ziele, gerade für Menschen, für die Perfektionismus kein Fremdwort ist. In Arbeitskontexten, in denen die eigenen Ziele weitgehend das eigene Tun bestimmen, wie etwa bei Selbstständigen oder im Chefsessel Sitzenden, fällt dieses Verhältnis nochmals extremer aus. So sehr mir ein Arbeitsverhältnis zuwider wäre, in dem ich als reiner Befehlsempfänger fungiere, so sehr hat der „Dienst nach Vorschrift“ und klaren Vorgaben, die ich mir nicht selbst setzen „muss“, zumindest ab und zu auch einen gewissen Reiz.

Ziele erreichen – darum

Je mehr ich also die Möglichkeit habe, mich auch im Berufsleben nach meinen eigenen Zielen zu richten und Erfolg mit dem Erreichen meiner Ziele gleichsetzen kann, umso mehr Verantwortung habe ich natürlich auch für mein Tun. Das kann manchmal erdrückend sein – eine Wahrheit, die im ganzen „New Work“-Hype gern übersehen wird. Dennoch werden Sie mir zustimmen, dass wir hier eigentlich von einer luxuriösen Situation sprechen – wer will denn zurück in die quasi-militärische Arbeitswelt der 1950er? Eben. Freiheit kommt nach wie vor mit Verantwortung. Und je mehr Freiheit wir haben, uns um unsere eigenen Ziele zu kümmern, desto größer wird eben auch die Verantwortung uns selbst gegenüber, unseren Zielen eine echte Chance zu geben. Wenn es stimmt, dass wir unseres Glückes Schmiede sind, dann sind unsere Ziele das Roheisen und wir sollten uns die richtigen Werkzeuge aneignen, um das Beste daraus zu machen.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

4. Schritt zur Selbstorganisation: Konzentriert arbeiten

Lesezeit ca. 3:00 min

Just do - konzentriert arbeiten
Just do – konzentriert arbeiten

Konzentriertes Arbeiten als „4. Schritt zur Selbstorganisation“ darzustellen mag in dieser Werkzeug- und Prozess-verliebten Zeit durchaus altmodisch oder gar wohlfeil daherkommen. Aber wenn man mit vielbeschäftigen Menschen spricht und sie nach dem fragt, was Ihnen im Arbeitsalltag am meisten fehlt, gehört „Zeit um konzentriert arbeiten“ zu den häufigsten Antworten. Ständige Ablenkung und Unterbrechungen sind so normal geworden, dass konzentriertes Arbeiten zum Luxusgut geworden ist.

Konzentriert arbeiten: Luxus, aber unsexy?

Wenn aber das konzentrierte Arbeiten von vielen Menschen als erstrebenswert angesehen wird, warum verschaffen sich dann nicht mehr von ihnen die Zeit dafür? Ja, die wenigsten von uns sind komplett Herr bzw. Frau ihrer Zeit, aber die Erfahrungen aus wirklich allen Seminaren der letzten zwei Jahre bestätigt im Prinzip die Binsenweisheit, dass „keine Zeit“ vor allem eine Frage der Prioritäten ist. Sprich: Zumindest etwas mehr Selbstbestimmung über die eigene Zeit ist bei Jeder und Jedem drin – ohne Ausnahme. Aber dann umso mehr: Wenn konzentriert arbeiten erreichbarer Luxus ist, ist Luxus dann unsexy geworden oder warum bleibt es so oft beim Klagen über die ständige Hektik im Alltag?

Konzentriert arbeiten, oder: Selbstbestimmung wagen

Um es offen zu sagen: Ich habe die Vermutung, dass für viele von uns (und ich schließe mich da explizit mit ein), die Klage über die fehlende Zeit für konzentriertes Arbeiten auch einen Vorwand oder zumindest einen Seufzer der Erleichterung enthält. Denn konzentriertes Arbeiten, vor allem, wenn ich den Inhalt dieser Arbeitsphase selbst bestimme, erfordert einiges an Mut. Denn ich selbst – und nicht die Außenwelt – bestimme in dieser Zeitspanne den Inhalt oder zumindest den Rhythmus und in jedem Fall das Ergebnis meiner Tätigkeit. Und dass ich allein dafür verantwortlich bin, ob ich die Zeit konzentrierten Arbeitens mit sinnvoller Tätigkeit fülle und ob am Ende das Ergebnis stimmt. Sich vom Tagesgeschäft treiben zu lassen kann also auch eine Entlastung sein. Aber – und das ist ein großes ABER – wenn ich meine Zeit damit verbringe, auf das zu reagieren, was andere von mir wollen, haben die Dinge, die ich will, schlechte Karten. Wenn ich meine Ziele erreichen will, muss ich so viel ich kann konzentriert an ihnen arbeite.

Konzentriert arbeiten trotz Widerständen

Die gute Nachricht ist: Wenn ich mich sinnvoll selbst organisiere, werde ich nicht nur mehr Zeit fürs konzentrierte, selbstbestimmte Arbeiten entdecken. Ich sorge zugleich dafür, dass auch die oben beschriebenen inneren Widerstände, die mich davon abhalten können, diese Zeit auch entsprechend zu nutzen, in ihre Schranken verwiesen werden. Wenn ich zum Beispiel aktiv und regelmäßig priorisiere, werde ich keine Zweifel haben, ob das, was ich tun will, auch ‚dran ist, denn ich habe ja beim Priorisieren bereits darüber nachgedacht und entschieden. Genauso tue ich mich leichter, mich auch wirklich in die konzentrierte Arbeit zu stürzen, wenn ich sie aktiv eingeplant habe.

Vier Grundregeln für konzentriertes Arbeiten

Konzentrierte Arbeitsphasen sind die wertvollstren, die Sie haben. 4 einfache Regeln helfen, aus diesen Phasen das Beste herauszuholen und sie auch wirklich einzuhalten:

  1. Planen Sie Zeitspannen für konzentriertes Arbeiten wie einen Termin bei sich ein,
  2. Entscheiden und priorisieren Sie schon im Vorfeld, was Sie tun wollen,
  3. Minimieren Sie Unterbrechungen, indem Sie Telefon, Mails und sonstige Kommunikation in dieser Zeit in dieser Zeit ausschalten und auch ihren Kollegen signalisieren, dass Sie nicht gestört werden wollen,
  4. Arbeiten Sie eine Aufgabe nach der anderen ab, Finger weg vom „Multitasking“!

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

4 Schritte zur Selbstorganisation: Praxis und Prinzipien

Lesezeit ca. 1:45 min

Statt Adventskranz - 4 Schritte zur Selbstorganisation
Statt Adventskranz – 4 Schritte zur Selbstorganisation

Selbstorganisation, Zeitmanagement, Selbstmanagement – offen gestanden mag ich keinen dieser Begriffe so recht. Hinter dieser Abneigung steckt, so vermute ich, der Verdacht, dass Bezeichnungen, gerade wenn sie so griffig, glatt und selbstverständlich daherkommen wie Selbstorganisation und Co., am Ende nichts als leere Hüllen ohne praktische Bedeutung sein könnten.

Selbstorganisation: Praxis vs. große Theorie

Wenn man so will, ist AGILEMENT Ausdruck dieses Verdachts. Schließlich stellen wir den großen theoretischen Würfen bewusst eine fast autistische Konzentration auf die tägliche Praxis, auf das, was ich tun und – halbwegs – kontrollieren kann, gegenüber. Dieser Fokus auf die Selbstorganisations-Praxis, auf Aufgaben, E-Mails, Kommunikation, Tagesplanung und Priorisierung hat nichts damit zu tun, dass wir guten Ideen abgeneigt wären – im Gegenteil: Wir kennen die Begeisterung über einen neuen großen Gedanken, der alle Probleme zu lösen scheint, nur zu gut.

Das Tun macht den Unterschied

Wie überall gilt auch für Selbstorganisation und Zeitmanagement in allen Facetten: Das Tun macht den Unterschied, nicht die Idee. Gutes Buch gelesen, spannendes Seminar besucht? Schön. Anregungen auch umgesetzt? Eben. Szenenwechsel: „Nennen Sie mir einfach eine einzige Sache, die ich direkt tun kann.“, so wurde ich im letzten Seminar gefragt. Gute Frage. Daher bis zum Jahresende in lockerer Folge: 4 Schritte zur Selbstorganisation; ganz praktisch aber auch ein bisschen prinzipiell.  Schönen 1. Advent!

Alle Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Kenne Deine Grenzen: Realismus in der Selbstorganisation

Lesezeit ca. 2:30 min

Realistische Selbstorganisation: Wo ist die Grenze das Planens?
Realistische Selbstorganisation: Wo ist die Grenze das Planens?

„Life is what happens to you while you’re busy making other plans.“, also etwa: „Leben ist, was passiert, während Du andere Pläne machst“ ist eine Textzeile aus John Lennons „Beautiful Boy“. Im Einklang mit dem Hippie-Stereotyp wird dieses Zitat oft verwendet, um auf die letztendliche Sinnlosigkeit allen Planens angesichts der Unvorhersehbarkeiten des Lebens aufmerksam zu machen. Ich möchte dieser Schicksalsergebenheit heute ein deutliches „trotzdem“ gegenüberstellen – ein Plädoyer für gute Planung und Realismus in der Selbstorganisation.

Realistische Selbstorganisation: Wie gehe ich mit meiner Umwelt um?

Letzte Woche hatte ich mit der Bemerkung geendet, dass es bei Selbstorganisation, Zeitmanagement, Planung und Co. darauf ankommt, mich auf dasjenige zu konzentrieren, über das ich zumindest relative Kontrolle erlangen kann: mein eigenes Tun. Dennoch komme ich natürlich nicht umhin, mich auch zu dem zu verhalten, was aus meiner Umwelt auf mich einwirkt. Wenn ich also bereits an dem Punkt bin, meinen Tag regelmäßig zu planen, wie gehe ich also mit dem um, was ich nicht vorhersehen kann: Telefonanrufe, „hast Du mal 5 Minuten“-Besuche von Kollegen,  E-Mails mit „EILT“ im Betreff und so weiter?

Unplanbares planbar machen

Der erste Schritt, ist, zu versuchen, ungeplante „Störungen“ so weit wie möglich in planbares umzuwandeln. Dieser Schritt beginnt, Sie ahnen es, natürlich wieder bei mir: Muss ich jetzt ans Telefon gehen, oder kann ich meinen Anrufbeantworter den Job nicht übernehmen lassen und dafür zuverlässig (und planbar!) zurückrufen? Muss ich die 5 Minuten – die meistens eher 20 sind – für den Kollegen oder die Kollegin jetzt erübrigen oder kann ich sagen: „Nein, gerade ist es schlecht, aber wir können uns gern um 15 Uhr unterhalten!“ Muss ich meinen Posteingang ständig offen halten, oder genügen nicht drei komplette Durchgänge pro Tag mit dem richtigen System? Ja, wie weit Sie Ihr Umfeld „erziehen“ können, hängt sehr individuell von eben diesem Umfeld ab. Aber glauben Sie mir: es geht mehr, als Sie denken. Natürlich ist „Nein“ sagen schwer (mal mehr, mal weniger), aber die Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten ist ein wertvolles Gut, dass sich zu verteidigen lohnt. Zudem: Wenn Sie verlässlich auf Anfragen reagieren, müssen Sie das nicht immer sofort tun. Verlässlichkeit wird von den meisten Menschen sehr geschätzt und Ihre „Nicht-Immer-Verfügbarkeit“ sehr bald ausgleichen.

Puffern und gelassen bleiben

Natürlich bleiben bei den meisten von uns Anforderungen von außen übrig, die wir nicht in planbare, von uns abzuarbeitende Aufgaben (Rückrufe, Termine, E-Mail-Checks etc.) umwandeln können. Wenn die Chefin „jetzt“ sagt, heißt es für viele von uns „jetzt“. Wenn die Büro-Kultur von mir eine offene Tür verlangt, kann ich sie nicht immer geschlossen haben. Wenn die Kita anruft und das Kind ist krank, muss ich natürlich direkt reagieren. Kurz: Es wird immer Dinge geben, die ich in ihrer Unplanbarkeit einfach akzeptieren muss. Gegen das anzukämpfen, was ich nicht besiegen kann, raubt mir auf die Dauer nur Energie. Stattdessen sollte ich dezidierte Puffer-Zeiten in meiner Tagesplanung vorsehen, um zumindest zu verhindern, dass ich in unnötigen Stress gerate und eigentlich kleine Störungen große Auswirkungen haben. Und wenn dann der Plan dennoch – trotz aller Sorgfalt und allem Realismus – bereits mittags in Scherben liegt, dann hilft nur Gelassenheit.

Sie tun sich schwer mit dem gelassen bleiben? Ich auch. Manchmal hilft da nur die Brechstange in Form einer plakativen aber denoch wahren Feststellung: Andernorts wären Menschen froh, wenn das einzige, was heute schief geht, die Tagesplanung ist.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Selbstorganisation oder: Wann ist Kontrolle Illusion?

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Habe ich die Kontrolle?
Habe ich die Kontrolle?

Ich gebe es zu, ich war immer Tom Cruise-Fan. Es gibt einfach nicht viele Schauspieler, die den „Amerikanischen Traum“ so perfekt und auch in seinen Abgründen (Magnolia, irgendwie auch der Scientology-Unsinn) verkörpert haben. Vielleicht ist es kein Zufall, dass einer der für unser Thema – Selbstorganisation, Zeitmanagement etc. – wahrsten Sätze der Filmgeschichte eben diesem Tom Cruise ins Gesicht geschleudert wird. Der geniale Robert Duvall tut dies in „Tage des Donners“: „Also dann verrate ich Dir jetzt mal etwas, was fast jeder Mensch auf dieser Welt automatisch weiß. Kontrolle ist eine Illusion, Du infantiler Egoist, denn niemand weiß, was als nächstes passiert.“

Kontrolle digital

Recht hat er, der Mann. Aber was heißt das für uns? Ich propagiere hier doch unter anderem Tagesplanung und rede ganz allgemein eine Menge über Selbstorganisation, Zeitmanagement, das Erreichen von Zielen und so weiter. Alles Unsinn demnach?  „Digital“ verstanden bleibt in der Tat wenig Spielraum für das, was wir wirklich kontrollieren können. Denn wenn es nur zwei Möglichkeiten gibt – 0 für „keine Kontrolle“ und 1 für „komplette Kontrolle“ -, zwingt uns die Ehrlichkeit zur 0. Aber glücklicher Weise besteht unsere Realität – auch wenn das Trump und Konsorten nicht wahrhaben wollen – ja aus mindestens 50 Graustufen. Willkommen also im Königreich der Relativität.

Was kann ich kontrollieren?

Mit der Kontrolle ist es wie mit dem Wetterbericht: Wenn ich morgens die Vorhersage konsultiere, kann ich erwarten, dass sie das Wetter, das mich an diesem Tag begleitet, recht präzise prognostizieren wird. Schaue ich mir hingegen an, ob der Sonntag in drei Wochen sonnig oder regnerisch wird, kann ich im Prinzip auch raten. Auf unseren Fall gemünzt: Wenn ich versuche, das, was ich heute tue, an dem auszurichten, was meine Umwelt wohl tun wird, werde ich mit großer Wahrscheinlichkeit keinen produktiven Tag verbringen. Denn die Kontrolle, die ich über meine Umwelt, die Kollegen, das Telefon, die einlaufenden E-Mails etc. habe, ist in der Tat nicht mehr als eine Illusion.

Selbst-Organisation heißt Konzentration auf mich

Anders sieht es aus, wenn ich meine Selbstorganisation und mein Zeitmanagement so weit wie möglich an dem ausrichte, was ich selbst tun kann, will und muss. Auch hier ist die Vorstellung von absoluter Kontrolle diesseits der Eremiten-Klause und des Laborversuchs natürlich eine naive. Aber relativ gesehen habe ich die größten Chancen auf ein produktives Tagwerk, das mich abends mit Zufriedenheit nach Hause gehen lässt, wenn ich mich bei der Planung auf mich selbst konzentriere. Das mag trivial klingen, ist es aber in vielen Fällen nicht. Denn ich muss mir ja dennoch überlegen, wie ich mich zu dem, was um mich herum passiert stelle.

Wie das gelingen kann, dazu mehr nächste Woche an gleicher Stelle. Für heute verlangt zumindest die Eingangsfrage noch nach einer Antwort: Kontrolle ist dann eine Illusion, wenn ich versuche, das zu kontrollieren, was auf mich einwirkt. Über die Art und Weise hingegen, wie ich mich zu diesen Dingen stelle, kann ich Kontrolle erlangen. Alles klar? 🙂

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Was muss gute Tagesplanung leisten?

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Analog? Digital? Hauptsache überhaupt Tagesplanung
Analog? Digital? Hauptsache überhaupt Tagesplanung

Wir haben an anderer Stelle bereits des Öfteren das Hohelied der Tagesplanung gesungen. Aber was gehört denn eigentlich dazu, damit ein Tagesplan ein guter Tagesplan ist? Soviel schon einmal vorab: Der Schritt, Ihre Aufgaben, Termine und Ihre sonstigen Erledigungen in einem einzigen Plan unterzubringen, also Tagesplanung zu betreiben, wird Ihr Leben positiv verändern. Das, was es dabei zu beachten gilt, ist eigentlich „nur“ angewandter gesunder Menschenverstand.

Tagesplan: Was muss rein?

Ein expliziter Tagesplan macht nur wirklich Sinn, wenn er „alles“ zusammenführt, was heute dran ist: alle Termine, alle Aufgaben, die ich für heute verplanen will oder muss und eben auch alles andere, für das ich Zeit brauchen werde. So weit, dass ich plane, wie lange ich morgens zum Duschen brauche, muss es nicht gehen, aber die Mittagspause und die privaten Erledigungen nach Arbeitsschluss plane ich eigentlich immer mit, sonst – so die Erfahrung – klappen diese Dinge nicht. In Sondersituationen (wie zum Beispiel einer Teilzeit-Elternzeit) kann es durchaus sinnvoll sein, viel weiter gehen, im Normalfall verplane ich die Zeit zwischen Ankunft im Büro und Abendessen.

Tagesplanung: Realismus zuerst

Tagesplanung ist dann erfolgreich, wenn sie realistisch ist. Wenn ich regelmäßig meinen Tagesplan über Gebühr vollpacke, wird das Ergebnis fast sicher frustrierend ausfallen. Der Ärger darüber, den Plan nicht erfüllt zu haben, kann zwar durchaus hilfreich sein, aber nur als Grund, etwas an meinen Prioritäten oder meiner Planungsweise zu ändern. Will ich die Vorteile von Tagesplanung für mich nutzen, komme ich nicht umhin, realistisch einschätzen zu lernen, wie lange ich für etwas brauche. Die meisten von uns tendieren dazu, die Zeit, die wir für etwas brauchen, zu unterschätzen. Nicht umsonst hat die eigentlich präzise Bitte „Gib‘ mir 5 Minuten“ in der Realität so unterschiedliche Zeitspannen des Wartens zu folge. Wenn wir merken, dass wir ständig unserem Plan hinterherlaufen, ist es Zeit, das Bauchgefühl einige Tage lang durch die Stoppuhr zu ersetzen und tatsächlich zu überprüfen, ob die E-Mail, die ganz locker in 5 Minuten geschrieben ist, nicht doch eher 15 Minuten dauert.

Tagesplanung: Puffer, Anfahrtszeiten und Co.

Zum Realismus bei der Planung gehört auch, nicht zu eng zu planen. Die kleinen Störungen des Tages (Telefon, Kollegen in der Tür etc.) haben wir nur sehr begrenzt im Griff. Was wir aber tun können, ist, durch Pufferzeiten dafür zu sorgen, dass die Auswirkungen solcher Unterbrechungen begrenzt bleiben und nicht zur ständigen Gefahr für den gesamten Plan werden. Erst recht sollte ich den Planungsrealismus aber dort walten lassen, wo ich Dinge vorhersehen kann: Wenn ich weiß, dass ich ungefähr 20 Minuten Anfahrt zum Nachmittagstermin haben werde, aber nur 10 Minuten dafür einplane, habe ich mir ein vermeidbares Problem geschaffen. Oder nehmen wir den Ärger über das zeitvernichtende Meeting, das statt 60 Minuten nur 30 Minuten gedauert hätte, wenn ich mich vorher 5 Minuten hingesetzt hätte, um es ordentlich vorzubereiten. Überhaupt Meetings: Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass selbst die knappste Vorbereitung à la „3 Dinge, die ich im Meeting unbedingt geklärt haben will“ Ihnen praktisch in jeder Konferenz einen strategischen Vorteil verschafft? Aber – Sie ahnen es mittlerweile – auch diese 5 Minuten direkter Vorbereitung (oder auch: direkter Nachbereitung!) müssen Sie sich aktiv nehmen, die kommen nicht von allein.

Tagesplan: Analog oder digital?

Die Frage, ob Tagesplanung analog oder digital, im Kalender des Mailprogramms, in der Planungs-App oder mit Papier und Stift besser funktioniert, ist allgemeingültig vermutlich nicht zu entscheiden. Welches Werkzeug Sie zur Planung verwenden, sollte von zwei Aspekten abhängig sein:

  1. Was liegt Ihnen am nächsten? Planung muss Ihnen leicht von der Hand gehen, sonst werden Sie sie auf Dauer nicht machen. Wenn also Notizbuch und Stift ohnehin Ihr Lieblingswerkzeug sind, ist die Sache ebenso klar, wie wenn Sie sofort an Ihren Outlook-Kalender denken.
  2. Was haben Sie ohnehin schon? Neues Werkzeug nur anzuschaffen, wenn das vorhandene seine Aufgabe nicht erfüllt, klingt angesichts der vielen blinkenden, glitzernden Apps vielleicht etwas verstaubt. Aber: Zeit, die statt in die Arbeit an Ihren Aufgaben in die Beherrschung eines neuen Werkzeugs fließt, muss schon sehr gut begründet sein.

Tagesplanung: Das wichtigste zum Schluss

Das wichtigste bei der Tagesplanung ist das Bewusstsein, dass die Erstellung eines Plans Sie weder mit der Erkenntnis in die verschlungenen Pfade der Vorsehung, noch mit göttlicher Schöpfungskraft versieht. Sprich: Ihre Tagespläne können noch so gut und realistisch sein, es wird Tage geben, an denen sie nicht aufgehen. Der einzige Ort, in dem ein Plan theoretisch immer funktionieren kann, ist ein Labor und wer will dort schon leben?

Ja, wenn Ihre Tagesplanung dauerhaft nur Frust bringt, weil Sie jeden Abend mit dem Gefühl von „Schon wieder nicht geschafft“ nach Hause gehen, sollten sie Ihre Planung überdenken (siehe oben). Aber die dezidierte Erwartung, dass ein Plan immer funktioniert, ist unsinnig. Etwas Demut gehört schon dazu, aber das ist ja nicht nur bei der Planung so…

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Start with Why? Sinn und Selbstorganisation

Lesezeit ca. 2:30 min

Start with Why - Sinn und Selbstorganisation
Start with Why – Sinn und Selbstorganisation

Letzte Woche hatte ich mich dazu hinreißen lassen, einige eher allgemeine Überlegungen zu Simon Buch Sineks „Start with Why“ anzustellen. Heute wird es persönlich; vielleicht wird es sogar etwas weh tun. Die Frage lautet: Wie steht es um die Beziehung zwischen meinem „Warum“ und meinem „Wie“? Wie beeinflussen die Beweggründe meines Handelns die Art und Weise, wie ich mich selbst organisiere und umgekehrt? Kurz: Was hat das Warum mit der Selbstorganisation zu tun?

Das Warum als Motivation

Das Grundverhältnis zwischen Wie und Warum erscheint recht einfach: Selbstorganisation ist für die meisten von uns ein Thema mit Höhen und Tiefen; mal priorisiere und plane ich konsequent, mal eben nicht (wenn überhaupt).  An anderer Stelle hatte ich daher ausgeführt, dass es letztlich ums Dranbleiben geht: Ich muss neue Gewohnheiten schaffen, um die Vorteile vernünftiger Selbstorganisation für mich nutzen zu können. Aber neue Gewohnheiten schaffen sich nicht über Nacht, auch wenn (oder vielleicht gerade weil ;-)) sie gut für mich sind. Ich denke, Sie wissen, was kommt: Sie werden sich mit dem Dranblieben (oder auch mit dem wieder Anfangen) leichter tun, wenn Sie sich über das Warum im Klaren sind. Intrinsische Motivation ist nun mal die beste.

Die dunkle Seite: Selbstorganisation als Indikator

Wir haben es also in dieser Warum-Wie-Beziehung gewissermaßen mit einem Spiegelbild der Warum-Was-Beziehung zu tun: Ich werde grundsätzlich das, was ich tue, eher und dauerhafter tun, wenn ich von seinem Sinn überzeugt ist, oder mir „Sinn gibt“. Dementsprechend sieht auch die „dunkle Seite“ der Grundbeziehung zwischen meiner Selbstorganisation und meinem Warum aus: Wenn ich trotz dauerhafter, ernsthafter Bemühungen das Gefühl habe, das ich meinen (Arbeits-)Tag nicht in den Griff bekomme. Wenn ich routinemäßig das System, das ich mir zur Verbesserung meiner Selbstorganisation geschaffen habe, umgebe und „betrüge“, dann kann das zwei Gründe haben: Entweder das System passt nicht zu mir oder zu meiner Arbeitssituation und ich sollte es anpassen. Oder – und das wäre so einer der anfangs vermuteten Schmerzpunkte – das was ich tue hat mit dem, was ich eigentlich tun will, mit meinen Zielen, einfach zu wenig zu tun. Die Konsequenzen müssen wir hier, denke ich, nicht ausbuchstabieren. Aber ohne das Feld der Selbstorganisation mit zu viel Bedeutung aufladen zu wollen, kann die Tatsache, dass ich trotz bester und einfachster Werkzeuge meine Prioritäten, meine Aufgaben oder meinen Tag nicht in den Griff bekommen, eben auch ein Problem anzeigen, das außerhalb der Sphäre von Tagesplan und To Do-Liste liegt.

Start with Why: Wie kommt mein Warum in meinen Tag?

Nehmen wir also an, Sie haben eigentlich Klarheit über ihr „Why“; sie wissen, warum Sie morgens aufstehen und manchmal erst spät abends nach Hause gehen. Zunächst einmal herzlichen Glückwunsch! In dieser Situation sind wir längst nicht alle. Sie können nun also ganz wörtlich mit Ihrem Warum starten. Unabhängig davon, ob ihr Warum mit ihren konkreten Zielen identisch ist oder ob diese sich von jenem ableiten, ist es mit dem Starten aber nicht getan. Einerseits lehrt uns die Erfahrung, dass die Chance auf Verwirklichung meiner Ziele steigt, wenn ich in der Lage bin, sie hinreichend konkret zu formulieren. Die Welt zu verbessern ist – ganz ehrlich – ein mögliches Warum und auch ein gutes Ziel. Angesichts des IST-Zustands des Planeten (und das war schon immer so; früher war – da bin ich sicher – NICHT alles besser) ist dieses Ziel, wird es nicht konkretisiert, aber wohl eher geeignet, mich zu blockieren, denn mich anzutreiben. Und:  auch das konkreteste und am besten zu meinem Warum passende Ziel ist eines nicht: ein Selbstläufer. Um ein Ziel zu erreichen, müssen wir an ihm arbeiten.

Nächste Woche also ganz konkret: Wie schaffe ich es, sicherzustellen, dass ich nicht nur Ziele habe, sondern an ihrer Verwirklichung arbeite. Wie kommt mein Warum in meinen Tag?

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Outlook 365 einrichten: Vom Diktator zum Werkzeug

Lesezeit ca. 1:50 min

Outlook 365 3 Spalten-Ansicht
Outlook 365 3 Spalten-Ansicht

Ja, Microsoft Outlook (oder jedes andere E-Mail-Programm), ist, wenn man denn seine E-Mail-Adresse(n) eingerichtet hat, direkt benutzbar. Genau wie neue Computer oder Smartphones mit einem Haufen überflüssiger Software geliefert werden, die die Nutzung unnötig komplizieren (und nerven), verhält es sich aber auch mit MS Outlook: Auch in der neuen Version 365 entscheidet die Einrichtung, ob man es im Alltag mit einem Schreibtisch-Diktator oder einem effizient nutzbaren Werkzeug zu tun hat. Also bitte keine Ausreden: Die Zeit, die Sie bei der ersten Nutzung Ihres Neuen E-Mail-Programms in eine vernünftige Einrichtung investieren, bekommen Sie 100-fach wieder raus. Es dauert vielleicht eine Stunde, aber diese Stunde werden Sie nicht bereuen. Also los.

Grundlagen der Einrichtung von Microsoft Outlook 365

Da Bilder mehr als 1000 Worte sagen (bei der Software-Einrichtung wahrscheinlich sogar mehr als 10.000…), werde ich mich in der Folge auf die Grundsätze der Outlook-Einrichtung und ihre Sinnhaftigkeit beschränken. Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle folgenden Einrichtungsschritte finden sich in den Video-Tutorials im AGILEMENT-Kanal bei YouTube. Die dort am Beispiel von Outlook 2016 gezeigten Schritte sind im Prinzip auch „abwärts-kompatibel“ zu Outlook 2013 oder 2010; für Outlook 365 sind sie in jedem Fall gültig.

Nach der Installation: Outlook 365 in Betrieb nehmen

All erstes möchte auch das neue Outlook mit den vorhandenen E-Mail-Adressen gefüttert werden. Je nach Vorgaben Ihrer IT (wenn Sie eine haben), können dafür bestimmte Einschränkungen gelten. In jedem Fall sollte der erste Schritt darin bestehen, die (hoffentlich) gesicherte(n) Outlook-Datendatei(en) zu importieren bzw. bei der Einrichtung einer jeden E-Mail-Adresse im Einrichtungsprozess anzugeben. Erstes Ziel also: Alle benutzten E-Mail-Adressen angelegt, bestehende Datendateien importiert. Das sollte dazu führen, dass all Ihre gesicherten E-Mails bereits wieder verfügbar sind.

Handarbeit: Ansichtseinstellungen in Outlook 365

Die Outlook-Datendateien beinhalten leider nicht Ihre persönlichen Einstellungen. Das bedeutet, dass Sie diejenigen Dinge, die aus meiner Sicht das Programm erst benutzbar machen, bei jeder Neuinstallation wieder in Handarbeit neu machen müssen, angefangen mit den Ansichts-Einstellungen:

  • 3-Spalten-Ansicht: 3 Spalten oder kein Outlook (meine Meinung)
  • Kalender und Termine in Aufgabenleiste: Kalender und nächste Termine gehören in den Sichtbereich. Bei mir sind das alle Elemente im Aufgabenbereich, denn die Aufgabenverwaltung nutze ich nicht
  • Kalenderwochen anzeigen: Etwas altmodisch vielleicht, aber ungemein praktisch, denn es macht die Terminvereinbarung leichter: Ihr Outlook-Kalender kann die Kalenderwochen anzeigen; eine recht gut versteckte Checkbox…
  • DO und ZIP anlegen: Die einzigen beiden E-Mail-Ordner, die Sie wirklich brauchen, wenn Sie Outlook nach AGILEMENT benutzen wollen und ihre Aufgaben immer in einer einzigen Liste zusammen haben wollen
  • Favoriten-Ordner und minimierte Ordner-Ansicht: Es gibt keinen Grund, dass Sie mehr als die Ordner vor Augen haben, die Sie wirklich benutzen, daher klare Empfehlung

Überblick tut Not: Ein einziger Posteingang für alle E-Mail-Adressen

Wenn Sie nur eine einzige E-Mail-Adresse in Microsoft Outlook verwalten, ist der nächste Punkt für Sie irrelevant, sind es mehrere, ist er aus meiner Sicht unerlässlich: Bringen Sie Ihrem Outlook unbedingt bei, dass alle eintreffenden E-Mails in einem einzigen Posteingang landen. Auf den ersten Blick mag diese „Vermischung“ Sorgen auslösen, aber – glauben Sie mir – die sind komplett unbegründet. Ich verwalte 13 E-Mail-Adressen in einer einzigen Outlook-Installation. Der eine Posteingang ist der Grund, warum das überhaupt machbar ist und hat noch nicht ein Mal zu Problemen geführt. Wenn Sie ihr E-Mail-Programm sinnvoll nutzen wollen, müssen Sie Ihren Posteingang leer halten und das geht nur effizient, wenn es davon nur einen gibt.

Outlook das Maul stopfen: Keine Benachrichtigungen und Automatiken!

Es gibt keinen, ich wiederhole: keinen Grund, Outlook zu erlauben, Sie durch Töne, Pop-Ups oder sonstige Nervenfresser über neue E-Mails zu unterrichten. Sie entscheiden, wann Sie Ihre E-Mails ansehen, nicht Ihre Software! Also: Alle Benachrichtigungen für eingehende E-Mails direkt abschalten. Das gleiche gilt für das automatische Abrufen von E-Mails vom Server: ausmachen. Wenn Ihre Mail-Adressen über einen Exchange-Server (oder etwas ähnliches) laufen, kann es sein, dass Sie das lokal nicht machen können. In diesem Fall zwingen Sie Ihre IT dazu (beziehungsweise bitten Sie freundlich darum). Denn auch hier gilt: Sie entscheiden, wann Sie E-Mails abrufen, nicht Ihre Software.

So, wenn Sie hier angekommen sind, kann sich Ihr Outlook sehen lassen. Täuschen Sie sich nicht: Genau wie Fußball-Profis nicht mit Fußballschuhen von der Stange spielen, brauchen Sie als Schreibtisch-Profi ein vernünftig eingerichtetes E-Mail-Programm. Das gilt natürlich nicht nur für Outlook und die Grundlagen dieser Empfehlungen würde ich ohne zu zögern auch auf andere Programme übertragen.

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

Das Geheimnis der Selbstorganisation: Dranbleiben

Lesezeit ca. 1:35 min

Das Geheimnis der Selbstorganisation: Dranbleiben
Das Geheimnis der Selbstorganisation: Dranbleiben

In einem Wort: Was ist das Geheimnis gelingender Selbstorganisation? Die Antwort ist so banal wie hart: Dranbleiben.

Dranbleiben an der Selbstorganisation

Banal, weil „Es wird nichts Gutes, außer man tut es.“ natürlich auch für alle Strategien und Methoden für Selbstorganisation und Zeitmanagement gilt. Sie können das beste Priorisierungs-Werkzeug der Welt in den Händen halten, wenn Sie es nicht benutzen, nützt es Ihnen auch nichts. Hart, weil es ziemlich einfach ist, sich in einem Anflug von Motivation (oder: genügendem Leidensdruck) sinnvolle Techniken für E-Mail und Aufgaben-Management, Tagesplanung usw. einmal anzueignen. Etwas ganz anderes ist es, diese, vielleicht in einem Seminar erlernten Methoden täglich und konsequent anzuwenden.

Selbstorganisation zur Gewohnheit machen

Eine Lösung für ein Problem erkannt zu haben, verwechseln wir nun einmal allzu gern mit ihrer Durchführung, das scheint Teil der menschlichen Natur zu sein. (Glückwunsch, wenn das bei ihnen nicht so ist!) Der Weg vom „ich müsste eigentlich“ zum „ich mache täglich“ kann unendlich weit sein. das ist auch kein Wunder, denn die Hirnforschung lehrt uns, dass unser Gehirn ein extrem Gewohnheits-affines Organ ist. Gewohnheiten sind sozusagen der Auto-Pilot, der den Kapitän von allem entlastet, was auch „nebenbei“, also ohne beziehungsweis mit nur wenig aktiver Anstrengung funktioniert.

The Power of Habit

Die gute Nachricht: wir können diese hoch effiziente Tendenz unseres Gehirns nutzen und uns selbst neue Gewohnheiten schaffen. Und zwar einfach, indem wir dem berühmten Diktum des französischen Philosophen Blaise Pascal aus dem 17. Jahrhundert analog folgen: „Knie nieder, bewege die Lippen zum Gebet, und Du wirst glauben.“ Im Klartext: Vielleicht müssen wir uns eine Weile lang einfach zwingen, jeden Tag einen Tagesplan zu erstellen oder immer unser E-Mail-Postfach mit LEAD zu lehren. nach einer Weile werden diese Tätigkeiten „in Fleisch und Blut“ übergegangen sein und wir haben unserem Auto-Piloten neue Funktionen hinzugefügt.

Wen das Thema „Gewohnheiten“ interessiert, dem sei das mittlerweile fast zum Klassiker gewordene Buch „The Power of Habit“ von Charles Duhigg empfohlen. Aber Vorsicht: Auch lesen und verstehen ersetzen das Dranbleiben nicht ;-).

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.