4. Schritt zur Selbstorganisation: Konzentriert arbeiten

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Just do - konzentriert arbeiten
Just do – konzentriert arbeiten

Konzentriertes Arbeiten als „4. Schritt zur Selbstorganisation“ darzustellen mag in dieser Werkzeug- und Prozess-verliebten Zeit durchaus altmodisch oder gar wohlfeil daherkommen. Aber wenn man mit vielbeschäftigen Menschen spricht und sie nach dem fragt, was Ihnen im Arbeitsalltag am meisten fehlt, gehört „Zeit um konzentriert arbeiten“ zu den häufigsten Antworten. Ständige Ablenkung und Unterbrechungen sind so normal geworden, dass konzentriertes Arbeiten zum Luxusgut geworden ist.

Konzentriert arbeiten: Luxus, aber unsexy?

Wenn aber das konzentrierte Arbeiten von vielen Menschen als erstrebenswert angesehen wird, warum verschaffen sich dann nicht mehr von ihnen die Zeit dafür? Ja, die wenigsten von uns sind komplett Herr bzw. Frau ihrer Zeit, aber die Erfahrungen aus wirklich allen Seminaren der letzten zwei Jahre bestätigt im Prinzip die Binsenweisheit, dass „keine Zeit“ vor allem eine Frage der Prioritäten ist. Sprich: Zumindest etwas mehr Selbstbestimmung über die eigene Zeit ist bei Jeder und Jedem drin – ohne Ausnahme. Aber dann umso mehr: Wenn konzentriert arbeiten erreichbarer Luxus ist, ist Luxus dann unsexy geworden oder warum bleibt es so oft beim Klagen über die ständige Hektik im Alltag?

Konzentriert arbeiten, oder: Selbstbestimmung wagen

Um es offen zu sagen: Ich habe die Vermutung, dass für viele von uns (und ich schließe mich da explizit mit ein), die Klage über die fehlende Zeit für konzentriertes Arbeiten auch einen Vorwand oder zumindest einen Seufzer der Erleichterung enthält. Denn konzentriertes Arbeiten, vor allem, wenn ich den Inhalt dieser Arbeitsphase selbst bestimme, erfordert einiges an Mut. Denn ich selbst – und nicht die Außenwelt – bestimme in dieser Zeitspanne den Inhalt oder zumindest den Rhythmus und in jedem Fall das Ergebnis meiner Tätigkeit. Und dass ich allein dafür verantwortlich bin, ob ich die Zeit konzentrierten Arbeitens mit sinnvoller Tätigkeit fülle und ob am Ende das Ergebnis stimmt. Sich vom Tagesgeschäft treiben zu lassen kann also auch eine Entlastung sein. Aber – und das ist ein großes ABER – wenn ich meine Zeit damit verbringe, auf das zu reagieren, was andere von mir wollen, haben die Dinge, die ich will, schlechte Karten. Wenn ich meine Ziele erreichen will, muss ich so viel ich kann konzentriert an ihnen arbeite.

Konzentriert arbeiten trotz Widerständen

Die gute Nachricht ist: Wenn ich mich sinnvoll selbst organisiere, werde ich nicht nur mehr Zeit fürs konzentrierte, selbstbestimmte Arbeiten entdecken. Ich sorge zugleich dafür, dass auch die oben beschriebenen inneren Widerstände, die mich davon abhalten können, diese Zeit auch entsprechend zu nutzen, in ihre Schranken verwiesen werden. Wenn ich zum Beispiel aktiv und regelmäßig priorisiere, werde ich keine Zweifel haben, ob das, was ich tun will, auch ‚dran ist, denn ich habe ja beim Priorisieren bereits darüber nachgedacht und entschieden. Genauso tue ich mich leichter, mich auch wirklich in die konzentrierte Arbeit zu stürzen, wenn ich sie aktiv eingeplant habe.

Vier Grundregeln für konzentriertes Arbeiten

Konzentrierte Arbeitsphasen sind die wertvollstren, die Sie haben. 4 einfache Regeln helfen, aus diesen Phasen das Beste herauszuholen und sie auch wirklich einzuhalten:

  1. Planen Sie Zeitspannen für konzentriertes Arbeiten wie einen Termin bei sich ein,
  2. Entscheiden und priorisieren Sie schon im Vorfeld, was Sie tun wollen,
  3. Minimieren Sie Unterbrechungen, indem Sie Telefon, Mails und sonstige Kommunikation in dieser Zeit in dieser Zeit ausschalten und auch ihren Kollegen signalisieren, dass Sie nicht gestört werden wollen,
  4. Arbeiten Sie eine Aufgabe nach der anderen ab, Finger weg vom „Multitasking“!

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

3. Schritt zur Selbstorganisation: Planen & Priorisieren

Lesezeit ca. 2:00 min

Planen und Priorisieren
Planen und Priorisieren = Selbstbestimmung

Im 3. Schritt hin zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation geht es ums Planen und Priorisieren. Und damit geht es vor allem um eines: Ein Maximum an Selbstbestimmung. Denn:  Bei der Selbstorganisation (zu der ich das „Zeitmanagement“ hinzurechne) geht es vor allem darum, die Dinge bestmöglich zu kontrollieren, die ich kontrollieren kann. Und die besten Chancen dazu habe ich, wenn ich mich auf mich selbst konzentriere.

Planen und Priorisieren für ein Maximum an Selbstbestimmung

Kontrolle (soweit es eben geht) bedeutet wiederum nichts anderes als: das, was ich will bestimmt auch meine Realität, womit wir bei der Selbstbestimmung wären. Nun klingen „Planen & Priorisieren“ vielleicht in den Ohren vieler nicht nach dem letzten Wort in Selbstbestimmung. Bin ich nicht viel selbstbestimmter, wenn ich mich nicht irgendwelchen Plänen unterwerfe? Nein, bin ich nicht. Denn was passiert in den meisten Arbeits-Umfeldern, wenn ich meine Zeit nicht selbst plane und nicht selbst entscheide, was ich zuerst mache (also priorisiere)? Kurz gesagt: Dann entscheiden eben andere über meinen Tag.

Tagesplanung: Notwendigkeiten und Selbstbestimmung

Nun will ich nicht so tun, als gäbe es in meiner und Ihrer Arbeitsrealität keine Notwendigkeiten, keine Hierarchien, Anweisungen oder Situationen, in denen ich keine Wahl habe. Natürlich gibt es die und ja, oft bestimmen diese Dinge meine Prioritäten und meine Planung. Aber die Erfahrung zeigt ganz klar: Wenn ich das zum Anlass nehme, zu sagen „Ich habe eh‘ keine völlige Freiheit, warum sollte ich also meinen Tag planen?“, dann gebe ich damit all das auf, was ich an Selbstbestimmungs-Möglichkeiten dennoch habe.

Planen & Priorisieren: agieren statt getrieben werden

Einfaches Beispiel: An drei von 5 Tagen in der Woche könnte ich nichts anderes tun, als Mails zu beantworten. Ich müsste nur Outlook erlauben, alle 10 Minuten neue Mails abzurufen und mir erlauben, den ganzen Tag am offenen Posteingang zu verbringen. Das Ergebnis wäre, dass ich, statt zu agieren, den ganzen Tag nur reagierte.

Wenn ich andererseits meinen Tag bewusst plane und aktiv meine Aufgaben priorisiere, wird das immer noch nicht bedeuten, dass ich immer das tun kann, was ich will. Aber erstens entscheide ich aktiv, wie ich mit den Dingen umgehe, die von außen an mich herangetragen werden und zweitens stelle ich sicher, dass ich in den Zeitspannen, die ich eben doch zu meiner Verfügung habe, auch wirklich die Dinge tue, die ich tun will.

Planen und Priorisieren: Das Minimum

  1. Setzen Sie sich morgens max. 20 Minuten hin und planen Sie aktiv Ihren Tag (mehr dazu hier)
  2. Priorisieren Sie mindestens einmal in der Woche Ihre komplette Aufgabenliste (zum Beispiel mit Choicing)

Da wir uns ja mit großen Schritten der Hoch-Zeit der guten Vorsätze nähern, ein Schlussgedanke: Regelmäßiges Planen und Priorisieren wird – ganz nebenbei – dafür sorgen, dass sich Ihr Überblick über das, was Sie tatsächlich tun, stark verbessert. Und wenn Sie vorhaben sollten, etwas an Ihrer Arbeitsrealität zu ändern, ist ein verlässlicher Überblick der erste Schritt.

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

2. Schritt zur Selbstorganisation: Sortieren

Lesezeit ca. 3:00 min

2. Schritt zur Selbstorganisation - Sortieren
2. Schritt zur Selbstorganisation – Sortieren

Zwei Fragen zu Beginn: Ist Ihr E-Mail-Posteingang leer? Befinden sich Dinge auf Ihrem Schreibtisch, die dort nicht hingehören? Wenn Sie die erste Frage mit ja, die zweite mit nein beantworten, dann haben Sie das Sortieren vermutlich bereits verinnerlicht oder ohnehin „im Blut“. Glückwunsch! Für alle anderen: Keine Sorge. Sortieren, der zweite Schritt auf dem Weg zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation, ist kein Hexenwerk. Gehen wir es also an.

Sortieren = Ordnung = Übersicht

Ich bin nicht sicher, ob der Stand der pädagogischen Erkenntnisse noch Aussagen wie „Kinder lieben Ordnung“ oder „Kindern ist das Sortieren angeboren“ erlaubt. Mag sein, dass der Mensch ein Wesen des konstruktiven Chaos‘ ist und mit Sicherheit will keiner, der recht bei Verstand ist, in die muffige Zwangsordnung eines 50er-Jahre-Büros zurück. Dennoch beobachte ich bei meinen Kindern, dass ein (halbwegs) aufgeräumtes Kinderzimmer sie mit Zufriedenheit und Stolz erfüllt und sei es nur, weil sie dann die Dinge, die sie suchen, auch finden. Und darum geht es beim Sortieren: Ordnung schaffen, am besten bevor Unordnung überhaupt entsteht. Und zwar nicht als Selbstzweck, sondern als Erleichterung des Lebens: Zeit mit dem Suchen von Dingen zu verbringen nervt. Noch schlimmer aber: Dinge nicht zu finden, Termine oder Deadlines zu verpassen etc., nur weil Ordnung und Übersicht fehlen. Denn Sortieren heißt zweierlei: Alles, was zu mir kommt, ansehen und dann entsprechend einordnen.

Sortieren = Ordnung schaffen:  Arbeitsplatz, Desktop, Posteingang

Beginnen wir von vorn. Bevor wir Ordnung halten können, müssen wir erst einmal eine (Grund-)Ordnung schaffen. Das bedeutet konkret: Nehmen Sie jedes Ding, egal ob Brief, Stift, Zettel, Telefon, das an Ihrem Arbeitsplatz bzw. Schreibtisch liegt, nacheinander in die Hand und entscheiden Sie:

  • Brauche ich es? Nein? Dann Wegwerfen!
  • Brauche ich es, aber nicht auf meinem Schreibtisch? Nein? Dann so ablegen, dass Sie es wiederfinden (Registratur/Ablage/aufgeräumtes Schank-Fach…), wenn Sie es brauchen.

Der Rest darf bleiben. Das geht nicht nur auf jedem Schreibtisch, sondern auch auf Ihrem Computer-Desktop, der – wie der Name eigentlich sagt – auch ein Platz ist, der für diejenigen Dateien reserviert sind, die Sie im Moment, also streng genommen für die Erledigung der aktuellen Aufgabe, brauchen. Auch noch sinnvoll sind Verknüpfungen zu einigen wenigen Speicherorten, die Sie oft verwenden oder gerade heute schnell aufrufen wollen. Bei mir sind das: Papierkorb, Download-Ordner und Ordner mit Material z.B. für das anstehende Seminar, die heutige Präsentation, Konferenz etc. Dezidiert nicht gedacht ist der Desktop für Verknüpfungen zu Programmen. Dafür gibt es die Task-Leiste.

Analog dazu funktioniert auch das erstmalige Aufräumen des E-Mail-Posteingangs, nur dass diese Aufgabe meist eine größere ist. Hierzu habe ich an dieser Stelle ausführliche Hinweise gegeben.

Sortieren = Ordnung halten: E-Mail-Postfach täglich leeren

In Anlehnung an einen bekannten (und wahren) Ausspruch könnte man sagen: Es genügt, nichts zu tun, um aus Ordnung Chaos zu machen. Da wir uns jeden Tag dem Eingang von telefonischen, physischen und (für viele von uns noch wichtiger) digitalen „Zusendungen“ gegenübersehen, ist auch einem ordentlichen Schreibtisch in einer Woche ein chaotischer geworden, im E-Mail-Posteingang geht es noch schneller. Die Methode des Ordnung Haltens ist wiederum: sortieren. Nehmen wir den E-Mail-Posteingang als Beispiel. Entscheiden Sie für jede eingehende E-Mail:

  • Brauche ich die noch? Nein? Löschen!
  • Ist eine Aufgabe für mich in der E-Mail? Nein, aber ich will sie später wiederfinden? Ablegen!
  • Ist eine Aufgabe für mich drin, die ich in unter 3 Minuten erledigen kann? Direkt erledigen, dann löschen oder ablegen!
  • Dauert die Aufgabe aus der E-Mail länger als 3 Minuten? Auf die Aufgabenliste!

Mehr zum sogenannten LEAD-Clearing im Posteingang finden Sie hier. Die gleiche Logik sollten Sie einmal in der Woche Ihrer To Do-Liste angedeihen lassen. Das führt nicht nur dazu, dass Sie keine Karteileichen mitschleppen, sondern auch den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. Eine wichtige Voraussetzung für den nächsten Schritt: Planen und Priorisieren. Dazu in Kürze mehr an dieser Stelle.

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduzieren

Lesezeit ca. 2:45 min

1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduktion
1. Schritt zur Selbstorganisation: Reduktion

In 4 Schritten zum nötigen Minimum an Selbstorganisation ist unser Thema. Im ersten Schritt geht es darum, aus viel möglichst wenig zu machen: Reduzieren ist angesagt. Wir hatten, mit Unterstützung des Hirnforschung, das allgegenwärtige „Multitasking“ bereits als schädlichen Mythos entlarvt und ihm die Forderung „Eins nach dem Anderen“, neudeutsch als „Single-Tasking“ bezeichnet, entgegengehalten. Es geht uns also nach wie vor darum, unsere Aufgaben möglichst konzentriert und störungsfrei zu erledigen und am Beginn dieses Projekts steht die Reduktion.

Reduktion für die Selbstorganisation nutzen: 4 Schlüssel-Bereiche

Ohne, dass wir zu Ultra-Minimalisten oder Zen-Meistern werden müssen, sollten wir uns in den folgenden 3 Bereichen ernsthaft um das Reduzieren bemühen. Alle folgenden Schritten hin zu einem sinnvollen Minimum an Selbstorganisation und Zeitmanagement werden uns dadurch wesentlich leichter fallen:

  • Kommunikation konzentrieren
  • Werkzeuge reduzieren
  • Eine einzige Aufgabenliste
  • E-Mails und Aufgaben verbinden

Kommunikation konzentrieren

Telefon, E-Mail, Meetings, Gespräche auf dem Flur oder im Büro, Twitter, Facebook, Instagram, Snapchat, Slack und so weiter und so fort. An Kommunikationskanälen mangelt es uns wahrlich nicht, im Gegenteil. Die Devise lautet hier: So wenige Kanäle wie möglich. Bevor Sie also – um ein im Moment häufig gesehenes Beispiel zu bringen – Slack in der Firma einführen, stellen Sie zumindest folgende Fragen: Kann der Bedarf wirklich nicht durch die vorhandenen Kommunikationskanäle abgedeckt werden? Ist das neue Tool wirklich für unseren spezifischen Bedarf geeignet. Jeder Kommunikationskanal ist eine potentielle Ablenkung von der Arbeit. Je mehr Kommunikation ich also über ein und denselben Kanal abwickeln kann, desto besser. Hinterfragen Sie jeden Ihrer Kanäle: Brauche ich den wirklich? Und dann versuchen Sie, das oder eines der Kommunikationsmedien, auf die Sie tatsächlich nicht verzichten können, zu ihrer Kommunikationszentrale zu machen. Wenn das, wie bei vielen, die E-Mail ist, dann sorgen Sie dafür, dass so viel Kommunikation wie möglich per E-Mail bei Ihnen ankommt.

Werkzeuge reduzieren

Was für die Kommunikationskanäle gilt, gilt auch für andere Werkzeuge: Je weniger, desto besser. Die Welt ist voller hübscher Apps und Computerprogramme, die alle Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Zeit wollen. Faustregel: Schaffen Sie neue Werkzeuge erst dann an, wenn Ihre Bordmittel an der Aufgabe, die Sie haben, wirklich scheitern. Und: Die Beweislast der Nützlichkeit liegt immer beim Werkzeug; wenn Sie etwas nicht benutzen, dann weg damit.

Eine einzige Aufgabenliste

Ja, ich hatte sie auch, die hübsche, bunte Sammlung von Post-its rund um den Bildschirm, daneben die Aufgabenverwaltung in Outlook und dann noch eine To Do-Liste im Notizbuch. Selbst wenn Sie zu den wenigen gehören, die trotz dezentraler Aufgabenverwaltung nie etwas vergessen, verschwenden Sie Zeit und Energie, wenn Sie Ihre Aufgaben nicht an einem einzigen Ort pflegen. Und: Wie wollen Sie vernünftig priorisieren, wenn Sie Ihre Aufgaben vor der Prioritätsentscheidung immer erst mühsam zusammensuchen müssen? Also: Egal ob mit Stift auf Papier, in der To Do-App oder im Mailprogramm: Bitte nur eine Liste mit allen Aufgaben.

E-Mails und Aufgaben verbinden

Jede E-Mail ist eine Aufgabe und sei es „löschen“, richtig? Warum dann nicht alle Aufgaben zu E-Mails machen? Anders: Wenn Sie erkannt haben, dass E-Mails zu den Kommunikationskanälen gehören, auf die Sie nicht verzichten können und Ihr E-Mail-Programm daher eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge ist, warum dann nicht den nächsten Schritt machen und Aufgaben und E-Mails vereinen? Was das bringt? Wieder eine Liste weniger, die Sie im Auge behalten müssen! Wie das geht, steht hier.

Weitere Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.

4 Schritte zur Selbstorganisation: Praxis und Prinzipien

Lesezeit ca. 1:45 min

Statt Adventskranz - 4 Schritte zur Selbstorganisation
Statt Adventskranz – 4 Schritte zur Selbstorganisation

Selbstorganisation, Zeitmanagement, Selbstmanagement – offen gestanden mag ich keinen dieser Begriffe so recht. Hinter dieser Abneigung steckt, so vermute ich, der Verdacht, dass Bezeichnungen, gerade wenn sie so griffig, glatt und selbstverständlich daherkommen wie Selbstorganisation und Co., am Ende nichts als leere Hüllen ohne praktische Bedeutung sein könnten.

Selbstorganisation: Praxis vs. große Theorie

Wenn man so will, ist AGILEMENT Ausdruck dieses Verdachts. Schließlich stellen wir den großen theoretischen Würfen bewusst eine fast autistische Konzentration auf die tägliche Praxis, auf das, was ich tun und – halbwegs – kontrollieren kann, gegenüber. Dieser Fokus auf die Selbstorganisations-Praxis, auf Aufgaben, E-Mails, Kommunikation, Tagesplanung und Priorisierung hat nichts damit zu tun, dass wir guten Ideen abgeneigt wären – im Gegenteil: Wir kennen die Begeisterung über einen neuen großen Gedanken, der alle Probleme zu lösen scheint, nur zu gut.

Das Tun macht den Unterschied

Wie überall gilt auch für Selbstorganisation und Zeitmanagement in allen Facetten: Das Tun macht den Unterschied, nicht die Idee. Gutes Buch gelesen, spannendes Seminar besucht? Schön. Anregungen auch umgesetzt? Eben. Szenenwechsel: „Nennen Sie mir einfach eine einzige Sache, die ich direkt tun kann.“, so wurde ich im letzten Seminar gefragt. Gute Frage. Daher bis zum Jahresende in lockerer Folge: 4 Schritte zur Selbstorganisation; ganz praktisch aber auch ein bisschen prinzipiell.  Schönen 1. Advent!

Alle Artikel der Serie „4 Schritte zur Selbstorganisation“:

1. Schritt: Reduzieren

2. Schritt: Sortieren

3. Schritt: Planen & Priorisieren

4. Schritt: Konzentriert arbeiten

 

Dr. Andreas KellnerAndreas Kellner ist Vater zweier Töchter, promovierter Politikwissenschaftler und Geschäftsführer dreier Firmen. Selbstorganisation war für ihn lange reine Notwehr, heute gibt er Seminare zum Thema.